Assistant Personnel/Équipe (EP-AGS-CA-2025-234-LD)

Description de l'entreprise

Au CERN , l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire, des physiciens et des ingénieurs explorent la structure fondamentale de l'univers. En utilisant les instruments scientifiques les plus grands et les plus complexes au monde, ils étudient les constituants de base de la matière - des particules fondamentales qui sont mises en collision à une vitesse proche de celle de la lumière. Ce processus donne aux physiciens des indices sur la façon dont les particules interagissent et fournit des aperçus des lois fondamentales de la nature.

Description du poste

Introduction :

Au sein du Département de Physique Expérimentale ( EP ), Groupe Administration et Services Généraux (AGS), vous rejoindrez le Bureau Administratif Départemental (DAO), qui fournit un soutien centralisé au Département, y compris des services dédiés à sa Direction. Le bureau joue un rôle clé dans la gestion du cycle de vie de diverses catégories de personnel EP, travaillant en étroite collaboration avec les parties prenantes internes et d'autres services du CERN pour assurer le bon déroulement des formalités administratives conformément aux règles et procédures administratives du CERN. Le DAO contribue au bon fonctionnement du Département par une communication claire, une gestion discrète des informations confidentielles et une coordination efficace des flux de travail internes.

Fonctions :

• Agir en tant que service de support de première ligne pour diverses catégories de personnel au sein du département, les accompagnant de l'intégration à la sortie.
• Coordonner le suivi des contrats et préparer la documentation d'enregistrement.
• Traiter les demandes administratives liées aux congés, aux déplacements et à diverses réclamations et gérer les affaires administratives internes.
• Maintenir et mettre à jour les dossiers, fichiers partagés, archives et contenus web pour garantir que l'information reste précise et facilement accessible.
• Gérer les documents confidentiels avec discrétion et assurer la circulation fluide et en temps voulu des informations au sein du département.
• Se tenir à jour des règles et procédures administratives du CERN, en travaillant étroitement avec les collègues et autres services pour garantir leur application précise et cohérente.
• Soutenir l'organisation et la coordination logistique des réunions et événements, selon les besoins.
• Contribuer à la continuité du service en fournissant un soutien mutuel et un relais au sein de l'équipe.

Qualifications

Certificat technique ou éducation secondaire générale ou expérience pertinente équivalente dans le domaine de l'administration générale ou un domaine connexe.

Expérience :

• Expérience démontrée dans un rôle administratif au sein d'un environnement international.
• Expérience dans la fourniture de service client ou de support de première ligne à une grande communauté.
• Capacité avérée à travailler efficacement dans un environnement dynamique orienté équipe.
• Familiarité avec la maintenance et la mise à jour de sites web ou bases de données.
• Expérience en coordination d'événements et support logistique ; une expérience en gestion d'événements est un atout important.

Compétences techniques :

• Travail de secrétariat.
• Service client.
• Connaissance des règles et procédures administratives.
• Organisation et gestion d'événements.
• Utilisation des suites bureautiques.

Compétences comportementales :

• Travail en équipe : contribuer à promouvoir une atmosphère positive dans l'équipe par une attitude optimiste et constructive ; traiter les problèmes.
• Communication efficace : adopter une approche proactive pour résoudre les différends ; traiter les conflits de manière constructive ; fournir aux autres des informations en temps utile.
• Démonstration de flexibilité : s'adapter rapidement et avec ingéniosité aux priorités et exigences changeantes.
• Démonstration de responsabilité : présenter les informations avec précision et objectivité ; travailler consciencieusement et de manière fiable ; tenir ses promesses ; maintenir la confidentialité.
• Atteinte des résultats : avoir une approche structurée et organisée du travail ; être capable de définir des priorités et planifier les tâches en gardant les résultats à l'esprit.

Compétences linguistiques :

Anglais parlé et écrit, avec un engagement à apprendre le français.

Informations supplémentaires

Éligibilité et date limite :

La diversité fait partie intégrante de la mission du CERN depuis sa création et est une valeur établie de l'Organisation. Employer une main-d'œuvre diversifiée est au cœur de notre succès. Nous accueillons les candidatures de tous les États membres et États membres associés .

Ce poste sera pourvu dès que possible, et les candidatures doivent normalement nous parvenir au plus tard le 26.11.2025 à 23:59 CET.

Conditions d'emploi :

Type de contrat : Contrat à durée déterminée (2 ans). Sous certaines conditions, les titulaires de contrats à durée déterminée peuvent postuler à un poste indéfini.

Heures de travail : 40 heures par semaine

Flexibilité du poste : Entièrement sur site

Grade du poste : 3-4

Référence du poste : EP-AGS-CA-2025-234-LD

Domaine de travail : Services de soutien (Finance, RH, Juridique, Approvisionnement)

Intitulé de poste de référence : Assistant Personnel/Équipe