I. Objectifs du poste:

• Assurer la gestion complète des opérations d'expéditions tant au niveau national qu'international
• Assurer le Facility Management et le support à l’Administration de la FIM
• Collaboration à divers projets liés aux réunions et à l’organisation de manifestations FIM
• Superviser la maintenance générale des espaces et équipements

II. Tâches, compétences, responsabilités:

Assurer le bon fonctionnement des expéditions

• Mise sous-pli de documents et affranchissement du courrier.
• Préparation de bordereaux d’expéditions de documents, colis et marchandises en collaboration avec les prestataires de services postaux.
• Mise en œuvre de processus pour le suivi des envois, y compris la gestion des bases de données et la traçabilité des colis.
• Planification, gestion et coordination des opérations d'expéditions internationales pour l’export de marchandises, comprenant la préparation de la marchandise, la documentation requise et la coordination des transporteurs pour assurer des livraisons conformes aux exigences de qualité et de délais.
• Assurer la conformité avec les réglementations douanières et les exigences d'exportation dans les pays de destination, notamment les carnets ATA.
• Gestion proactive des problèmes de logistique liés aux expéditions internationales, tels que les retards, les pertes ou les dommages.
• Collaboration avec les départements internes et les partenaires externes pour garantir l’efficacité des processus logistiques.
• Évaluation des performances des expéditions et identification des opportunités d'amélioration continue pour garantir l'efficacité opérationnelle et minimiser les coûts.

Assurer le Facility Management et support à l’Administration de la FIM

• Réception et distribution du courrier, colis et marchandises reçus à la FIM (liaison avec le responsable des achats)
• Organisation et gestion des activités de stockage, y compris placements et déplacements appropriés des marchandises.
• Développer un système de référentiel des biens et des marchandises pour en assurer un suivi constant et tenir à jour un inventaire précis.
• Reprographie selon demandes ponctuelles des collaborateurs.
• Economat et petits articles de bureau : gestion du stock et de l’ensemble des achats de matériel; réception et rangement des commandes aux endroits dédiés
• Réunions et réceptions à la FIM: mise en place des salles de réunion et espaces; préparation du matériel pour l’ensemble des réunions ; aide ponctuelle à la mise en place et au débarrassage lors de repas.

Gestion des espaces

• Supervision des prestataires de services pour l'entretien et la réparation des propriétés de la FIM.
• Répondre aux demandes de maintenance, réparation et d'assistance technique.
• Inspection régulière des installations pour identifier les problèmes potentiels et y remédier.
• Collaboration à des projets spéciaux liés à l'aménagement des espaces et à la maintenance générale.
• Aide à la mise en place de l’exposition permanente de motos au siège de la FIM.

Logistique événements FIM

• Collaborer sur des projets en lien avec l’organisation de réunions et de manifestations (p.ex. Conférence des Commissions, Assemblée Générale et FIM Awards).
• Gestion de la préparation et de l’expédition du matériel nécessaire aux séances et événements.

Contacts, information, coopération

• Contacts avec tous les collaborateurs de l’Administration FIM, et plus particulièrement avec les collègues du Département des Services Généraux, ainsi que les fournisseurs et prestataires de services.
• Contacts avec les FMN et membres de la famille FIM.

Conditions spéciales

• Disponible à travailler les week-ends.
• Disponible à effectuer quelques déplacements y compris à l’étranger (jours ouvrables et week-end)

Profil du poste (compétences requises, diplômes éventuels)

• Minimum de 5 années d'expérience dans un rôle similaire, avec une expérience spécifique dans la gestion des expéditions internationales.
• Une expérience antérieure dans un département logistique-facility est exigée.
• Maîtrise de l'oral et de l'écrit en français et en anglais ; la connaissance d'autres langues constitue un atout.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels.
• Maîtrise des procédures douanières internationales et des réglementations.
• Capacité démontrée à planifier-gérer efficacement les inventaires et à optimiser les processus de stockage.
• Compétences avancées en planification, organisation, communication et en négociation, avec une capacité à travailler avec divers partenaires internes et externes.
• Capacité à travailler de manière autonome, initiative et flexibilité y compris dans des situations complexes.
• Bonne gestion du stress, esprit d'équipe et orienté service.
• Détenir le permis de conduire voiture ainsi que la manipulation de petits engins de déplacements.

Vous êtes intéressé(e) ? Veuillez nous envoyer votre candidature complète (comprenant lettre de motivation, CV et copies de vos références professionnelles et de vos diplômes) sur la plateforme JobUp.

La FIM est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances.

Nous serions ravis de recevoir votre candidature complète. Veuillez noter que les CV ne correspondant pas aux exigences susmentionnées ne seront pas pris en considération et ne recevront pas de réponse.