Coordinateur des Services en Milieu de Travail IV - temps partiel

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Présentation du poste

Le Coordinateur des Services en Milieu de Travail IV créera un environnement de bureau accueillant, positif et inspirant, qui inclut à la fois des aspects organisationnels et culturels. Les tâches comprennent la facilitation du bon fonctionnement des opérations de bureau en gérant les relations avec les fournisseurs et le budget du bureau, l'organisation des événements internes et des célébrations, ainsi que l'écoute et la prise en compte des besoins des employés afin d'apporter une forte contribution à un environnement de bureau positif. De plus, le Coordinateur des Services en Milieu de Travail établira de bonnes relations avec notre siège social à Madison, WI, USA et nos organisations nationales.
 

Ce poste est basé au siège international d'Exact Sciences à Baar (ZG), Neuhofstrasse 22.
 

Responsabilités essentielles

Incluent, mais ne sont pas limitées à, ce qui suit :

• Établir les bureaux suisses comme un environnement de travail agréable et efficace tout en assurant le bon déroulement des opérations de bureau.
• Accueillir les invités et répondre rapidement à leurs besoins.
• Gérer les relations avec les fournisseurs en ce qui concerne les opérations de bureau. Cela inclut les relations avec les fournisseurs de téléphonie mobile et les agences de voyage, ainsi que le soutien à nos organisations nationales, aux fournisseurs immobiliers et de fournitures de bureau.
• Agir en tant que point de contact principal interne et externe en ce qui concerne les questions de bureau et le soutien aux visiteurs.
• Maintenir la sécurité et contrôler l'accès à la réception.
• Définir les processus pour gérer la vie quotidienne au bureau et contribuer au développement et à la définition des politiques internes en collaboration avec les départements Finance, RH et Juridique.
• Collaborer avec les RH et les employés pour aider à façonner la culture du bureau en accord avec nos valeurs d'entreprise.
• Diriger l'organisation des événements internes et des célébrations en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe.
• Aider les nouveaux employés dans leur intégration à l'organisation en gérant la logistique et en orchestrant le processus d'accueil des nouveaux arrivants. Cela inclura la formation sur les processus et les systèmes de bureau.
• Soutenir l'équipe de direction pour les demandes liées à l'espace de bureau, à l'environnement de travail et à l'allocation des espaces.
• Soutenir l'administration générale et fournir des conseils au support administratif pour la haute direction/fonctions.
• Aider à la conformité avec les réglementations locales et spécifiques au pays en matière de santé et sécurité en Suisse, ainsi qu'avec les normes de sécurité et les politiques d'entreprise d'Exact Sciences.
• Aider à coordonner les évaluations ergonomiques, effectuer des évaluations et fournir des recommandations et ajustements si nécessaire.
• Aider à maintenir les programmes écrits et de formation EHS.
• Maintenir les fournitures de bureau et l'inventaire dans les limites budgétaires, y compris les fournitures d'urgence et de premiers secours.
• Promouvoir une relation positive par l'interaction avec les autorités réglementaires locales, si nécessaire.
• Soutenir les comités de sécurité EHS selon les besoins dans la coordination et la facilitation des réunions de sécurité, y compris la prise de procès-verbaux.
• Coordonner les efforts de réponse aux urgences (évacuation, déversement de matières dangereuses, etc.) et aider aux exercices et formations.
• Respecter la mission et les valeurs de l'entreprise par la responsabilité, l'innovation, l'intégrité, la qualité et le travail d'équipe.
• Soutenir et se conformer aux politiques et procédures du Système de Management de la Qualité de l'entreprise.
• Former et encadrer les membres de l'équipe, soutenir la documentation des processus écrits et contribuer aux améliorations des processus.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à prioriser des demandes concurrentes.
• Personne autonome avec la capacité de façonner la culture.
• Capacité à agir avec un état d'esprit inclusif et à modéliser ces comportements pour l'organisation.
• Maintenir une présence régulière et fiable.
• Respecter la mission et les valeurs de l'entreprise par la responsabilité, l'innovation, l'intégrité, la qualité et le travail d'équipe.
• Soutenir et se conformer aux politiques et procédures du Système de Management de la Qualité de l'entreprise.
• Maintenir une présence régulière et fiable.
• Capacité à agir avec un état d'esprit inclusif et à modéliser ces comportements pour l'organisation.
• Capacité à travailler selon un horaire désigné.
• Capacité à travailler de nuit et/ou les week-ends, selon les besoins.
• Capacité à faire des heures supplémentaires, selon les besoins.
• Capacité à travailler sur un appareil mobile, une tablette ou devant un écran d'ordinateur et/ou à taper environ 80 % d'une journée de travail typique.
• Capacité à travailler simultanément sur un ordinateur et un téléphone.
• Capacité à utiliser un téléphone via un casque.
• Capacité à travailler assis environ 70 % d'une journée de travail typique. Capacité à travailler debout environ 30 % d'une journée de travail typique.
• Capacité à soulever jusqu'à 50 livres environ 20 % d'une journée de travail typique.
• Capacité à saisir avec les deux mains ; pincer avec le pouce et l'index ; tourner avec la main/le bras ; atteindre au-dessus de la hauteur des épaules.
• Capacité à respecter les exigences applicables en matière d'équipement de protection individuelle.
• Capacité à voyager 10 % du temps de travail hors du lieu de travail, pouvant inclure des déplacements de nuit/week-end.

Qualifications minimales

• Diplôme d'études secondaires ou diplôme d'éducation générale (GED).
• Plus de 3 ans d'expérience dans un rôle administratif, d'hospitalité ou dans un environnement de bureau.
• Maîtrise des équipements de bureau (par exemple, télécopieurs et imprimantes).
• Compétences informatiques de base incluant la navigation Internet, l'utilisation des e-mails et le traitement de texte.
• Maîtrise de Microsoft Outlook, des macros Excel et des tableaux croisés dynamiques, ainsi que du publipostage Word.
• Capacité démontrée à accomplir les responsabilités essentielles du poste avec ou sans aménagement.
  
   

Qualifications préférées

• Familiarité avec Cloudgate ou des systèmes comparables de gestion des visiteurs.
• Familiarité avec la comptabilité SAP, la gestion financière.

Notre succès repose sur les expériences et perspectives d'une équipe diversifiée, et Exact Sciences favorise une culture où tous les employés peuvent se développer personnellement et professionnellement avec un sentiment de respect et d'appartenance. Si vous avez besoin d'un aménagement, veuillez nous contacter ici .

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