Réception de bureau & Assistant exécutif (60–80 % – toutes identités et origines)

À propos de cette offre

Tu aimes garder une vue d'ensemble, être le premier point de contact pour les collaborateurs et les invités, et veiller à ce que tout fonctionne parfaitement en coulisses ? Alors ce rôle est fait pour toi.

Switch soutient avec environ 180 collaborateurs les universités, les institutions de recherche et les organisations des infrastructures critiques de Suisse sur la voie d’une ère numérique sûre et digne de confiance. Avec des services informatiques innovants, des infrastructures sécurisées, des conseils compétents et la mise en réseau des communautés professionnelles pertinentes, nous contribuons à ce que nos clients puissent utiliser les possibilités de la numérisation de manière efficace et efficiente.

Pour renforcer notre équipe Office Management & Board Assistance à Zurich, nous recherchons une personne engagée qui aime assumer des responsabilités à la réception tout en apportant un soutien administratif aux parties prenantes internes.

Tu aimes garder une vue d'ensemble, être le premier point de contact pour les collaborateurs et les invités, et veiller à ce que tout fonctionne parfaitement en coulisses ? Alors ce rôle est fait pour toi.

Réception de bureau & Assistant exécutif (60–80 % – toutes identités et origines)

Tu es souvent la première personne avec laquelle les invités, partenaires ou nouveaux collaborateurs entrent en contact chez Switch, et tu contribues ainsi à la première impression.

Environ 50 % de ton rôle concerne la réception et la gestion de bureau. Tu es le premier point de contact pour les visiteurs, tu gères le standard téléphonique et organises les salles de réunion, de la planification des rendez-vous à l’équipement technique/infrastructure en passant par la restauration. De plus, tu prends en charge la gestion des boîtes mail centrales ainsi que du calendrier du bureau et veilles à ce que les demandes soient traitées efficacement. L’ensemble du courrier relève également de ta responsabilité. Tu t’assures que le bureau, le matériel et l’infrastructure fonctionnent sans accroc et tu participes activement à l’organisation d’événements internes, de la planification à la mise en œuvre et au suivi.

Les 50 % restants de ton activité sont consacrés au rôle d’Assistant exécutif & Board Assistant. Tu soutiens la direction ainsi que d’autres parties prenantes internes de manière professionnelle, digne de confiance et avec la discrétion nécessaire dans la gestion administrative quotidienne. Tu coordonnes les rendez-vous, les voyages et les frais, prépares des documents et des présentations, aides dans le processus de recrutement et participes à l’organisation de réunions, formations et ateliers. Selon la situation, tu assumes également des remplacements dans le domaine du conseil de fondation et des comités, ce qui rend ce rôle encore plus polyvalent et passionnant.

En résumé : tu tiens de nombreux fils ensemble – de manière structurée, orientée service et avec un sens sûr des priorités. Tu travailles de manière autonome, assumes des responsabilités et sais quand la précision, la confidentialité et le soin sont particulièrement importants.

• Tu travailles de manière structurée, organisée et anticipative.
• Tu aimes le contact avec les gens et tu te montres amical, sûr de toi et professionnel.
• Tu gardes une vue d’ensemble même dans les situations stressantes et gères plusieurs tâches en parallèle.
• Tu travailles de manière autonome, fiable et avec une grande précision.
• Tu es flexible, résistant au stress et apprécies la diversité des tâches administratives variées.

Le poste est possible à 60 % ou 80 %. La présence sur site à Zurich est obligatoire notamment les jours fixes de réception mercredi et jeudi ainsi qu’en cas de remplacements pendant les vacances.

• Un rôle varié avec responsabilités et visibilité
• Un environnement valorisant et collégial avec des processus décisionnels courts
• Des avantages attractifs et des conditions d’emploi modernes
• La langue d’entreprise est l’allemand et l’anglais, la langue d’équipe est principalement l’allemand, avec un soutien pour développer ou améliorer tes compétences linguistiques.
• Un bureau moderne au cœur de Zurich

Ça te semble déjà passionnant ? Alors découvre comment c’est de travailler chez Switch et jette un œil aux avantages.

La période de candidature est ouverte jusqu’au 27.02.2026. Après cette date, nous clôturerons les candidatures et te contacterons ensuite avec un retour sur la suite du processus de sélection.

Switch est composé de personnes de toutes origines et modes de vie. Nous valorisons la diversité et invitons les candidatures de tous horizons. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l’identité de genre, l’orientation sexuelle, l’ethnicité, la religion, l’âge, le handicap, le statut de grossesse ou d’autres différences. Si tu as un handicap, fais-nous savoir comment nous pouvons améliorer le processus de candidature pour toi ; nous serons heureux de t’aider !