Assistant·e de Direction (Temps plein)

Introduction

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.

www.unil.ch/carrieres

Présentation

Le Secrétariat général et le Service juridique de l'Université de Lausanne sont à la recherche, d’un·e :

 

Assistante de Direction

Informations liées au poste

Entrée en fonction : 1er novembre ou à convenir

Durée du contrat : CDI

Taux d'activité : 100%

Lieu de travail : Lausanne-Dorigny

Vos activités

Au sein de l’équipe de Secrétariat de Direction coordonnée par la Secrétaire générale adjointe de l’Université, vous assurez la gestion administrative du Service juridique, appuyez la Cheffe du service dans la gestion administrative des dossiers juridiques et assurez le secrétariat du Vice-recteur « Enseignement ».

 

Dans ce cadre vous assurez :

 

• Pour le Service juridique : gestion de la messagerie et réception et orientation des appels, préparation et suivi des séances, prise de PV, rédaction de courriers juridiques, suivi des nouveaux dossiers et vérification de la compatibilité formelle, gestion des aspects comptables du service, gestion du calendrier du Service juridique et des outils d’organisation du service, gestion administrative de la Commission de recours de l’UNIL, supervision de la secrétaire d’unité du service.

 

• Pour le Vice-recteur : gestion de l’agenda ; organisation des séances et des OJ ; téléphones ; accueil des personnes en visite ; élaboration et traitement du courrier ; gestion des requêtes adressées aux V-R, prise de procès-verbaux ; classement ; organisation des déplacements ; notes de frais et facturation ; gestion de certains dossiers spécialisés ou projets, soutien opérationnel à des projets.

Votre profil

En interaction quotidienne avec les membres de la Direction de l’Université, leurs collaboratrices et collaborateurs, ainsi que leurs contacts divers au sein et hors de l'Université, vous faites preuve d’une grande fiabilité dans la réalisation des missions qui vous sont confiées et de capacité à gérer avec méthode et efficacité des tâches de natures différentes. Ceci au sein d'une équipe de six assistantes de Direction organisée de manière à assurer la permanence du soutien aux membres de la Direction. Pour cela, vous pouvez faire état des atouts suivants :

 

• CFC d’employé·e de commerce et brevet fédéral d’assistant·e de Direction


• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans un poste d’assistant·e juridique


• Formation continue dans le domaine du secrétariat juridique


• Sens du détail et de l’organisation. Respect des règles et des délais.


• Systématique, précis·e et fiable dans l’élaboration et l'application de procédures périodiques


• Bonne capacité d’organisation de votre travail, de coordination et de gestion de tâches diverses, parfois simultanées


• Compétence rédactionnelle, orthographe et syntaxe irréprochables en français.


• Pratique de l’anglais et/ou de l’allemand un atout


• Excellentes capacités de travail en équipe et de partage de tâches


• Sens de la représentation et de l’accueil, respect des formes


• Aisance à fonctionner dans un milieu innovant et en constante évolution


• Aisance avec les outils informatiques standards (Word, Excel, PowerPoint, bases de données, ...)

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.

Des possibilités de formation continue, une multitude d'activités et d'autres avantages à découvrir.

Davantage d'informations sur www.unil.ch/carrieres

Pour tout renseignement complémentaire

Madame Gwenaëlle Gilliéron

Cheffe du Service juridique
tél : 0041 21 692 20 04

Votre dossier de candidature

Délai de postulation : 24 septembre 2023

Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF.
Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site. 

Nous vous remercions de votre compréhension.

Cahier des charges du poste

Cliquez ici pour afficher le cahier des charges.

Remarques

L’UNIL s’engage pour l’égalité.
www.unil.ch/egalite

L'UNIL soutient la relève scientifique.
www.unil.ch/graduatecampus