Assistant Gouvernance d'Entreprise

Assistant Gouvernance d'Entreprise

• Temps plein

Description de l'entreprise

Vitol est un leader dans le secteur de l'énergie avec une présence sur l'ensemble du spectre : du pétrole à l'électricité, en passant par les énergies renouvelables et le carbone. Depuis 40 bureaux dans le monde, nous cherchons à créer de la valeur tout au long de la chaîne d'approvisionnement énergétique, en utilisant notre envergure et notre compréhension du marché pour faciliter la transition énergétique. À ce jour, nous avons engagé plus de 2 milliards de dollars de capitaux dans des projets renouvelables, et identifions et développons des opportunités bas carbone à travers le monde.

Nos collaborateurs sont notre atout. Le talent est précieux pour nous et nous créons un environnement où chacun peut atteindre son plein potentiel, sans être freiné par la hiérarchie. Notre équipe compte plus de 65 nationalités et nous nous engageons à développer et maintenir une main-d'œuvre diversifiée. En savoir plus sur nous ici.

Description du poste

Nous recherchons un Assistant Gouvernance d'Entreprise proactif et attentif aux détails pour rejoindre notre équipe Gouvernance d'Entreprise à Genève. Le candidat retenu jouera un rôle important dans le soutien des opérations quotidiennes de l'équipe, en assurant le bon déroulement des processus et exigences de gouvernance. Une expérience préalable dans un cabinet d'avocats ou une étude notariale est un atout, mais pas obligatoire. Nous valorisons un fort sens des responsabilités, des compétences organisationnelles et un esprit collaboratif.

Responsabilités clés

Coordination de l'exécution des documents

• Gérer et suivre toutes les demandes d'exécution de documents par les administrateurs basés à Genève, en servant d'intermédiaire entre les équipes internes et les parties externes.
• Assurer la collecte en temps voulu des signatures et maintenir des registres précis de tous les documents exécutés.

Soutien à l'équipe juridique d'entreprise

• Aider à l'émission et à l'envoi des documents juridiques originaux, en garantissant une livraison sécurisée et rapide.
• Coordonner la notarisation, l'apostille et la traduction des documents selon les besoins, en liaison avec les autorités et prestataires concernés.
• Commander les statuts officiels et extraits du registre du commerce, en maintenant à jour les dossiers de l'entreprise.
• Fournir un soutien administratif pendant la saison des assemblées générales suisses, y compris la préparation et la circulation des procurations pour révision et approbation internes.
• Aider à l'organisation logistique des réunions et à la compilation des documents nécessaires.
• Superviser l'émission des tampons de l'entreprise, des nouveaux en-têtes de lettre, et gérer les formalités d'enregistrement postal pour la correspondance d'entreprise.
• Gérer les enregistrements et renouvellements des Identifiants d'Entité Juridique (LEI).

Traitement des factures

• Traiter et suivre toutes les factures d'entreprise liées aux notaires, registre du commerce, traductions et services LEI.
• Collaborer avec le service comptable pour assurer des paiements en temps voulu et une tenue de registres précise.

Archivage numérique et physique

• Maintenir des systèmes d'archivage organisés numériques et papier pour tous les documents d'entreprise, garantissant une récupération facile et la conformité aux politiques internes.
• Soutenir les activités d'archivage électronique, telles que l'utilisation d'Easygov et la création de comptes électroniques selon les besoins.

Qualifications

• Une expérience préalable dans un environnement juridique, notarial ou de gouvernance d'entreprise est un plus.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches, avec une grande attention aux détails.
• Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et expérience avec les systèmes d'archivage numériques.
• Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion.
• Capacité à suivre les instructions et à travailler en équipe.
• Attitude positive et volonté d'aider les collègues dans diverses tâches.
• Fiable, ponctuel et capable de gérer efficacement son temps.
• Maîtrise de l'anglais et du français.