Vous assumez l’accueil, l’admission des patients et patientes à Beau-Séjour dans le cadre du CAP (Centre d’Activité Physique) et le secrétariat de la réadaptation cardiaque (programme coronarien, programme en flux continu et programme ICC, 3 programmes par an).

Dans ce contexte, vous gérez de manière autonome les convocations pour les consultations avec le médecin et les tests d’effort, envoyez des demandes de prise en charge aux assurances, gérez le fichier des patients et patientes ainsi que les présences.

Vous gérez également les appels téléphoniques et effectuez les travaux administratifs se rapportant à la fonction (numérisation de documents, préparation des programmes et des dossiers journaliers).

Vous corrigez et mettez enforme les lettres de sortie, établissez les convocations aux colloques d’équipe, prenez des procès-verbaux, planifiez les enseignements et les ateliers ainsi que la distribution à l’équipe, contrôlez la facturation, commandez du matériel de bureau.

Vous scannez des dossiers et saisissez des questionnaires de satisfaction sur DPI, vérifiez les données administratives sur DPA, mettez à jour le site internet et réalisez les statistiques de la patientèle suivant le programme de réadaptation cardiaque.

Vous êtes titulaire d'un CFC d’employé ou employée de commerce et/ou un diplôme de secrétaire médical ou médicale ou d'une formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 2à 3ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous possédez une excellente maîtrise de l'orthographe et du français ainsi que de la terminologie médicale.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques standards Word, Excel (niveau ECDL) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, OPALE) ainsi que les programmes applicatifs existants.

Grâce à votre bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress et les priorités.

Votre capacité d’adaptation et votre polyvalence vous permettent de soutenir lescadres dans leurs activités administratives.

Vous faites preuve de rigueur, du sens de la planification, de l'organisation, des priorités. ainsi que d'une très grande polyvalence. Vous avez la capacité à respecter les normes et les procédures.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

• Entrée en fonction : 01.09.2024
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 90%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDD du 01.09.2024 au 31.08.2025
• Délai de candidature : 28.06.2024
• Demande de renseignements :MmeM.-C. Pennacchioli, cheffe de secrétariat, tél. 079 55 35 194

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.