Administrateur (trice)

Grade: P3

No. du poste: RAPS/2/2024/RELMEETINGS/01

Date de publication: 6 mai 2024

Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 6 juin 2024

Job ID: 11937

Département: RELMEETINGS

Unité: OFFCONF

Lieu d'affectation: Genève

Type de contrat: Durée déterminée

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
• Les candidats/tes externes.

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. .

Les candidatures des fonctionnaires qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).

Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées

Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.

Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.

Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n'ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S'ils sont nommés, ils peuvent être tenus d'acquérir la connaissance d'une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.

Introduction

Le poste est à pourvoir dans le Service des relations officielles et de gestion des conférences (OFFCONF) au sein du Département des relations, des réunions et des documents officiels (RELMEETINGS). RELMEETINGS fournit des services d’appui aux organes de gouvernance de l’OIT. Le département est responsable de la bonne planification, organisation et gestion des sessions de la Conférence internationale du Travail et du Conseil d’administration, ainsi que des réunions régionales. Il est également responsable des relations officielles avec les États Membres.

Le/la titulaire du poste est chargé(e) de coordonner les services d'interprétation pour les réunions, les conférences et les événements qui se déroulent au siège de l'OIT, en collaborant étroitement avec les parties prenantes, tant au sein de RELMEETINGS que dans les départements concernés du siège de l'OIT.

Le/la titulaire relève de la cheffe de l'Unité de gestion des Conférences (CMU).

Tâches spécifiques

1. Superviser le travail quotidien du personnel d'appui à l'interprétation, en veillant au bon déroulement des opérations et à la qualité des produits.

2. Préparer les prévisions de recrutement des interprètes pour couvrir toutes les réunions et manifestations organisées au siège de l'OIT ; vérifier la disponibilité des interprètes en fonction des langues requises ; contrôler leur recrutement.

3. Préparer et coordonner les affectations des interprètes, y compris pour les réunions de haut niveau telles que le Conseil d'administration et la Conférence internationale du Travail.

4. Fournir des informations pertinentes aux organisateurs de réunions afin d'assurer le bon fonctionnement de l'interprétation pour toutes les réunions et manifestations organisées au siège de l'OIT, quel qu'en soit le format.

5. Assurer la coordination quotidienne des interprètes free-lance recrutés par l'OIT pendant les réunions, en les tenant informés des réunions/événements pour lesquels ils sont engagés et en leur communiquant tous les documents et renseignements pertinents.

6. Superviser la maintenance et la mise à jour de l'outil électronique utilisé pour suivre la disponibilité et les affectations des interprètes. Assurer la liaison avec le Département de gestion de l'information et des technologies afin d'améliorer l'efficience de l'outil et de répondre à l'évolution des besoins opérationnels.

7. Collecter des données et tenir à jour les informations dans l'outil électronique en vue de veiller à l'intégrité des données et d’assurer la production de rapports statistiques. Analyser les données en vue d'éclairer la prise de décision et d'optimiser la fourniture des services d'interprétation.

8. Élaborer et mettre à jour les lignes directrices et les procédures opérationnelles normalisées pour les services d'interprétation, selon les besoins.

9. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Contrôler les questions financières, administratives et de personnel. Préparer le plan des opérations de l’unité de travail pertinente.

2. Rédiger des textes et préparer le budget pour les propositions de Programme et de Budget. Participer à la préparation de documents de projet soumis en vue d’un financement extérieur et préparer les rapports budgétaires finals relatifs aux projets approuvés. Préparer d’autres rapports et documents relatifs aux questions financières et de programme. Préparer la correspondance concernant les finances, le personnel ou l’administration.

3. Contrôler les recettes et les dépenses et procéder à l’analyse périodique de la situation financière. Vérifier la comptabilité mensuelle et adopter les mesures correctives nécessaires, examiner les requêtes d’engagements à la lumière des fonds disponibles. Vérifier les factures et autoriser les paiements. Publier divers documents relatifs aux transactions financières.

4. Superviser les dispositions financières et administratives pour les réunions officielles.

5. Entrer en contact avec d’autres départements afin de régler les dispositions financières et administratives.

6. Gérer les mouvements de personnel. Assurer la liaison avec le Département du développement des ressources humaines pour toutes les questions de recrutement. Gérer les accords contractuels, en particulier ceux qui concernent la collaboration extérieure.

7. Contrôler l’acquisition, l’inventaire et l’entretien du mobilier, des équipements et des fournitures.

8. Régler les dispositions de voyage et effectuer des calculs pour les missions. Le/la titulaire peut être conduit/e à partir en mission afin de réviser les aspects administratifs et financiers de projets ou de participer à l’organisation de séminaires.

9. Revoir et analyser la mise en œuvre des projets et les rapports sur l’état d’avancement des projets afin de garantir la concordance des résultats avec les objectifs et d’évaluer la nécessité de réaffecter du matériel ou du personnel ou encore pour suggérer l’adoption de mesures complémentaires destinées à améliorer l’exécution des projets.

10. Coordonner et organiser ateliers et réunions.

11. Superviser le travail du personnel d’appui administratif.

12. Répondre aux questions relatives à la programmation et à l’administration et assurer le suivi approprié.

Formation

Diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) en interprétation, en gestion des conférences ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent) dans l’un des domaines susmentionnés ou un autre domaine pertinent, assorti de deux années d’expérience pertinente supplémentaires, en plus de l’expérience indiquée ci-après, sera accepté en lieu et place d’un diplôme universitaire supérieur.

Expérience

Cinq ans d'expérience dans le domaine de l'interprétation et des questions liées aux conférences.

Langues

Excellente maîtrise d'une langue de travail de l'Organisation (anglais, français ou espagnol) et connaissance pratique d'une seconde langue de travail. L'une de ces langues doit être l'anglais. La connaissance d'une troisième langue de travail constituerait un atout.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Solide connaissance du Règlement financier et des Règles de gestion financière. Connaissance des politiques, des procédures administratives et des pratiques du Bureau concernant les réunions officielles et la gestion des conférences. Aptitude à rechercher et à interpréter diverses lignes directrices et politiques afin de les mettre en œuvre pour résoudre des questions complexes d’ordre administratif. Aptitude à résoudre des problèmes et à s’adapter aux changements. Bonne aptitude rédactionnelle et sens de la communication. Compétences en matière d’applications informatiques. Faculté d’organisation. Aptitude à préparer le budget d’un programme ou d’un projet et à en assurer le suivi. Bonne connaissance des opérations et des objectifs de l’unité de travail et du domaine technique y relatif. Aptitude à assurer le suivi efficace du programme de travail et des ressources. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre et non discriminatoires.

Conditions d'emploi

• Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
• Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
• Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
• Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.

Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter:

Conditions d'emploi (pdf)

Information importante

Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

Le OIT applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des atteintes sexuelles et est déterminé à faire en sorte qu’aucun membre du personnel ni aucun bénéficiaire de l’assistance de l’Organisation n’en soient victimes, directement ou indirectement. Pour s'assurer que des personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d‘atteintes sexuelles, d’harcèlement sexuel ou d'autres types de comportements abusifs ne soient pas recrutées par l’Organisation, le OIT peut procéder à une vérification des antécédents des candidats en cours de considération.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.