Rattaché-e au chef administratif du Département de psychiatrie, vous êtes en charge de gérer et encadrerles activités des secrétariats médicaux du CAPPI Jonction. Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats et d’accueil, à harmoniser les pratiques professionnelles età maintenir une cohérence entre les différents services au niveau administratif. Vous veillez à l'adéquation des ressources par rapport à la charge de travail.

Vousassurezla supervision opérationnelle des collaborateurs et collaboratrices des secrétariats. Vos qualités de communication vous permettent d’encadrer et motiver une équipe de 5 secrétaires. Grâce à votre aptitude à collaborer avec des équipes pluridisciplinaires, vous planifiez et coordonnezl’exécution des travaux administratifs, médicaux, de secrétariat et d’accueil des patients et patientes. Notamment, vous gérez la constitution, la mise à jour et le classement du dossier médical patient. Vous gérezles différents rapports aux assurances en coordination avec le médecin en charge ainsi que les correspondances complexes. Par ailleurs, vous vous assurez de l’état des stocks de matériel et des formulaires administratifs.

Pour piloter l’activité administrative, vous mettez en place les indicateurs pertinents et en assurez le suivi. Vous êtes garant ou garante du contrôle des données administratives et de la documentation clinique tout en vous assurant du respect des exigences institutionnelles. Cela vous permet d’élaborer et mettre à jour les documents de référence, procédures et méthodes de travail que vous communiquez auprès de vos équipes.

De manière transversale, vous participez aux projets de votre département ou de l’institution ainsi qu’à la formation des nouveaux collaborateurs, collaboratrices, stagiaires et personnes en apprentissage. Au besoin, vous êtes également à même d’apporter votre soutien à votre équipe.

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce et vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).

Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 5 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence, et vous avez également de l’expérience dans la gestion d'équipe.

Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Powerpoint). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Dragon et GRECO constitue un atout.

Vous avez une excellente maitrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

La maîtrise de l’anglais est un réelatout.

Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress.

Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute.

Vous êtes dynamique et faites preuve d'adaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du CAPPI Jonction.

Vous pouvez suppléer un ou une collègue sur un autre site du canton selon les besoins du département.

• Lieu de travail: Rue des Bains 35, 1205 Genève
• Entrée en fonction : 01.06.2024
• Nombre de postes :1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction :13
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 30.04.2024
• Demande de renseignements : MrYann Grichting, chef administratif, tél. 022 305 47 66

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.