Stage Assistante-e Desk Urgences

02.12.2019 | Employee | 100%

Stage Assistante-e Desk Urgences

Les stages à MSF s’inscrivent dans un cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale d’insertion professionnelle (https://demain.ge.ch/engager-personne-stage/stages-formation-insertion). Une convention de stage tripartite est obligatoire.

MSF Suisse à Genève, recherche un-e Stagiaire assistant-e Desk Urgences pour appuyer l’équipe du Desk Urgences dans la gestion quotidienne des programmes.

Description des tâches

Sous la responsabilité du Responsable de Programme du Desk U, le-la stagiaire appuiera l'équipe du Desk dans les activités suivantes.

Tâches administratives liées au fonctionnement du Desk
  • Appuie le Desk dans la gestion et le suivi de l’information
  • Traduit des documents en fonction des besoins et des demandes
  • Appuie le Desk dans l’organisation de réunions et assure les comptes rendus
  • Fait le suivi des divers outils organisationnels de la cellule
  • Soutien logistique et administratif sur des évènements divers (E-pool days, formation RDSU, etc.)
Opérations
  • Participe en lien avec le Responsable de programme/Adjoint Responsable Programme/Référent Médical Progamme à la rédaction de documents de projets, cadres logiques et documents de demande de fonds et traduit si nécessaire en lien avec le Service Juridique
  • Amène un support au Responsable de Programme pour l’analyse de contexte et rédige des notes de briefing
  • Assure la mise à jour et l’archivage des documents stratégiques
  • Synthétise, compile et met en page des informations opérationnelles à destination de présentations internes et externes
  • Assure la mise à jour des documents essentiels sur le cloud destiné aux expatriés
  • Commande des cartes en collaboration avec l’unité GIS
  • Recherche et compile des informations sur des thématiques en lien avec les opérations
  • Assure la mise à jour et l’archivage des documents stratégiques et des cartes
  • Participe au suivi des conventions de partenariat
Re ss o urces humaines
  • Participe à la gestion du personnel expatrié sur le plan administratif (entrée des données sur le logiciel de ressources humaines Dynamics)
  • Participe au suivi des expatriés (dates de mission, ouvertures de postes) et des documents nécessaires à leur départ (consentements éclairés (BIC), preuves de vie, visas)
  • Organise le planning hebdomadaire pour les briefings/debriefings des expatriés
  • Assure la consolidation, le suivi et la mise à jour des packages départ sur le réseau
  • Accueille personnellement les expatriés sur le départ, leur présente les opérations en cours et s’assure qu’ils possèdent les documents nécessaires
  • Elaboration de statistiques pour le suivi de l’utilisation de ressources humaines
  • Participation aux réunions d’ouverture de postes (compilation des postes à ouvrir et présentation du point opérationnel de la semaine) 
  • Participe au suivi des salaires mensuels 
  • Assure le suivi d’autres démarches RH spécifiques selon les besoins
Support logistique et supply
  • Appuie le référent supply dans l’inventaire, le reconditionnement et le suivi des appareils IT et Telecom
  • Appuie le référent supply dans l’envoi de matériel sur le terrain
Support Finance
  • Peut participer à certaines activités liées à l’élaboration de budgets au suivi comptable et financier de certaines missions exploratoires ou certains projets d’urgence clôturés sous la supervision du contrôleur financier
Profil
  • Convention de stage tripartite obligatoire 
  • Domaines : Master en science sociales, sciences politiques, études humanitaire et développement ou autre diplôme pertinent
  • Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
  • Capacité à travailler efficacement sous pression et en autonomie
  • Bonnes connaissances de l’environnement Windows (Word, Excel, Power Point)

Le titulaire doit par ailleurs avoir les aptitudes suivantes : 

  • Rigueur, organisation
  • Multitâche
  • Esprit d’équipe et sens de la diplomatie
  • Gestion des priorités, réactivité, flexibilité
  • Intérêt avéré pour les thématiques de l’humanitaire

 

Co n d i t ions de stage

  • Poste en stage à 100%
  • Basé à Genève
  • Durée : 6 à 12 mois 
  • Date d’entrée en fonction : idéalement dès le 20.01.2020
  • Rémunération stage : CHF 2'000.- mensuel brut 

Les dossiers de candidatures doivent répondre aux critères de présentations suivantes : CV 2 pages max – lettre de motivation 1 page max – en français ou anglais.

Les dossiers sont à déposer jusqu’au 2 janvier 2020.

Les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES

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78, rue de Lausanne

1202 GENEVE

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