pour notre domaine Formation et Mesures d’Intégration (ForMI) – Secrétariat ForMI

Mission

Assurer le soutien administratif et organisationnel du secrétariat du domaine.

Coordonner et formaliser les processus métiers, veiller à leur optimisation et leur mise à jour continue.

Assurer la formation des collaborateurs/trices administratives et hôtes/sses d’accueil sur l’application des directives, procédures ou outils en vue d'exploiter pleinement les potentiels de simplification et de rationalisation de l'administration.

Responsabilités principales

• Être garant de la qualité des prestations fournies par le secrétariat du domaine
• Assurer la vérification des documents sortants et garantir la mise à jour des modèles des documents
• Assister la cheffe d’équipe dans l’accompagnement des collaborateurs/trices administratifs/ves et de l’équipe dans son intégralité
• Répondre aux questions et former les collaborateurs/trices, notamment lors d’engagement ou d’évolution/changements dans les prestations
• Assurer les remplacements des collaborateurs/trices en cas de besoin
• Être force de proposition pour améliorer les prestations du secrétariat du domaine

Soutien administratif

• Coordonner le suivi des dossiers
• Veiller à tenir les délais impartis
• Assister à des séances et rédiger les procès-verbaux
• Assurer le suivi des programmes de formation des collaborateurs/trices de l’équipe
• Effectuer le suivi des mises à jour relatives au domaine sur le site intranet
• Etablir des synthèses, tableaux de bords, rapports et présentations
• Rédiger divers documents et correspondances

Soutien organisationnel

• Réceptionner et traiter la distribution du courrier et la boîte mail du domaine
• Planifier et organiser les séances
• Organiser une gestion documentaire optimale : créer, mettre à jour, classer et archiver les documents en veillant à leur accessibilité
• Effectuer d'autres tâches administratives selon les besoins

Contacts/relations internes et externes

• Accueillir et renseigner les partenaires internes et externes
• Prendre contact avec les partenaires internes et externes en fonction des besoins

Compétences-clés

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Solides compétences en communication
• Excellentes compétences rédactionnelles
• Capacité à travailler de manière autonome
• Respect des normes et des procédures
• Esprit d’initiative et d’équipe
• Sens du contact et du service clients

Profil exigé

• CFC d’employé.e de commerce
• Expérience de 5 ans minimum dans le domaine administratif dans une fonction similaire
• Maîtrise de la langue française et excellente expression orale
• Connaissances de base en anglais, autres connaissances linguistiques un avantage
• Maîtrise des outils bureautiques courants, Excel niveau avancé
• Intérêt pour le domaine de la migration

Nature du poste Contrat de durée déterminée (CDD)

Taux d’activité 60 %

Lieu d’activité Route de Chavannes 33, Lausanne

Entrée en service Du 01.06.2024 au 31.05.2025

Délai de postulation 28.04.2024

Renseignements Florjeta Krasniqi, Cheffe d'équipe du Secrétariat ForMI, au 076 352 76 68