Administrateur de bureau, Hear the World Foundation
Infos sur l'emploi
- Date de publication :01 septembre 2025
- Taux d'activité :100%
- Type de contrat :Durée indéterminée
Résumé de l'emploi
Le poste d'Administrateur de bureau à Staefa offre une opportunité enrichissante.
Tâches
- Assurer la gestion efficace des opérations de la fondation.
- Coordonner les réunions et préparer la documentation nécessaire.
- Gérer les correspondances et le soutien aux événements internes.
Compétences
- Minimum 3 ans d'expérience administrative en environnement international.
- Compétences avancées en MS Office et gestion financière.
- Capacité à travailler avec des parties prenantes diverses.
Est-ce utile ?
Staefa, Suisse
Administrateur de bureau, Hear the World Foundation
Objectif du poste
Assurer le fonctionnement efficace et efficient de la Fondation, en mettant l'accent sur les fonctions clés de gouvernance, la gestion du bureau et le soutien aux équipes de portefeuille et d'engagement. Le rôle est responsable de la gestion des processus de gouvernance de la Fondation et de la facilitation des opérations quotidiennes.
Tâches & Responsabilités
Administration de la gouvernance de la Fondation
Coordonner et exécuter tous les sujets administratifs nécessaires au rapport annuel aux autorités fédérales.
Préparer et organiser les réunions du Conseil d'administration et la documentation associée.
Gérer les arrangements de voyage pour les réunions de gouvernance et de direction.
Agir en tant que liaison avec le Directeur Général pour toutes les tâches administratives liées à la gouvernance de la Fondation.
Maintenir des dossiers précis et complets pour soutenir la gestion numérique des connaissances.
Gestion du bureau
Gérer toute la correspondance et la documentation de la Fondation.
Assister à la planification et à l'exécution des projets liés au bureau et des événements internes.
Soutenir les activités de gestion des parties prenantes et des donateurs.
Aider à organiser la représentation de la Fondation lors d'événements d'engagement externes.
Soutenir la préparation du budget, le traitement des factures et le suivi des dépenses.
Aider à gérer et améliorer les outils et systèmes informatiques pour renforcer la capacité opérationnelle.
Votre profil
- Minimum 3 ans dans un rôle administratif ou opérationnel pertinent, de préférence dans un environnement international.
- Maîtrise de l'anglais et de l'allemand (écrit et parlé).
- Connaissance des outils de gestion financière et de projet.
- Compétences avancées en MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) ; volonté d'apprendre de nouveaux outils.
Compétences
Compétences personnelles
Très organisé, structuré et efficace avec de solides compétences en planification et mise en œuvre.
Esprit proactif avec un haut niveau d'autogestion et d'initiative.
Attention exceptionnelle aux détails, précision et fiabilité.
Intérêt sincère pour le travail de la Fondation et volonté d'excellence opérationnelle.
Compétences sociales
Solides compétences interpersonnelles ; personnalité amicale et engageante.
Joueur d'équipe collaboratif qui aime travailler avec des parties prenantes internes et externes diverses.
Cosmopolite avec une forte conscience et sensibilité interculturelles.
Principes de leadership
Se diriger soi-même : apprenant curieux, engagé et autonome.
Diriger le système : axé sur les priorités, cherchant continuellement des améliorations.
Compétences professionnelles
Expérience avérée dans les opérations de fondation ou d'organisme à but non lucratif dans un contexte international.
À l'aise avec la gestion budgétaire et la prise de décisions conscientes des coûts.
Expérience de travail dans ou avec des organisations ou entreprises internationales.
