Executive Assistant 50-80% (H/F)

Lorsque Robert Greubel et Stephen Forsey se sont associés pour lancer Greubel Forsey en 2004 à la Chaux-de-Fonds, ils se refusaient à admettre que tout avait déjà été inventé en horlogerie mécanique. Nageant à contre-courant, ils concentrèrent leur énergie sur des innovations sans compromis et les éléments les plus complexes du fait main, apportant un niveau de perfection qui rivaliserait même avec les maîtres des 18-19ème siècles. Chaque année, Greubel Forsey développe des Garde-temps à un niveau d’excellence jamais égalé et ceci dans chacune des étapes de production, de la création à la réalisation.

Afin de renforcer l’assistanat de notre CEO, nous recherchons un(e)

 

Mission

Décharger le CEO des tâches administratives courantes, coordonner son emploi du temps, assurer le lien avec les partenaires internes et externes et apporter son support dans l’organisation de divers évènements. Veiller au bien-être du CEO en apportant son aide et son soutien également pour des demandes d’ordre privé.

 

Responsabilités

• Gérer le courrier, les emails et s’assurer de leur suivi
• Répondre aux emails et aux courriers selon demande en français et en anglais
• Préparer l’ensemble des documents pour les séances de gouvernance
• Prendre les PV et compte rendu (séances, Comité de Direction)
• Gérer les cartes de vœux et les cadeaux
• Gérer et classer divers documents
• Gérer les factures et les cartes de crédits
• Assurer l’accueil des visiteurs
• Organiser les réunions de travail et les points de situation
• Veiller au suivi des différents rendez-vous
• Gérer les nouveaux contacts
• Organiser les voyages professionnels et privés

• Assurer le lien avec les cabinets d’avocat concernant les contrats
• Participer aux suivis des dossiers litigieux avec les partenaires légaux
• Participer à la rédaction des communications et des procédures internes

• Participer à l’organisation des évènements d’entreprise (fêtes de Noël, d’été,…)

 

Profil

• Brevet d’Assistante de Direction ou formation jugée équivalente

• Expérience confirmée d’Assistante de Direction, connaissances légales un plus
• Maîtrise des outils informatiques usuels (suite office, Excel principalement pour la mise en page de document)
• Très bonnes compétences rédactionnelles et orthographiques
• Français et Anglais courant
• Vous êtes une personne rigoureuse, organisée, avenante, proactive, ayant le sens du service, discrète, flexible, à l’écoute et autonome

 

 

Nous vous offrons un travail varié dans un environnement jeune, agréable, dynamique et performant au sein d’une entreprise conventionnée.

 

Si cette activité passionnante et exigeante vous intéresse, nous vous invitons à nous faire parvenir votre dossier de candidature ainsi que les documents s’y rapportant.