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Vie au travail
Vacances: comment partir l’esprit en paix?
Vous partez bientôt en vacances, mais votre poste de travail ressemble à un vrai chantier? Un casier plein de documents à traiter, une montagne de projets en cours, d’innombrables tâches à finaliser absolument avant les vacances? Tout cela est facilement évitable si vous planifiez votre départ en vacances et organisez votre absence.
Deux semaines avant: début de la planification
Donnez la chance à vos collègues de travail de se préparer à votre absence et préparez votre départ deux semaines à l’avance. Il s’agit de commencer par informer vos collègues, mais également vos clients ainsi que votre référent. Ainsi, vous leur laissez suffisamment de temps pour prendre les dispositions nécessaires et vous demander les informations importantes concernant vos projets communs. La situation sera donc plus détendue pour vous ainsi que toutes les personnes impliquées dans le projet. En effet, la panique peut vite s’installer si vous partez en vacances au cours d’un projet et craignez que ce dernier ne se déroule pas comme prévu.
De plus, vous devriez transmettre les détails, décisions et faits importants concernant vos dossiers aux personnes avec lesquelles vous travaillez, afin que vos collègues puissent prendre des décisions et agir sans vous pendant votre absence. Une autre disposition importante consiste à désigner et à former un remplaçant, qui pourra prendre des décisions urgentes si nécessaire. Par ailleurs, ne vous mettez pas de pression inutile: les choses urgentes, à terminer avant votre départ en vacances, ne sont pas forcément importantes.
Check-list J-2 semaines:
⬜ Préparer des notes sur vos dossiers/tâches/projets
⬜ Désigner et former un remplaçant
⬜ Informer vos collègues, clients, référent
⬜ Avoir le courage de dire non
Une semaine avant: organisez votre travail selon votre absence
Concentrez-vous sur vos tâches et projets en cours. N’acceptez pas de projets conséquents, qui dureront tout au long de vos vacances. Commencer un tel projet juste avant de partir ne ferait aucun sens car vous ne pourrez pas superviser les premières phases, qui sont pourtant cruciales. Laissez ces tâches à quelqu’un d’autres ou assurez-vous que le projet puisse démarrer à votre retour de vacances. Durant cette semaine, vous n’êtes pas non plus obligé de vous rendre à toutes les réunions car de nombreuses choses changeront pendant votre absence. Il vaut mieux attendre votre retour pour demander qu’on vous informe des dernières nouvelles. Jetez donc un œil à votre agenda et réorganisez vos rendez-vous ou annulez-les.
Par ailleurs, vous pouvez commencer cette semaine par dresser une liste des tâches prioritaires ou dont le délai est très proche. Vous traiterez ensuite cette liste tout au long de la semaine. Vous pouvez déléguer les tâches moins importantes à votre remplaçant ou aux personnes adéquates. Attention, veillez à ce que les personnes à qui vous transmettez vos tâches disposent des mots de passes, des accès et des procurations nécessaires.
Check-list J-1 semaine:
⬜ Dresser une liste des tâches urgentes ou arrivant à échéance
⬜ Réorganiser ou annuler les rendez-vous
⬜ Finaliser les projets en cours et ne rien commencer de nouveau
⬜ Déléguer clairement les différentes tâches
⬜ Définir/transmettre les mots de passe, accès et procurations
Un jour avant: dernier contrôle et gestion des imprévus
Le dernier jour avant votre départ, vous devriez être quasiment déjà parti. Il est donc utile d’activer dès maintenant votre message d’absence. Contrôlez une dernière fois votre liste, vérifiez que tout soit fait, mais ne commencez rien de nouveau. Voici comment vous devriez gérer votre temps lors de cette journée: 40% pour les tâches habituelles, 40% pour les imprévus et 20% de temps libre. La plupart du temps, un imprévu survient justement ce jour-là et peut rapidement vous mettre dans le pétrin si votre journée est déjà remplie de tâches importantes. Vérifiez avec votre remplaçant que tout est clair pour lui et rédigez un plan de secours. Enfin, rangez votre poste de travail afin de pouvoir recommencer le travail de façon plus détendue, et éteignez tous les appareils électroniques.
Check-list J-1 jour:
⬜ Gérer votre temps selon la règle 40-40-20 (tâches usuelles – imprévus – temps libre)
⬜ Ne rien commencer de nouveau
⬜ Activer le message d’absence et vérifier qu’il fonctionne
⬜ Vérifier la transmission des tâches avec le remplaçant
⬜ Rédiger un plan de secours
⬜ Ranger votre poste de travail et éteindre les appareils
Après les vacances
Si vous voulez éviter d’avoir besoin de nouvelles vacances dès votre retour, il peut être utile de laisser votre message d’absence activé un à deux jours de plus. Vous aurez ainsi la possibilité de rattraper votre éventuel retard et de vous mettre à jour dans vos projets. Il est également recommandé de ne pas planifier de réunions et de rendez-vous avant le troisième jour suivant votre retour.
