Secrétaire pour le campus IMAD / DRH / à 100% / en CDD (12 mois)

IMAD

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Key information

Description de l'entreprise

L’IMAD est une institution pionnière et de référence dans le maintien à domicile sur le canton de Genève. Elle assure des prestations de soins, de soutien, de prévention et de promotion de la santé 7j/7, 24h/24, à plus de 18'000 patients de tous les âges, dont 25 % ont moins de 65 ans.

Avec ses 2'300 collaboratrices et collaborateurs experts et engagés, dont plus de 50 équipes déployées sur l’ensemble du canton, l’IMAD a pour mission de répondre aux besoins de la population et à son souhait de rester à domicile en autonomie et en préservant sa qualité de vie, lors de périodes de fragilité temporaire ou prolongée. Elle contribue également à limiter la durée des séjours hospitaliers, faciliter le retour à domicile et soulager les proches aidants.

Reconnue pour son expertise et sa qualité des soins, l’IMAD forme depuis toujours la relève des professionnels de la santé et propose à ses collaboratrices et collaborateurs de nombreuses possibilités de formation continue. Elle offre un cadre de travail flexible qui favorise la conciliation entre vie professionnelle et vie privée et des conditions encourageant le développement des compétences ainsi que le partage de connaissances et d’expériences.

Pour renforcer son secrétariat, le Campus IMAD, recherche un.e secrétaire. Au sein d’une équipe de chargés de formation, et en collaboration étroite avec 3 collaborateurs du pôle administratif, vous avez pour mission d’assurer le support administratif des pôles de formation continue et de la relève. Vous êtes également en charge de la gestion administrative et logistique des activités liées à la mise en œuvre de mesures de formation et d’accompagnement.

Vos missions et responsabilités

Pour le pôle de formation continue

  • Assurer la planification des formations et l’inscription des participants
  • Assurer le suivi et la planification des formateurs et des intervenants
  • Soutenir les chargés de formation dans la préparation des formations, notamment la gestion des listes, la préparation des documents, le support durant la journée, la participation à certains ateliers
  • Assister les chargés de formation pour la coordination des informations entre les directions et les équipes, les collaborateurs, les acteurs externes
  • Organiser, synthétiser et initier l’analyse des informations des dossiers sous gestion pour les chargés de formation dans la gestion des différents dispositifs de formation.
  • Assurer le traitement de la correspondance et rédiger des courriers
  • Suggérer toute amélioration utile à l’organisation administrative
  • Définir les processus administratifs en lien avec les formations et développer des outils permettant la gestion et coordination des formations
  • Gérer et faire évoluer la documentation, le classement et l’archivage
  • Soutenir l’accueil et le support des collaborateurs en formation

Pour le pôle relève

  • Gérer et développer les processus administratifs à l’interne et avec les partenaires externes des apprentis et des stagiaires durant leur parcours de formation au sein de l’institution
  • Assister les chargés de formation dans la mise en place des activités administratives et des processus pédagogiques tout en étant capable de prioriser les tâches
  • Assurer le traitement de la correspondance et rédiger des courriers
  • Soutenir les chargés de formation dans la préparation de séance et la rédaction de PV
  • Assurer une circulation de l’information et de la documentation
  • Gérer et faire évoluer la documentation, le classement et l’archivage
  • Assurer la gestion des inscriptions aux formations dans le SIRH
  • Répondre aux appels téléphoniques internes et externes
  • Etre répondant, avec les collaborateurs du pôle administratif, de l’accueil des personnes s’adressant au service

De manière transversale aux deux pôles :

  • Assurer la réponse téléphonique du service et diriger les appels vers les bons intervenants
  • Accueillir les nouvelles demandes, donner des renseignements, les traiter et / ou les orienter vers la personne adéquate
  • Soutenir la préparation administrative et logistique de la journée d’accueil IMAD ainsi que sa réalisation.
  • Transmettre et faire le suivi des signataires auprès des différentes directions signataires à différentes directions

Qualifications

  • CFC d’employé de commerce ou formation jugée équivalente
  • Un certificat d’assistante en gestion du personnel, ainsi que 5 à 7 ans d’expérience dans une fonction similaire et/ou dans le domaine de la formation de la relève et continue seraient un atout
  • Très bonne maîtrise des outils bureautique usuels, notamment Microsoft Word et Excel
  • Excellente capacité rédactionnelle et orthographe irréprochable
  • Entregent et orientation client
  • Capacité d’anticipation, bonne gestion du stress et des priorités
  • Proactivité et orientation solution
  • Méthodologie, précision, esprit d’équipe et réactivité sont indispensables pour réussir dans cette fonction.

Informations supplémentaires

  • Délai de postulation : 25.06.2024
  • Entrée en fonction : à convenir
  • Veuillez svp joindre à votre dossier : un curriculum vitae à jour, une lettre de motivation, une copie de vos diplômes et vos certificats de travail
  • Nous considérons uniquement les dossiers de candidature complets
  • Nous vous garantissons une confidentialité totale dans le traitement de votre dossier.

Contact

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