Coordinateur Administratif - Division du Marché Intérieur - VA 14/2025

L'Association Européenne de Libre Échange (AELE) recherche une personne dynamique pour rejoindre notre équipe de la DMI. En tant que membre clé de l'équipe, vous aurez l'opportunité de collaborer avec de nombreux acteurs.

L'AELE est une organisation intergouvernementale engagée à promouvoir le libre-échange et l'intégration économique entre ses quatre États membres : l'Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse. Avec des bureaux à Genève, Bruxelles et Luxembourg, le Secrétariat de l'AELE sert ces États en facilitant le développement de politiques, les négociations et la mise en œuvre des accords de libre-échange. Notre siège à Genève soutient le Conseil de l'AELE, tandis que notre bureau de Bruxelles gère l'Accord sur l'Espace Économique Européen (EEE) et aide les États membres à influencer la prise de décision de l'UE. De plus, notre bureau de Luxembourg contribue à l'évolution du système statistique européen.

Notre station de travail à Bruxelles est située dans la toute nouvelle Maison de l'AELE, qui accueille également deux de nos organisations sœurs : l'Autorité de Surveillance de l'AELE (ASA) et les Subventions de l'EEE et de la Norvège (FMO). Ce poste est ouvert aux ressortissants de tous les États membres de l'AELE (Islande, Liechtenstein, Norvège et Suisse) et de l'UE. 

La Division du Marché Intérieur (DMI) du Secrétariat est responsable de servir les États de l'EEE AELE dans leur travail lié à l'Accord EEE. Cela implique à la fois de surveiller et d'influencer la législation en cours du côté de l'UE et de faciliter l'incorporation en temps voulu de la législation pertinente adoptée de l'EEE dans l'Accord EEE. Le champ de responsabilité couvre tous les domaines politiques de l'Accord EEE et inclut la libre circulation des biens, des services, des capitaux et des personnes, ainsi que des domaines horizontaux pertinents aux quatre libertés. La Division se compose de 22 personnes, y compris 2 Coordinateurs Administratifs.

Les Coordinateurs Administratifs jouent un rôle central dans la DMI. Nous recherchons un joueur d'équipe très motivé qui est prêt à relever des défis et à fournir un soutien administratif étendu et une assistance au Directeur et au Directeur Adjoint, aux collègues de la DMI et à ses partenaires externes. Le candidat sélectionné devra démontrer un haut niveau d'indépendance et de proactivité et être capable de travailler efficacement sous pression tout en jonglant avec une variété de tâches à tout moment.

Les principales tâches du candidat retenu seront les suivantes :  

• Assister les collègues de la DMI dans les préparatifs des réunions, y compris la rédaction des ordres du jour et des rapports, la production de statistiques et de synthèses, l'édition et la mise en forme des documents  
• Collecte et coordination des contributions à divers processus et documents liés à la gestion de l'Accord EEE, provenant de partenaires internes et externes, en veillant à la qualité et au respect des délais 
• Fournir un soutien sur place et gérer les arrangements logistiques (internes et externes) lors des réunions et séminaires 
• Relire les rapports et autres documents pertinents en anglais 
• Tenir à jour la base de données de contacts et les listes de diffusion de la DMI  
• Distribuer, finaliser et publier les documents pertinents, et mettre à jour le site web de l'AELE, le portail (intranet) et l'extranet 
• Collaboration étroite et soutien d'autres coordinateurs au sein de la DMI et de l'AELE selon les besoins 
• Gestion des factures et des dépenses pour la DMI 
• Coordination interne avec la Division Administration concernant les absences et autres questions pratiques 

Le candidat retenu doit être prêt à assumer d'autres tâches si nécessaire. 

• Un diplôme universitaire, un diplôme ou un certificat pertinent  
• Connaissance et intérêt pour les affaires de l'UE et l'Accord EEE 

• Minimum 3 ans d'expérience de travail administratif de préférence dans un environnement international 
• Expérience dans les affaires de l'UE 
• Expérience de l'édition et de la relecture en anglais 
• Expérience de la production de statistiques et de tableaux de synthèse dans Excel 
• Expérience dans l'organisation de réunions et d'événements 
• Expérience d'un rôle de coordination  

• Excellentes compétences organisationnelles, de communication et de résolution de problèmes 
• Compétences informatiques complètes, y compris Microsoft Office et en particulier Word et Excel 
• Capacité à prioriser les tâches et à gérer des demandes conflictuelles  
• Connaissance des systèmes de gestion de documents et de traitement des cas  
• Attitude positive et proactive 
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais 
• Un sens du détail et une capacité à gérer plusieurs tâches à la fois 
• Capacité à maintenir la confidentialité et à faire preuve de discrétion 
• Un apprenant rapide qui est moteur d'amélioration continue des processus 

• Maîtrise de l'anglais écrit et parlé 
• La connaissance du français et d'autres langues de l'AELE/UE serait un atout 

L'AELE offre un environnement de travail dynamique et diversifié avec la possibilité de travailler au sein d'une équipe de personnes hautement qualifiées. Ici, vous ferez partie d'une organisation fondée sur le professionnalisme, la coopération, la confiance, la responsabilité et le respect. Grâce à sa politique de recrutement, le Secrétariat de l'AELE souhaite garantir la diversité en termes de genre, d'âge et de culture.  

L'AELE propose également :  

• Des opportunités de carrière et d'apprentissage internationales  
• Un environnement inclusif avec une grande considération pour les différences culturelles  
• Un package d'avantages compétitif (des conditions fiscales favorables peuvent s'appliquer)  
• Un généreux régime de congés, y compris une période de fermeture pendant Noël   
• Assurances médicales, vie, invalidité et voyage  
• Un fonds d'épargne pour aider à la planification de la retraite  
• Des frais de formation linguistique  

Grade : B4  

• Salaire de départ annuel : 55 669,80 EUR 
• Salaire de départ mensuel : 4 639,15 EUR 

Les nominations se font normalement au premier échelon du grade. Le Secrétaire Général se réserve le droit de nommer un candidat à un niveau différent de celui annoncé. 

Ce poste est ouvert aux ressortissants de tous les États membres de l'AELE (Islande, Liechtenstein, Norvège et Suisse) et de l'UE. 

Les candidats doivent postuler via l'outil de recrutement en ligne de l'AELE. Veuillez noter que seules les candidatures reçues via notre outil web seront prises en compte.  Si vous avez un proche (tel qu'un partenaire, un parent, un frère, une sœur, un enfant ou un autre membre de la famille proche) travaillant actuellement à l'AELE au moment de votre candidature, vous êtes tenu d'informer les Ressources Humaines de l'AELE dans le cadre de votre processus de candidature.

Pour plus d'informations sur ce poste, veuillez contacter :  

• Sur le fond : Mme Gunnthora Erlingsdottir, Directrice Adjointe de la DMI, gunnthora.erlingsdottir@efta.int
• Sur le processus : Support RH,  HR.support@efta.int   

 
Date limite de candidature : 24 août 2025