Mission

Assurer les activités de secrétariat pour le domaine MNA, la responsable du domaine ainsi que les cadres dans l’objectif d’uniformiser et de centraliser le suivi administratif.

Responsabilités principales

• Organiser et planifier les séances, y compris les séances annuelles des équipes terrain du domaine MNA, établir les procès-verbaux
• Rédiger et mettre en forme les documents et la correspondance du domaine, en assurer la mise à jour et la disponibilité sur les applications dédiées
• Tenir à jour les tableaux de bord ainsi que les organigrammes du domaine
• Réaliser d’autres activités de secrétariat (gestion et suivi des factures de traduction, des casiers judiciaires des bénévoles, des listes des tâches etc.)
• Assurer le suivi et la gestion des demandes de prestation supplémentaires
• Centraliser et répondre aux sollicitations externes et internes selon la délégation mise en place, orienter les demandes si nécessaire
• Gérer les incivilités du domaine (en collaboration avec les collègues en charge des incivilités des domaines Foyers, FORMI et AMA, suivi et gestion administrative des cas et, en partenariat avec les cadres du domaine, formation des collaborateurs du domaine à la gestion des incivilités)
• Assurer la transmission des informations aux équipes du domaine avec la responsable et les cadres du domaine, selon la délégation mise en place
• Effectuer un suivi des évolutions nécessaires sur le site internet / intranet en collaboration avec la responsable communication et les cadres du domaine et effectuer les mises en ligne en interne
• Gérer le suivi administratif du personnel intérimaire (réception des nouveaux dossiers de personnel, gestion du suivi des heures de travail, validation des horaires selon le tableau des structures, suivi de la facturation etc.)
• Créer et mettre à jour les modèles de documents Word spécifiques au domaine
• Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement administratif du domaine
• Sur mandat, participer à certains projets du domaine

Formation et expéricence professionnelle

• CFC d’employé-e de commerce ou formation équivalente
• Expérience de 6 ans minimum dans le domaine administratif, dont une bonne partie dans le secteur en lien avec le poste

Compétences particulières

• Maîtrise rédactionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques courants, notamment Excel
• Intérêt pour le domaine de la migration et l’accompagnement d’une population mineure

Nature du poste : Contrat de durée indéterminée (CDI)

Taux d’activité : 80% à 100%

Lieu de travail : Lausanne avec déplacements sur le territoire vaudois

Entrée en fonction : de suite ou à convenir

Délai de postulation : 5 mai 2024

Renseignements : Monsieur Sylvain Fournier Adjoint du domaine MNA, tél. : 079 962 08 11

Les dossiers de candidature comprendront tous les documents usuels (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats de travail) et seront adressés uniquement via Jobup.ch. Les dossiers incomplets ne seront ni étudiés, ni retournés.

Au terme du processus de recrutement, des casiers judiciaires vierges (extrait & extrait spécial) datés de moins de 3 mois seront exigés.