Office Manager:in in der Food Structure Engineering Group (m/w/d)

Die Food Structure Engineering Group , gegründet von Prof. Dr. Patrick Rühs im Mai 2024, gehört zum Departement Health Sciences and Technology der ETH Zürich und betreibt Forschung, Lehre und Outreach in Lebensmittelverfahrenstechnik. 

Für die Ergänzung unseres Teams suchen wir Sie als vielseitige:n und teamorientierte:n Office Manager:in per sofort, oder nach Vereinbarung. 

Das Pensum von 60% ist idealerweise über drei bis fünf Tage verteilt, wobei die Länge der Arbeitstage variieren kann. Home Office ist grundsätzlich möglich, allerdings max. 20% vom Gesamtpensum. Es besteht die Möglichkeit, das Pensum längerfristig zu erhöhen auf 80-100% in Zukunft.

In dieser vielseitigen Rolle fungieren Sie als zentrale Ansprechperson für die Food Structure Engineering Gruppe und arbeiten dabei teilweise mit den anderen Administrativen Assistent:innen des Instituts zusammen.

• Finanzen:
  • Ihre Hauptverantwortung liegt im Budgetmanagement von Prof. Rühs, das sowohl die internen Grundmittel als auch externe Drittmittel umfasst
  • Sie überwachen und prognostizieren Budgets, bearbeiten Rechnungen, verwalten Kreditkarten, erstellen Finanzberichte und koordinieren Prüfungen. Dabei arbeiten Sie eng mit den Finanz-, Budget- und Studierendenstellen zusammen, um die Einhaltung der Richtlinien und Verfahren der ETH sicherzustellen
• Personalwesen:
  • Darüber hinaus initiieren und unterstützen Sie Personalprozesse wie z. B. Vertragsabwicklungen für Doktorierende, Postdocs, Hiwis und technisches Personal und stehen dabei in engem Kontakt mit der Personalabteilung
  • Sie unterstützen gegebenenfalls auch bei administrativen Aufgaben im Bereich Lehre, z. B. bei der Stundenplanung, Organisation von Exkursionen, Noteneingabe und Dokumentation
• Administration:
  • Sie organisieren Gruppenaktivitäten, koordinieren Einkauf und Logistik von Geräten und Verbrauchsmaterialien, reservieren Räume, Restaurants und Catering, erstellen Dokumente und Präsentationen und planen Reisen für Gäste und Konferenzen
  • Ausserdem verwalten Sie Büromöbel, bearbeiten Wartungsanfragen, verteilen Post und übernehmen die Zutrittskontrolle inklusive Schlüsselmanagement

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung (3-5 Jahre)
• Mit Ihrer raschen Auffassungsgabe, proaktives, interessiertes Verhalten erkennen Sie Bedürfnisse und kümmern sich um diese
• Selbstständigkeit, sorgfältiges Arbeiten und Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein, Umsicht und Effizienz gehören zu Ihren Stärken
• Als teamfähige und kommunikative Person, vernetzten Sie sich schnell mit Ihrem Umfeld
• Sie sprechen fliessend Deutsch und verfügen über ausgezeichnete Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich)
• Mit Ihrem analytischen Denken und Flair für Zahlen können Sie gute Abschätzungen als Budgetmanager/in treffen und behalten stets den Überblick
• Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme, insbesondere Excel, und haben ggf. bereits Kenntnisse in SAP Software
• Eine Vorliebe für Technologie und Wissenschaft ist ein Plus

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Eine vielseitige, abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einem internationalen und dynamischen Team
• Eine einladende Arbeitsatmosphäre und wiederkehrende Teamevents in einem wissenschaftlichen Umfeld, das Wert auf Respekt und offene Kommunikation legt
• Flexibilität bei der Gestaltung Ihres Arbeitsalltags mit flexiblen Arbeitszeiten
• Ein umfangreiches  Weiterbildungsangebot  und die Möglichkeit, mit einer Vielzahl von Interessengruppen in Kontakt zu treten
• Es erwarten Sie zahlreiche  Vergünstigungen , wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des  ASVZ ,  Kinderbetreuung  sowie attraktive  Vorsorgeleistungen
• Zentraler Arbeitsort mitten in Zürich

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über Food Structure Engineering Group, finden Sie auf unserer  Website . Für Auskünfte steht Ihnen Patrick Rühs, E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .