Assistant de direction H/F/X

INTRODUCTION

• Gérer de manière autonome les courriels, le courrier, les téléphones et le calendrier du directeur général
• Assurer le suivi de l'échéancier et des échanges avec différents départements, les organisations et associations partenaires, et plus généralement avec tous les interlocuteurs externes
• Assurer le suivi des échanges avec les autres directions et entités internes
• Assurer le classement et l'archivage des documents de la direction générale
• Organiser séances et réunions initiées par la direction générale
• En cas de besoin, prendre le compte-rendu d'une réunion, le finaliser et le diffuser aux concerné·e·s
• Assurer toute autre tâche déléguée par le directeur général ou la secrétaire générale.

• Niveau maturité avec une formation commerciale complémentaire
• Expérience de 2 ans au minimum dans un secrétariat de direction
• Bonne connaissance du fonctionnement de l'administration publique cantonale genevoise, un atout
• Aptitude avérée à rédiger de manière autonome des courriels, lettres, etc.
• En tant que garant de l'image et de la gestion administrative du secrétariat d'une direction générale, avoir un réel sens du service public, avoir de l'entregent et faire preuve de discrétion
• Excellente maîtrise de la langue française (orthographe et grammaire irréprochables)
• Utilisation performante des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet/Intranet
• Avoir le sens de l'organisation et de la planification
• Résistance au stress, souplesse, autonomie et enthousiasme