Stage Assistante-e Desk Urgences

Les stages à MSF s’inscrivent dans un cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale d’insertion professionnelle (https://demain.ge.ch/engager-personne-stage/stages-formation-insertion). Une convention de stage tripartite est obligatoire.

MSF Suisse à Genève, recherche un-e Stagiaire assistant-e Desk Urgences pour appuyer l’équipe du Desk Urgences dans la gestion quotidienne des programmes.

Description des tâches

Sous la responsabilité du Responsable de Programme du Desk U, le-la stagiaire appuiera l'équipe du Desk dans les activités suivantes.

• Appuie le Desk dans la gestion et le suivi de l’information
• Traduit des documents en fonction des besoins et des demandes
• Appuie le Desk dans l’organisation de réunions et assure les comptes rendus
• Fait le suivi des divers outils organisationnels de la cellule
• Soutien logistique et administratif sur des évènements divers (E-pool days, formation RDSU, etc.)

• Participe en lien avec le Responsable de programme/Adjoint Responsable Programme/Référent Médical Progamme à la rédaction de documents de projets, cadres logiques et documents de demande de fonds et traduit si nécessaire en lien avec le Service Juridique
• Amène un support au Responsable de Programme pour l’analyse de contexte et rédige des notes de briefing
• Assure la mise à jour et l’archivage des documents stratégiques
• Synthétise, compile et met en page des informations opérationnelles à destination de présentations internes et externes
• Assure la mise à jour des documents essentiels sur le cloud destiné aux expatriés
• Commande des cartes en collaboration avec l’unité GIS
• Recherche et compile des informations sur des thématiques en lien avec les opérations
• Assure la mise à jour et l’archivage des documents stratégiques et des cartes
• Participe au suivi des conventions de partenariat

• Participe à la gestion du personnel expatrié sur le plan administratif (entrée des données sur le logiciel de ressources humaines Dynamics)
• Participe au suivi des expatriés (dates de mission, ouvertures de postes) et des documents nécessaires à leur départ (consentements éclairés (BIC), preuves de vie, visas)
• Organise le planning hebdomadaire pour les briefings/debriefings des expatriés
• Assure la consolidation, le suivi et la mise à jour des packages départ sur le réseau
• Accueille personnellement les expatriés sur le départ, leur présente les opérations en cours et s’assure qu’ils possèdent les documents nécessaires
• Elaboration de statistiques pour le suivi de l’utilisation de ressources humaines
• Participation aux réunions d’ouverture de postes (compilation des postes à ouvrir et présentation du point opérationnel de la semaine) 
• Participe au suivi des salaires mensuels 
• Assure le suivi d’autres démarches RH spécifiques selon les besoins

• Appuie le référent supply dans l’inventaire, le reconditionnement et le suivi des appareils IT et Telecom
• Appuie le référent supply dans l’envoi de matériel sur le terrain

• Peut participer à certaines activités liées à l’élaboration de budgets au suivi comptable et financier de certaines missions exploratoires ou certains projets d’urgence clôturés sous la supervision du contrôleur financier

• Convention de stage tripartite obligatoire 
• Domaines : Master en science sociales, sciences politiques, études humanitaire et développement ou autre diplôme pertinent
• Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
• Capacité à travailler efficacement sous pression et en autonomie
• Bonnes connaissances de l’environnement Windows (Word, Excel, Power Point)

Le titulaire doit par ailleurs avoir les aptitudes suivantes : 

• Rigueur, organisation
• Multitâche
• Esprit d’équipe et sens de la diplomatie
• Gestion des priorités, réactivité, flexibilité
• Intérêt avéré pour les thématiques de l’humanitaire

Co n d i t ions de stage

• Poste en stage à 100%
• Basé à Genève
• Durée : 6 à 12 mois 
  
• Date d’entrée en fonction : idéalement dès le 20.01.2020
• Rémunération stage : CHF 2'000.- mensuel brut 
  

Les dossiers de candidatures doivent répondre aux critères de présentations suivantes : CV 2 pages max – lettre de motivation 1 page max – en français ou anglais.

Les dossiers sont à déposer jusqu’au 2 janvier 2020.

Les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES