Assistant

OBJECTIFS DU PROGRAMME

Le Bureau pays de l'OMS en Papouasie-Nouvelle-Guinée travaille en étroite collaboration avec le Département national de la santé et d'autres partenaires de développement et parties prenantes pour promouvoir les objectifs sanitaires mondiaux et régionaux afin d'assurer une bonne santé aux citoyens de Papouasie-Nouvelle-Guinée. Les priorités stratégiques incluent : 1) atteindre des résultats sanitaires durables ; 2) renforcer les systèmes de santé ; et 3) la préparation aux urgences, la surveillance et la sécurité sanitaire.

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Dans le cadre de l'autorité déléguée, le titulaire se voit confier tout ou partie des responsabilités suivantes :

1. Recevoir, filtrer, suivre et distribuer la correspondance entrante, en y joignant les informations de fond ou le dossier connexe, et en la transmettant au personnel concerné, en attirant leur attention sur des questions/problèmes spécifiques si nécessaire.

2. Rédiger des réponses à la correspondance générale et administrative sur la base d'instructions ou de sa propre initiative et finaliser cette correspondance.

3. Utiliser GSM/SAP Concur pour préparer les demandes de voyage pour les déplacements officiels de l'OMS. Effectuer les réservations de vols et d'hôtels, préparer les dossiers de voyage et gérer d'autres questions connexes selon les demandes ou de sa propre initiative.

4. Initier, via le module d'approvisionnement Oracle/GSM, des contrats pour consultants, des accords de prestation de travail (APW) et d'autres modalités contractuelles. Surveiller et enregistrer la réception des livrables et initier et suivre les paiements selon les besoins. Initier, via le module d'approvisionnement Oracle/GSM, des demandes d'achat de biens, et surveiller la réception des livrables.

5. En collaboration avec le personnel administratif supérieur, surveiller les échéances, rappeler aux membres du personnel ces échéances et s'assurer que la correspondance et les requêtes reçoivent une réponse en temps utile.

6. Taper, corriger la langue et la grammaire, corriger et formater, conformément aux styles de l'OMS et du département, les rapports techniques et documents, les matériaux tabulaires et aider à la préparation des présentations.

7. Obtenir des documents et informations auprès de sources internes et externes selon les besoins ; effectuer des recherches d'information (bibliothèque, internet) sur demande.

8. Maintenir les systèmes de classement, en veillant à ce que toutes les activités soutenues soient traçables et accessibles selon les besoins.

9. Filtrer et recevoir les visiteurs et appels téléphoniques avec tact et discrétion, prendre des rendez-vous, répondre aux questions et/ou rediriger les visiteurs et appelants avec diplomatie et courtoisie, en obtenant des informations de fond sur l'objet des rendez-vous.

10. Soutenir l'organisation des réunions d'équipe, ateliers, séminaires, etc., y compris la saisie des listes de participants, la préparation des demandes de voyage, lettres d'invitation, dossiers, présentations et diapositives, la réservation des salles de réunion et de l'hébergement hôtelier.

11. Remplacer d'autres membres du personnel de soutien selon les besoins.

12. Exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins ou instructions, y compris le soutien à d'autres domaines de travail et équipes au sein du département, selon les besoins.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essentiel : Achèvement de l'enseignement secondaire ou équivalent.

Expérience

Essentiel : Au moins 3 ans d'expérience pertinente dans des rôles de secrétariat ou administratif.

Souhaitable : Expérience pertinente à l'OMS ou dans une autre agence de l'ONU est un atout. Expérience des systèmes ERP basés sur Oracle ou autres est un atout.

Compétences

Bonne organisation et large éventail de compétences de bureau.

Bonne connaissance et compétences dans l'utilisation de divers logiciels de bureau et informatiques.

Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler de manière autonome lorsque nécessaire.

Le travail nécessite l'utilisation de logiciels de traitement de texte ou autres logiciels, ainsi que d'équipements de bureau standard.

Formation formelle ou autodidacte à l'utilisation des logiciels de bureau standard.

Formation aux systèmes ERP basés sur Oracle ou autres est un atout.

Le travail nécessite l'utilisation des outils de traitement de texte pour créer, éditer, formater et imprimer la correspondance et les documents ; des logiciels de tableur et de présentation visuelle ; une utilisation intensive du courrier électronique et des logiciels de planification pour améliorer les communications internes et externes ; Oracle/GSM pour les questions administratives.

Compétences OMS

Travail d'équipe

Respect et promotion des différences individuelles et culturelles

Communication

Connaissance et gestion de soi

Production de résultats

Modèle de compétences globales renforcé de l'OMS : who-enhanced-competence.pdf

Utilisation des compétences linguistiques

Excellente connaissance de l'anglais écrit et parlé ainsi que de la langue locale.

Autres compétences

Le travail nécessite l'utilisation de logiciels de traitement de texte ou autres logiciels, ainsi que d'équipements de bureau standard. Formation formelle ou autodidacte à l'utilisation des logiciels de bureau standard. Formation aux systèmes ERP basés sur Oracle ou autres est un atout. Le travail nécessite l'utilisation des outils de traitement de texte pour créer, éditer, formater et imprimer la correspondance et les documents ; des logiciels de tableur et de présentation visuelle ; une utilisation intensive du courrier électronique et des logiciels de planification pour améliorer les communications internes et externes ; Oracle/GSM pour les questions administratives.

RÉMUNÉRATION

L'OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un package de rémunération attractif, qui pour le poste ci-dessus comprend un salaire de base net annuel à partir de 45 625 PGK (sous réserve des déductions obligatoires pour les cotisations de pension et l'assurance maladie, selon le cas) et 30 jours de congé annuel.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Cette offre d'emploi peut être utilisée pour pourvoir d'autres postes similaires au même niveau de grade
• Seuls les candidats sérieusement envisagés seront contactés.
• Un test écrit et/ou une évaluation vidéo asynchrone peuvent être utilisés comme forme de sélection.
• Dans le cas où votre candidature est retenue pour un entretien, vous devrez fournir, à l'avance, une copie numérisée des diplômes/certificats requis pour ce poste. L'OMS ne considère que les qualifications d'enseignement supérieur obtenues auprès d'une institution accréditée/reconnue dans la Base mondiale des établissements d'enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l'Association internationale des universités (IAU)/Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.
• Conformément à l'article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l'emploi du personnel est la nécessité d'assurer les normes les plus élevées d'efficacité, de compétence et d'intégrité. Une attention particulière sera accordée à l'importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible.
• Toute nomination/prolongation de nomination est soumise au Règlement du personnel, aux Règles du personnel et au Manuel de l'OMS.
• L'OMS s'engage à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L'OMS recrute et emploie du personnel indépendamment du statut de handicap, du sexe, de l'identité de genre, de l'orientation sexuelle, de la langue, de la race, de l'état civil, des origines religieuses, culturelles, ethniques et socio-économiques, ou de toute autre caractéristique personnelle.
• L'OMS s'engage à atteindre la parité entre les sexes et la diversité géographique dans son personnel. Les femmes, les personnes en situation de handicap et les ressortissants des États membres non représentés et sous-représentés (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) sont fortement encouragés à postuler.
• Les personnes en situation de handicap peuvent demander des aménagements raisonnables pour permettre leur participation au processus de recrutement. Les demandes d'aménagement raisonnable doivent être envoyées par courriel à reasonableaccommodation@who.int
• Un dossier impeccable d'intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel. L'OMS est fière d'avoir une main-d'œuvre qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s'engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l'OMS.
• L'OMS a une tolérance zéro envers l'exploitation et les abus sexuels (SEA), le harcèlement sexuel et d'autres types de conduites abusives (c'est-à-dire discrimination, abus d'autorité et harcèlement). Tous les membres du personnel de l'OMS ont un rôle à jouer pour promouvoir un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l'OMS tout cas avéré ou suspecté de SEA, de harcèlement sexuel et d'autres types de conduites abusives. Pour s'assurer que les personnes ayant un historique avéré de SEA, de harcèlement sexuel ou d'autres types de conduites abusives ne soient pas embauchées par l'Organisation, l'OMS effectuera une vérification des antécédents des candidats finaux.
• L'OMS a un environnement sans tabac et ne recrute pas de fumeurs ni d'utilisateurs de toute forme de tabac.
• Pour des informations sur les opérations de l'OMS, veuillez visiter : http://www.who.int.
• L'OMS offre également une large gamme d'avantages au personnel, y compris un congé parental et des aménagements de travail flexibles attractifs pour aider à promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et permettre à tous les membres du personnel d'exprimer et de développer pleinement leurs talents.
• L'âge légal de départ à la retraite pour les nominations au personnel est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui sont censés terminer la durée du mandat seront normalement pris en considération.
• Veuillez noter que les contrats de l'OMS sont conditionnés à ce que les membres du personnel confirment qu'ils sont vaccinés comme requis par l'OMS avant d'entreprendre une mission OMS, sauf si une condition médicale ne permet pas cette vaccination, certifiée par les Services de santé et de bien-être du personnel de l'OMS (SHW). Le candidat retenu devra fournir des preuves pertinentes liées à cette condition. Une copie de la carte de vaccination mise à jour doit être partagée avec le service médical de l'OMS lors du processus d'autorisation médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccinations spécifiques pour l'entrée ou la sortie. Par exemple, une preuve officielle/certification de vaccination contre la fièvre jaune est requise pour entrer dans de nombreux pays. Les recommandations vaccinales spécifiques à chaque pays peuvent être consultées sur le site de l'OMS sur les voyages internationaux et la santé du personnel. Pour les questions liées à la vaccination, veuillez contacter directement SHW à shws@who.int.
• Ce poste est soumis à un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de déplacement locale du lieu d'affectation.
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