Coordinateur du Support aux Commissions et Programmes

Coordinateur du Support aux Commissions & Programmes (Genève - Suisse)

Rejoignez la Division Mobilité & Durabilité de la FIA et jouez un rôle dans le soutien de nos initiatives mondiales ! Vous serez au cœur de la coordination des Commissions Mobilité de la FIA et des programmes associés, contribuant à façonner l'avenir de la gouvernance, du plaidoyer et de la durabilité.

En tant que Coordinateur du Support aux Commissions & Programmes, vous aurez un rôle central en fournissant un soutien opérationnel, administratif et de secrétariat pour assurer l'organisation et la coordination efficaces des activités du département. Vous serez responsable d'assister à la préparation, à la logistique et à la documentation des réunions des organes de gouvernance et de soutenir les parties prenantes clés. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'Assistant Exécutif (AE) du SG & le Coordinateur WCAMT ainsi qu'avec le Responsable des Commissions & Programmes. Ce poste requiert un haut degré d'organisation, de précision et de discrétion.

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS :

SOUTIEN ADMINISTRATIF ET AUX PROGRAMMES

• Travailler en étroite coordination avec l'AE & le Coordinateur WCAMT pour assurer la cohérence dans la planification, la gestion des documents et le flux d'informations au sein de la Division Mobilité & Durabilité.
• Fournir une assistance administrative diverse (calendrier, logistique des réunions, dépenses, gestion des voyages, factures, présentations, etc.) et gérer de manière proactive tout changement de dernière minute.
• Assister le Responsable des Commissions & Programmes dans la coordination des projets et initiatives sous les volets Plaidoyer et Durabilité.
• Assurer une liaison régulière avec les départements internes (Finance, Événements, Juridique, etc.) et les parties prenantes externes, y compris les Clubs Membres de la FIA et les partenaires externes.

COORDINATION DES COMMISSIONS ET SOUTIEN AU SECRÉTARIAT

• Aider à la préparation des notes de réservation de date, des ordres du jour et des documents de travail pour les Commissions Mobilité et Durabilité (WCAMT, ProCom, CHI, FMC, etc.).
• Coordonner la logistique des réunions (Teams, en présentiel, hybride).
• Assurer la diffusion en temps utile des documents et le suivi des actions.
• Maintenir des bases de données précises des membres des Commissions et des mandats.
• Soutenir la compilation des listes de vote, des registres de présence, des archives documentaires, et assister à la préparation des votes électroniques.
• Appuyer le suivi des actions et décisions issues des organes de gouvernance.

PROFIL :

• Diplôme universitaire ou d'enseignement supérieur (administration des affaires, relations internationales, droit ou domaine connexe). Une formation professionnelle ou une certification pertinente est un plus.
• 2 à 4 ans d'expérience pertinente dans un rôle administratif, de coordination ou de soutien de projet.
• Une expérience dans des organisations internationales ou basées sur l'adhésion est souhaitable.
• Maîtrise de l'anglais requise. Des langues supplémentaires sont un atout.
• Excellente maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Expérience avec Teams, SharePoint et plateformes collaboratives.

Compétences :

• Excellentes compétences organisationnelles, de coordination et de gestion du temps.
• Solides capacités de communication écrite et de préparation de documents.
• Attention aux détails, rigueur et fiabilité, notamment sous des délais serrés.
• Capacité à coordonner plusieurs projets simultanément et à gérer les informations confidentielles avec discrétion.
• Finesse, diplomatie, discrétion, esprit d'équipe et adaptabilité.

Date limite de candidature : 5 novembre 2025

Ce poste est basé dans les bureaux de la FIA à Genève.

Si vous avez un haut degré d'organisation, de discrétion et l'expérience professionnelle requise, veuillez nous envoyer votre CV et lettre de motivation.

La FIA est un employeur garantissant l'égalité des chances, engagé à construire une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Nous accueillons et encourageons les candidatures de tous les candidats qualifiés.