Event & Group Coordinator - Ollon, Switzerland

Avant l’arrivée des clients

• Assurer le suivi administratif des dossiers groupes et événements, en garantissant la collecte, la mise à jour et la conformité des informations sous la supervision de l’Events & Groups Executive.

• Préparer et produire l’ensemble des documents contractuels et opérationnels (contrats, fiches techniques, ordres de service, rooming lists), en respectant les standards internes et les exigences clients.

• Mettre à jour les contingents de chambres, les allotements et toutes les données clients dans le système de réservation (Opéra Cloud ou équivalent), afin d’assurer la fiabilité des informations transmises aux équipes opérationnelles.

• Coordonner la communication interservices en veillant à la diffusion claire, complète et ponctuelle des informations essentielles à la bonne préparation des événements.

• Participer activement à la rédaction et à la transmission des ordres de service, en respectant les délais impartis et les procédures internes.

• Contribuer à la création des supports événementiels (menus, signalétique, papeterie), en garantissant leur conformité avec la demande client et l’identité visuelle de l’établissement.

Durant l’événement

• Assister l’Events & Groups Executive dans le suivi opérationnel quotidien des événements sur site, afin d’assurer la fluidité des prestations et la satisfaction client.

• Servir de relais opérationnel entre les clients et les équipes internes, en facilitant la communication et en apportant des réponses rapides aux besoins exprimés.

• Gérer les ajustements de dernière minute (horaires, salles, prestations supplémentaires), en s’assurant de leur bonne prise en compte par les services concernés.

• Suivre la qualité et la bonne exécution des prestations, en veillant au respect des standards de service et des engagements contractuels.

• Garantir la mise à jour continue des éléments nécessaires à la facturation, en coordination avec le service financier, afin d’assurer l’exactitude des données transmises.

Après l’événement

• Contribuer à la préparation des factures finales, en contrôlant les prestations réalisées et en s’assurant de l’exhaustivité des éléments de facturation.

• Participer au recueil et à l’analyse des feedbacks clients, pour soutenir l’amélioration continue du service et le suivi de la satisfaction.

• Mettre à jour la base de données clients et les outils statistiques, en garantissant la fiabilité des informations collectées.

• Soutenir les initiatives de fidélisation et de prospection du département, en contribuant à la mise en valeur des retours clients et des opportunités commerciales.

En collaboration avec son/ses supérieurs

• Assurer le soutien administratif quotidien du département, en participant à la gestion documentaire, au classement et au suivi des dossiers internes.

• Assister à la préparation des supports de présentation, des rapports mensuels et des analyses d’activité, conformément aux attentes de la hiérarchie.

• Participer activement à la formation et à l’intégration des nouveaux collaborateurs et stagiaires, afin de garantir la transmission des bonnes pratiques et des standards internes.

• Veiller au respect des procédures internes et à l’application des standards de qualité, en contribuant au contrôle régulier des processus et à leur amélioration continue.