Assistant.e de Direction

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Infos sur l'emploi

Pour notre client, l'Association Vaud Promotion, nous sommes à la recherche d'un.e

L’Association Vaud Promotion a pour but d’accroître la notoriété, la compétitivité et l’attractivité du Canton de Vaud au moyen de la marque « VAUD » dont elle promeut les valeurs. Elle entend réaliser son but en collaboration avec les acteurs économiques, régions et institutions participant à la promotion du Canton de Vaud, à travers les activités, produits et services qui en font le succès, qu’ils soient économiques, académiques, touristiques, culturels, sportifs, gastronomiques ou issus du terroir vaudois. À cet effet, elle anime une communauté d’acteurs multisectoriels vaudois qui incarnent et véhiculent les valeurs de la marque « VAUD ».

Rattaché.e à la Directrice, vous assurez l’anticipation, la préparation et la gestion de ses dossiers, tant au niveau organisationnel qu’à celui de la planification, du suivi et de la transmission des informations. Vous avez la responsabilité de préparer et organiser différents types de séances de direction, auxquelles vous participez et en tenez les procès-verbaux. Par ailleurs vous êtes en charge des tâches classiques d’assistanat : gestion d’agenda, courrier, filtrage d’appels, etc.

Votre domaine de responsabilité

Gestion courant du secrétariat :

  • Gérer l’agenda de la Directrice
  • Assurer le soutien nécessaire à la Présidence de Vaud Promotion
  • Organiser les rendez-vous, les séances, les séminaires et les déplacements
  • Rédiger et mettre en forme des documents divers (correspondance, rapports, procès-verbaux, plans)
  • Organiser et participer aux séances (réservations, prise de notes selon le contexte, etc.)
  • Organiser et participer aux assemblées générales, aux séances du Comité directeur et des commissions de l’association
  • Préparer les dossiers pour la Direction et la Présidence

Domaine administratif – suivi de dossiers - appui :

  • Assurer la correspondance de la Direction générale
  • Recueillir et établir les documents nécessaires à la préparation des dossiers de séances des AG, du Comité directeur et des commissions de l’association
  • Prendre et rédiger les procès-verbaux des AG, du Comité directeur et des commissions de l’association
  • Gérer administrativement les organes de Vaud Promotion (procédures liées aux mouvements de membres, facturation cotisation des membres)
  • Elaborer et mettre en forme les documents divers (présentations, rapports, synthèses, etc.)
  • Tenir à jour les dossiers
  • Gérer l’échéancier
  • Collaborer à la gestion de projets confiés à la Direction générale
  • Collaborer à la gestion du fichier d’adresses du service Administration
  • Appuyer les responsables de services dans certaines tâches spécifiques
  • Assurer en cas de besoin la suppléance au Front office (centrale téléphonique/accueil visiteurs)

Nos attentes

  • Brevet d’Adjoint.e de direction / Assistant.e de direction ou formation équivalente
  • Solide expérience professionnelle dans le secrétariat de direction (minimum entre 5 et 10 ans)
  • Maîtrise de prises de notes et procès-verbaux exigée
  • Orthographe sûre en français et capacité rédactionnelle
  • Capacité d’analyse et de synthèse / Planification et sens de l’organisation
  • Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint)
  • Maîtrise des langues : F / D et GB souhaité
  • Esprit d’ouverture et flexibilité, d’entraide et de collaboration
  • Personne dynamique et proactive
  • Discrétion, bonne présentation et entregent
  • Nationalité suisse ou permis B ou C

Vous êtes ce.tte professionnel.le expérimenté.e et motivé.e, que nous recherchons pour occuper ce poste de suite ou à convenir ? N’hésitez pas à postuler à nous adresser votre dossier complet à l’adresse suivante. Nous vous garantissons une parfaite confidentialité.

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