Associé au programme

OBJECTIFS DU PROGRAMME

Le Bureau pays de l'OMS en Papouasie-Nouvelle-Guinée travaille en étroite collaboration avec le Département national de la santé et d'autres partenaires de développement et parties prenantes pour promouvoir les objectifs sanitaires mondiaux et régionaux afin d'assurer une bonne santé aux citoyens de Papouasie-Nouvelle-Guinée. Les priorités stratégiques incluent : 1) atteindre des résultats sanitaires durables ; 2) renforcer les systèmes de santé ; et 3) la préparation aux urgences, la surveillance et la sécurité sanitaire.

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Le titulaire exécutera tout ou partie des responsabilités suivantes, ainsi que d'autres tâches connexes selon les besoins du bureau.

Financier

1. Examiner les documents d'engagement, effectuer des rapprochements et préparer des rapports, selon les besoins.

2. Examiner et traiter les transactions dans le système de planification des ressources d'entreprise et faire le suivi avec les parties concernées sur la réception des livrables et la finalisation des paiements.

3. Surveiller les aspects de la mise en œuvre des activités du pays (tels que les délais, les fonds pour le budget du projet/programme, et les dépenses financières) conformément au plan de travail national approuvé, en attirant l'attention du superviseur sur les problèmes, incohérences et retards.

4. Faciliter la gestion complète des DFC, y compris effectuer des revues financières des rapports techniques et financiers, assurer la conformité avec les règles financières de l'OMS, et la liquidation en temps voulu des DFC en suspens.

5. Exécuter des activités d'assurance DFC, telles que des revues de bureau et des contrôles ponctuels, pour vérifier l'utilisation appropriée des fonds et fournir une assurance qualité sur les livrables avant le paiement final.

6. Surveiller et gérer les engagements dans le système ERP, en veillant à ce que tous les engagements en suspens (Pos, Tas, et DFC) soient régulièrement rapprochés, réglés ou reportés en accord avec le cycle budgétaire.

Administratif

7. Soutenir la préparation et le suivi des plans de travail de l'équipe dans le système de planification des ressources d'entreprise.

8. Examiner et réviser divers documents contractuels, émettre des numéros PTAEO, affecter des fonds, et vérifier et valider les demandes de paiement. Aider à surveiller le niveau de personnel du bureau, suivre toutes les extensions et renouvellements de contrats, vérifier et s'assurer que les fonds sont disponibles pour le contrat proposé, et garantir que le renouvellement des contrats du personnel est effectué en temps utile, en maintenant et mettant à jour le plan RH du bureau en conséquence.

9. Vérifier, engager et valider les demandes d'achat de services et d'équipements, en travaillant en étroite collaboration avec les collègues concernés pour s'assurer que les services commandés sont appropriés.

10. Suivre/administrer le système de support/réponse client de l'équipe et le flux d'informations, en surveillant et en assurant le traitement des demandes et de la correspondance.

11. Fournir un soutien administratif à l'organisation des réunions internes et externes, y compris la préparation des lettres d'invitation, la compilation de la documentation, les estimations de coûts et les demandes de voyage, la distribution des documents, et la liaison avec les participants et autres parties prenantes.

12. Établir et/ou maintenir le système de classement électronique de l'équipe pour les documents techniques et la correspondance.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essentiel : Équivalent à l'obtention du diplôme d'études secondaires

Souhaitable : Une formation en planification des ressources d'entreprise (ERP) est souhaitable. Une formation supplémentaire en gestion financière, comptabilité et administration serait un avantage. Des compétences supplémentaires en tableurs, Power BI et rédaction de rapports sont préférées.

Expérience

Essentiel : Au moins huit ans d'expérience dans l'assistance administrative à la mise en œuvre et à la gestion de programmes.

Souhaitable : Une expérience dans une organisation des Nations Unies est souhaitable.

Compétences

Connaissance des procédures de bureau de l'OMS et capacité à acquérir des connaissances, comprendre et appliquer les politiques, règles et règlements de l'OMS.

Bonnes compétences interpersonnelles et en communication, tact, diplomatie et bon jugement.

Capacité à analyser et interpréter la documentation source et les données.

Capacité à rédiger la correspondance, les résumés de réunions et les notes pour le dossier.

Bonnes compétences en dactylographie et capacité à prendre la dictée à la vitesse requise.

Capacité à discerner le routinier du non routinier.

Capacité à travailler harmonieusement en équipe, à s'adapter à des milieux éducatifs et culturels divers et à maintenir un haut niveau de conduite personnelle.

Compétences OMS

Modèle de compétences globales renforcé de l'OMS :

Travail d'équipe

Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles

Communication

Produire des résultats

Avancer dans un environnement en évolution

Utilisation des compétences linguistiques

Essentiel : Excellente connaissance de l'anglais.

Autres compétences

Maîtrise des applications standard MS Office.

RÉMUNÉRATION

L'OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un package de rémunération attractif, qui pour le poste ci-dessus comprend un salaire de base annuel net à partir de 67 907 PGK (sous réserve des déductions obligatoires pour les cotisations de pension et l'assurance maladie, selon le cas) et 30 jours de congé annuel.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Cette annonce de vacance peut être utilisée pour pourvoir d'autres postes similaires au même niveau de grade
• Seuls les candidats sérieusement envisagés seront contactés.
• Un test écrit et/ou une évaluation vidéo asynchrone peuvent être utilisés comme forme de sélection.
• Dans le cas où votre candidature est retenue pour un entretien, vous devrez fournir, à l'avance, une copie numérisée des diplômes/certificats requis pour ce poste. L'OMS ne considère que les qualifications d'enseignement supérieur obtenues auprès d'une institution accréditée/reconnue dans la Base mondiale des établissements d'enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l'Association internationale des universités (IAU)/Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront une révision individuelle.
• Conformément à l'article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l'emploi du personnel est la nécessité d'assurer les plus hauts standards d'efficacité, de compétence et d'intégrité. Une attention particulière sera accordée à l'importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible.
• Toute nomination/prolongation de nomination est soumise au Règlement du personnel, aux Règles du personnel et au Manuel de l'OMS.
• Le Directeur général se réserve le droit de ne pas procéder à une nomination pour ce poste, de faire une nomination à un grade inférieur, ou de faire une nomination avec une description de poste modifiée, y compris la réduction de la durée de la nomination.
• L'OMS s'engage à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L'OMS recrute et emploie du personnel indépendamment du statut de handicap, du sexe, de l'identité de genre, de l'orientation sexuelle, de la langue, de la race, de l'état civil, des origines religieuses, culturelles, ethniques et socio-économiques, ou de toute autre caractéristique personnelle.
• Les personnes en situation de handicap peuvent demander des aménagements raisonnables (modifications ou ajustements du processus de candidature ou de recrutement) pour soutenir leur participation au processus de candidature et de recrutement. Veuillez envoyer un courriel à reasonableaccommodation@who.int avec votre nom complet, le numéro de la vacance pour laquelle vous postulez, et les détails spécifiques de l'aménagement demandé.
• Un dossier impeccable en matière d'intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel. L'OMS est fière d'avoir une main-d'œuvre qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s'engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l'OMS.
• L'OMS a une tolérance zéro envers l'exploitation et les abus sexuels (SEA), le harcèlement sexuel et d'autres types de conduites abusives (c'est-à-dire discrimination, abus d'autorité et harcèlement). Tous les membres du personnel de l'OMS ont un rôle à jouer pour promouvoir un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l'OMS tout cas réel ou suspecté de SEA, de harcèlement sexuel et d'autres types de conduites abusives. Pour s'assurer que les personnes ayant un historique avéré de SEA, de harcèlement sexuel ou d'autres types de conduites abusives ne soient pas embauchées par l'Organisation, l'OMS effectuera une vérification des antécédents des candidats finaux.
• L'OMS a un environnement sans tabac et ne recrute pas de fumeurs ni d'utilisateurs de toute forme de tabac.
• L'OMS offre également une large gamme d'avantages au personnel, y compris un congé parental et des aménagements de travail flexibles attractifs pour aider à promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et permettre à tous les membres du personnel d'exprimer et de développer pleinement leurs talents.
• L'âge légal de la retraite pour les nominations du personnel est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui sont censés terminer la durée de la nomination seront normalement pris en considération.
• Veuillez noter que les contrats de l'OMS sont conditionnés à ce que les membres du personnel confirment qu'ils sont vaccinés comme requis par l'OMS avant d'entreprendre une mission OMS, sauf si une condition médicale ne permet pas cette vaccination, certifiée par les Services de santé et bien-être du personnel de l'OMS (SHW). Le candidat retenu devra fournir les preuves pertinentes liées à cette condition. Une copie de la carte de vaccination mise à jour doit être partagée avec le service médical de l'OMS dans le cadre du processus d'autorisation médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccinations spécifiques pour l'entrée ou la sortie. Par exemple, une preuve officielle/certification de vaccination contre la fièvre jaune est requise pour entrer dans de nombreux pays. Les recommandations vaccinales spécifiques à chaque pays peuvent être consultées sur le site international de voyage et de santé du personnel de l'OMS. Pour toute question relative à la vaccination, veuillez contacter directement le SHW à shws@who.int.
• Ce poste est soumis au recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de déplacement locale du lieu d'affectation.
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