Document Management Specialist

Your team

La division Operations couvre le traitement et le suivi pour tout type d’instrument financier et assure l’administration des fonds de placement. Elle soutient les autres divisions et fournit aux clients une qualité de service de premier plan, en s’appuyant sur des infrastructures modernes et robustes. 

En tant que membre du service Information Delivery au sein de notre division Operations, vous serez intégré/e dans le team Records Management. Vous rejoindrez ainsi un service qui réunit l’Output & Delivery Management et la Production Multimédia. 
En tant que Coordinateur de Production et de Projets, vous travaillerez en étroite collaboration avec nos partenaires internes pour garantir la production efficace et de qualité des documents contractuels du Groupe. Votre rôle consistera également à superviser les projets liés aux formulaires du Groupe, veillant ainsi à un suivi rigoureux. Vous jouerez un rôle clé en tant que point de contact central pour tous les besoins contractuels de Pictet, assurant le bon déroulement de nos processus de manière fluide et efficace.

Your role

Gestion de la production des documents contractuels du Groupe.
-    Recevoir et gérer les demandes de nouveaux documents ou de modifications de documents émanant des parties prenantes internes (front office, compliance et services juridiques au niveau groupe)
-    Collaborer avec notre service des langues pour les traductions nécessaires, garantissant la cohérence et la clarté de toute la documentation. 
-    Superviser le processus de mise en forme des documents pour qu'ils respectent nos normes de qualité.
-    Faciliter le processus d'approbation avec les demandeurs avant la publication.
-    Suivi en parallèle de plusieurs chantiers d’élaboration des documents. 
-    Contrôles de l’exécution et de la qualité tout au long du processus.

Suivi de projet concernant les formulaires et la gouvernance documentaire du Groupe
-    Suivi de projets concernant les formulaires du Groupe (mise en place de plannings, relance des différents interlocuteurs).
-    Suivi des projets de développement des différents outils et plateformes documentaires du Groupe impactant les documents contractuels (en collaboration avec l’informatique).
-    Coordination et suivi du cycle de vie des archives auprès des différentes entités du Groupe.

Your profile

-    Diplôme universitaire, HES, HEG ou formation jugée équivalente.
-    Excellent sens de la communication et aptitudes relationnelles, doté d’un esprit d’analyse, du sens du service et de l'organisation.
-    Excellentes connaissances des outils bureautiques, notamment Excel et Power Point.
-    Bonne connaissance de la documentation bancaire: un atout.
-    Bonne connaissance du langage html : un avantage.
-    Expérience de travail avec des logiciels de création de templates de documents (Communications Management) : un avantage.
-    Discrétion et respect de la confidentialité.
-    Français: courant ; anglais: courant.
-    Domicile en Suisse requis.

Note

We will not accept any CVs via agencies

DMS/DD/LC

Diversity & Inclusion

Pictet is an equal opportunity employer and is committed to creating a diverse environment. We respect all individuals and seek their inclusion in the workplace.