Secrétaire de domaine

Nous cherchons à pourvoir un poste de

 

Pour notre domaine Accompagnement des Migrants en Appartement (AMA)

 

Mission

Apporter un soutien administratif et organisationnel aux responsables du domaine AMA et de ses pôles, afin d’assurer le bon traitement et suivi des activités.

 

Activités essentielles

Soutien administratif

• Gérer certaines tâches administratives du domaine voire des pôles du domaine, notamment en les analysant, le cas échéant les saisissant dans les programmes adéquats, les transférant pour validation puis en rédigeant les décisions
• Gérer les factures de créanciers, prestations financières, et autres demandes en lien avec les finances en collaboration avec l’entité Finance
• Rédiger/relire ou gérer toute, ou une partie de, la correspondance, des documents et des rapports pour les divers interlocuteurs ainsi que les responsables
• Transmettre les informations utiles au domaine, respectivement aux pôles
• Gérer la distribution et l’envoi du courrier des responsables ou de leurs adjoints
• Gérer le classement et l’archivage des documents selon plan de classement ainsi que les demandes de renseignements

 

Soutien lié aux collaborateurs

• Organiser les sorties de pôle et du domaine (séances extérieures)
• Produire, sur demande, des rapports basés sur les données collectées et suivies

 

Divers

• Assurer une présence pendant les horaires de l’établissement, renseigner et orienter les utilisateurs
• Assurer d’autres activités de secrétariat de domaine selon demande
• Participer à diverses séances à l’externe comme à l’interne lorsque leurs domaines de compétence sont concernés
• Sur demande, saisir les procès-verbaux lors de séances de pôle / domaine
• Etre une personne de référence pour les questions d’identité visuelle

 

Profil exigé

• CFC d’employé (e) de commerce. Expérience de 4 à 5 ans dans le domaine du secrétariat, dont 2 ans dans un poste similaire
• Maîtrise de la langue française et des outils bureautiques courants
• Excellente expression orale et écrite
• Planification et sens de l’organisation
• Intérêt pour le domaine de la migration
• Respect des normes et des procédures
• Esprit d’ouverture et de flexibilité, d’entraide et de collaboration

Nature des postes Contrat de durée indéterminée (CDI)

Taux d’activité à déterminer, entre 80 % et 100%

Lieu de travail Route de Chavannes 37, 1007 Lausanne

Délai de postulation 1er avril 2023

Date de l’engagement 1er mai 2023 ou à convenir

Renseignements Adjoint du domaine AMA,Renaud Villé, 079 471 78 34

 

Les offres de service comprendront tous les documents usuels (lettre de motivation, CV, copies des certificats de travail et des diplômes) et seront adressées uniquement via Jobup.ch.