Vous assurez un support administratif pour l'Unité des urgences préhospitalières et de réanimation (UPHR).

Vous vous occupez notamment de la saisie des horaires et vacances des équipes dans notre ERP.

Vous assurez la gestion de la documentation spécifique à l’unité dans le respect des directives institutionnelles, ainsi que la rédaction et la mise en forme de divers documents.

Vous gérez le courrier et la messagerie électronique, y compris l’organisation de séances en présentielles et par visio-conférence.

Vous gérez les amendes d’ordres, les contraventions et les procédures judiciaires en lien avec l’activité de conduite en urgence.

Vous apportez un appui dans la gestion des formations: demandes e-process, rédaction et envoi des convocations, publication des supports de formation, mise en ligne de documents, etc.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes, la gestion du stock, la réservation des salles, etc.

Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou de toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie d'1-2 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l’anglais est un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).

Possédant un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuseet précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

Une présence du lundi au vendredi est requise sur site. Vous disposez d'une certaine souplesse dans votre organisation afin de pouvoir assurer une présence ponctuelle en dehors des horaires de bureau habituels.

• Entrée en fonction : 01.05.2024
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 70%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 25.04.2024
• Demande de renseignements :
  Mme I. Texier, cheffe du secrétariat du D-MA, tél. 079 553 04 49
  Mme M. Riedweg Lenormand, adjointe de la cheffe du secrétariat, tél. 079 553 21 86

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.