Assistant(e) de direction

Votre équipe

Pictet Wealth Management combine plus de 220 ans d'héritage bancaire suisse avec une expertise mondiale en investissement. Le groupe de services financiers détenu par ses partenaires offre une gamme complète de services pour les particuliers et familles fortunés, incluant des solutions d'investissement discrétionnaires et consultatives ainsi que des services de family office.

Il s'agit d'un poste à temps plein d'Assistant(e) de direction basé au siège à Genève, rendant compte au Responsable de la zone PWM Moyen-Orient & Afrique (MEA).

Votre rôle

• Opérer de manière totalement confidentielle avec un haut niveau de discrétion, d'autonomie et de proactivité dans l'intérêt du Responsable de la zone MEA et de la zone, le cas échéant, tout en améliorant l'efficacité et en rationalisant les processus.
• Responsable des tâches administratives pour soutenir le Responsable de la zone MEA dans ses activités quotidiennes et faciliter le bon fonctionnement de la gestion de la zone.
• Gérer la boîte de réception du Responsable de zone, y compris rediriger et répondre de manière appropriée.
• Gérer les agendas et organiser les réunions pour le Responsable de zone et la zone, y compris la collecte et la distribution des documents de réunion (tels que réunions d'équipe, comités exécutifs, assemblées générales, séminaires, formations pour les employés de la zone MEA et autres réunions avec des parties externes).
• Prendre occasionnellement les procès-verbaux des réunions et distribuer les points clés abordés ainsi que les actions à entreprendre.
• Préparer des présentations PowerPoint et des rapports Excel à des fins internes ou externes, ainsi que des communications aux employés de la zone.
• Organiser tous les itinéraires de voyage pour le Responsable de zone et occasionnellement pour d'autres membres du comité exécutif MEA.
• Gérer les factures de voyage et des fournisseurs et soumettre les notes de frais.
• Coordonner avec les prestataires tiers, notamment pour la coordination des réunions.
• En coordination avec le Chef de cabinet et si nécessaire, organiser toutes les formations et réunions d'introduction nécessaires pour les nouveaux arrivants dans la zone, coordonner avec les équipes concernées et escalader les problèmes pour assurer une intégration fluide.
• Assister aux projets et événements de la zone (assemblées générales, séminaires, etc.) en s'occupant de la sélection des lieux, des réservations, de la restauration et de la logistique.
• Soutenir les collaborateurs directs du Responsable de zone dans l'organisation de réunions complexes et, selon les besoins, dans des petits projets ponctuels tels que la collecte de diverses informations (demandes spécifiques, événements marketing…) et leur compilation ainsi que le suivi des demandes du Responsable de zone.
• Établir de solides relations de travail avec les équipes PWM MEA, les autres assistants exécutifs et divers intervenants.

Votre profil

• Proactif et ingénieux, capable de travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe au sein de la zone MEA.
• Haut niveau de discrétion et confidentialité.
• Excellentes compétences organisationnelles, avec fortes capacités de résolution de problèmes et capacité à gérer plusieurs tâches et prioriser.
• Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'Assistant(e) de direction soutenant des parties prenantes senior dans un environnement d'entreprise multiculturel.
• Qualification professionnelle : titulaire d'un CFC ou d'une qualification équivalente.
• La connaissance ou l'expérience dans le secteur des services financiers est un atout.
• Véritable joueur d'équipe qui est flexible, capable de travailler efficacement sous pression, de construire des relations positives avec tous les intervenants et ouvert à l'apprentissage et à la prise de nouvelles responsabilités.
• À l'aise avec un niveau intermédiaire sur les logiciels bureautiques standards (Word, Excel et PowerPoint) et capable de s'adapter à de nouveaux systèmes.
• Doit résider en Suisse ou être disposé à déménager.
• Maîtrise courante de l'anglais et du français.

Réf : EA/YB/FT

Note

Diversité & Inclusion

Pictet est un employeur garantissant l'égalité des chances et s'engage à créer un environnement diversifié. Nous respectons toutes les personnes et cherchons leur inclusion sur le lieu de travail.