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Office manager junior et Assistant(e) polyvalent(e)
Interiman SA - Genève
15.07.2019 | Employee | 100%

Office manager junior et Assistant(e) polyvalent(e)

 Notre client, une société financière basée dans le centre de Genève, continue son expansion et cherche à recruter, un/une :Office manager junior et Assistant(e) polyvalent(e) Poste fixe à 100% Sous la responsabilité du directeur et de l'ancienne personne occupant ce poste depuis 3 ans et ayant décidé de changer de fonction tout en étant disposée à former la nouvelle recrue, vos tâches seront principalement les suivantes :Ressources humaines / Administratif :Gestion des ressources humaines hors partie contractuelle et recrutement (responsabilités exclusives du Directeur)Demandes de permis, AVS, scan documentsCalcul pour les salaires à la récupération de frais, gestions des congésSuivi des collaborateurs : déclarations d'accidents et maladie, suivi de l'absentéisme et assistance individuelleGestion des assurances des salariés (gestion de toutes les assurances et prévoyances) Office management :Réception et accueil des clientsEntretien et gestion des fournitures et de l’économatParticipation à l’évolution des bureaux, à la décoration et au mobilierGestion des fournisseurs imprimanteGestion des emails, archivage et dispatchGestion des rendez-vous, mise à jour des calendriersTraitement des correspondances, rédaction de courriersPréparation des papiers nécessaires pour les procédures relatives à l’entrepriseOrganisation de déplacements et voyagesRéponse aux questions des employésOrganiser et gérer les dossiers des employésFaciliter la communication interneSupport téléphonique : réponse et transfert auprès des interlocuteurs recherchésEntretien et gestion des travaux avec les régiesAutres tâches liées Tâches administratives et comptables :Gestion des factures clients et recherche de dettes ou impayésCollection des information requises pour calculer les facturesTraitement des factures et transmission de celles-ci aux interlocuteurs internesRéception des paiements via les comptes et gestion de ceux-ci en ligneMise à jour des historiques comptables avec les nouveaux paiements, bilans, informations clientsReporting auprès de la directionCollection des dépenses et suivi détaillé de celles-ciPréparation des budgets prévisionnelsPrévoir et suivre les dépensesEffectuer les démarches administratives liées aux remboursementsAssister les personnes en interne et transmettre les documents nécessaires à la fiduciaire pour les bouclementsEntrer et suivre les informations relatives aux transactions dans une base de donnéesMaintenir des archives numériques et physiquesIdentifier et recommander des solutions permettant de faire des réductions de frais Profil :Titulaire d'une formation académique adéquate (Economie, gestion, finance, RH, droit)Vous êtes dynamique, rigoureux, consciencieux, appliqué, passionnéMaîtrise du français, un niveau courant en anglais est requis (minimum B2)Très bonne maitrise des outils informatiques MS Office et autres outils usuelsAu-delà de vos compétences métier, vous vous illustrez par votre agilité relationnelle, votre excellent sens de la communication et votre capacité d'écoute. Ils vous offrent :Des bureaux agréables dans lesquels vous aurez plaisir à évoluerDes transports et commodités proches du bureauUn respect de la vie privée et des horairesLa possibilité de rejoindre une structure établie, dans une équipe à taille humaine (10 personnes) mais dépendant d’un groupeUn poste polyvalent dans lequel vous pourrez être formé(e) et vous épanouir au quotidien dans des tâches variées et passionnantes !L’opportunité d’une carrière au sein d’une structure financière internationale avec de nombreuses perspectives d’évolution  Vous avez pour objectif de devenir Assistant(e) polyvalent(e) et la casquette d’office management vous plait particulièrement ? Ne cherchez plus ce poste est fait pour vous !  

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