Vie au travail
Garder son professionnalisme et son efficacité lors des réunions virtuelles
Aborder dans les règles de l’art les réunions virtuelles permet de se faire valoir auprès de ses collègues et de sa hiérarchie. Utiliser les techniques liées à cet environnement numérique s’impose lorsque des points importants doivent être abordés, ou simplement pour réaliser un exposé clair et compréhensible.
Voyez la visioconférence comme un atout et non comme une contrainte: démarquez-vous en appliquant « à la lettre » les règles indissociables de cet événement impliquant les nouvelles technologies.
Une technologie innovante au service des professionnel.le.s
Si vous avez un esprit analytique, particulièrement méthodique et appliqué, alors vous n’aurez aucun mal à appréhender cette nouvelle technologie qu’est la visioconférence. Réussir ses réunions virtuelles demande effectivement un certain talent. Les plus aguerri.e.s abordent ces événements avec flegme et naturel, connaissant généralement leur auditoire de longue date.
Les novices et les personnes arrivées récemment dans l’entreprise restent plus facilement sur la réserve et peuvent avoir quelques difficultés à s’imposer pour donner leur point de vue.
La première règle pour briller durant une réunion virtuelle est donc une bonne préparation. En revoyant son sujet en détail et en s’informant en amont, il est possible de répondre à n’importe quelle question et de réagir lorsque la discussion ne va pas dans le sens désiré. Vous pouvez ainsi passer une à deux heures à rechercher des idées pertinentes ou des thèses étayées fiables et à noter des références que vous utiliserez au moment opportun.
L’entretien d’embauche virtuel: une occasion de se faire remarquer
Si vous savez tout sur l’entreprise que vous souhaitez intégrer, la prise de parole est simplifiée: vous répondez justement et sans hésiter aux questions qui vous sont posées. Relever les informations importantes sur l’entreprise avant l’entretien est le moyen le plus sûr de réussir à impressionner.
Le jour de la réunion virtuelle, adoptez une tenue sobre mais pas trop stricte et restez, si possible, naturel.le. Les recruteurs souhaitent se faire une idée de votre personnalité et de votre savoir-être, tout autant que de vos connaissances et vos compétences. Il est important de bien écouter les questions posées pour répondre le plus justement possible et montrer votre capacité à vous adapter précisément aux demandes.
Par ailleurs, les technologies choisies ne sont pas toujours à la portée des candidat.e.s. Parce que différents logiciels sont utilisés pour ce type de réunion, faire quelques essais avant le jour J évite les retards dus à des problèmes de connexion.
S’inquiéter du déroulement de la réunion: une précaution à prendre
Dans le cas de rassemblements organisés avec des collègues d’autres filiales, des prestataires ou des client.e.s, un certain standing est apprécié.
Pour que tout se passe le mieux possible, la réunion virtuelle est dirigée par un.e manager ou un.e délégué.e. Une ligne directrice est tracée avec une durée maximale et un certain nombre de points à aborder.
Si vous êtes prévenu suffisamment tôt, nous ne pouvons que vous conseiller de consulter le plan mis en place. Suivre la direction souhaitée par les responsables permet d’éviter les impairs et de faire avancer le sujet d’une façon positive. Pour ne pas être mal à l’aise, et éviter d’avoir peur de ne pas intervenir au bon moment, mieux vaut demander le déroulé de la réunion un peu avant l’arrivée des autres participant.e.s. En étant au courant de ce qui va se passer, des sujets abordés point par point, vous augmentez vos chances, à tous les niveaux. L’objectif est ici de placer ses arguments dès que la conversation le permet. Professionnalisme et efficacité peuvent alors transparaître dans vos discours et dans vos environnements de communication numérique.
Profiter des pauses pour se ressourcer et revoir ses notes
Rester attentif et concentré plusieurs heures peut être compliqué, c’est pourquoi les pauses doivent permettre de retrouver ses esprits. Essayez autant que possible de vous reposer et surtout, de vous changer les idées. Certains vont avoir envie de prendre l’air et d’autres de discuter autour d’un bon café. À chacun sa méthode !
Développer de bonnes relations avec d’autres collègues et responsables ne peut qu’avoir des effets positifs sur la vie au travail. Les réunions, même virtuelles, sont l’occasion de faire de nouvelles connaissances et de montrer son sens relationnel. C’est pourquoi il convient de garder son sourire et sa bonne humeur, de paraître dynamique et de conserver une attitude positive tout au long de la discussion. Vous disposez ici d’une chance unique de vous faire remarquer et peut-être de permettre à votre carrière d’évoluer. En bref, soufflez durant les pauses mais « ne lâchez rien » lorsque la réunion reprend ! Des exercices de respiration peuvent vous aider à vous détendre. En stimulant votre esprit au bon moment, vous disposez des ressources nécessaires pour éblouir votre auditoire.
Se munir des bons outils: micro et casque
Même si ce n’est pas rendu obligatoire par les organisateurs de la réunion virtuelle, porter un casque évite les perturbations par des nuisances sonores et choisir un bon micro contribue à se faire parfaitement comprendre. Les grésillements et larsen sont toujours désagréables pour celui qui écoute. Quelques réglages peuvent s’avérer utiles en amont. C’est pourquoi il est important d’arriver sur les lieux avec un peu d’avance.
Arrangez-vous également pour ne pas être dérangé durant le temps accordé à l’entrevue virtuelle ! Cela pourrait être mal vu, notamment si la réunion est importante et nécessite une concentration extrême. En montrant votre intérêt pour le sujet abordé et en retenant les points importants (ce qui est impossible si vous êtes distrait par le va-et-vient d’autres personnes), vous pouvez réagir promptement et de façon adéquate.
Finalement, respecter les codes et agir dans les règles de l’art des réunions virtuelles sont deux moyens fiables pour convaincre et séduire ceux qui se trouvent peut-être à des milliers de kilomètres de vous.
