Apprenti employé de commerce CFC / Apprentie employée de commerce CFC

L'employé ou l'employée de commerce effectuent des tâches administratives au sein d'une entreprise privée ou d'un service public. Leurs fonctions varient selon le champ d'activités de leur employeur et la nature de leur poste. Ils peuvent s'occuper de la correspondance commerciale (distribution, rédaction, envoi), de la comptabilité (saisie des écritures, vérification des paiements), des commandes (réception, facturation), de l'accueil des clients et de la gestion d'un secrétariat.

Leurs principales activités consistent à:

Correspondance et commandes

• réceptionner, trier et distribuer le courrier aux différents collaborateurs; prendre en charge les envois postaux;
• contrôler, classer et archiver les différents documents: lettres, fichiers, commandes, rapports; parfois, les scanner pour les transférer ou les gérer électroniquement;
• rédiger des dossiers, des rapports, des procès-verbaux, de la correspondance, sur la base de notes, d'enregistrement ou sous dictée, parfois dans une langue étrangère;
• répondre au courrier (demande d'informations, d'emploi, appel d'offres, confirmation de commande, etc.);

Comptabilité

• saisir les factures après les avoir contrôlées, passer les montants en compte et tenir à jour la comptabilité;
• établir les documents liés à la réception d'une commande (facture incluant le calcul de la TVA et les frais d'envoi, bulletin de livraison, formulaire pour la douane, etc.);
• vérifier régulièrement les comptes (montants payés et encaissés) à l'aide des pièces comptables et des logiciels de gestion;
• envoyer les rappels de paiement et si nécessaire, lancer une procédure de recouvrement pour factures impayées;

Secrétariat

• gérer l'agenda des réunions de travail et des lieux de rendez-vous;
• actualiser les différentes bases de données (clients, commandes, fournisseurs, etc.);
• recevoir les clients ou le public, répondre au téléphone et assurer le service du fax et de la messagerie électronique;
• former les apprentis, les stagiaires et encadrer les assistants de bureau.

Environnement de travail

Les activités des employés de commerce varient selon les dimensions de l'entreprise: ils peuvent travailler seuls dans un petit établissement et gérer l'ensemble de la partie administrative, ou être intégrés à un service dans une grande infrastructure et s'occuper de tâches plus pointues. Leur activité est sédentaire et leurs horaires sont réguliers. Ils travaillent principalement devant un écran d'ordinateur et sont souvent intégrés à une hiérarchie.