Verwaltungsassistenz (eine Festanstellung sowie eine Mutterschaftsvertretung)

Die Rechtswissenschaftliche Fakultät ist mit rund 3600 Studierenden und 62 Lehrstühlen die grösste rechtswissenschaftliche Fakultät der Schweiz. Das Dekanat bildet mit den vier Prodekanaten die zentrale Dienstleistungseinheit in der Verwaltung der Fakultät. Der Bereich Administration des Dekanats ist insbesondere für die vielfältigen Tagesgeschäfte des Dekans und der Fakultätsleitung, die fakultäre Gremienverwaltung und die Organisation diverser fakultärer Veranstaltungen zuständig.

Verwaltungsassistenz (eine Festanstellung sowie eine Mutterschaftsvertretung)

In einem kleinen Team sind Sie für folgende Hauptaufgaben verantwortlich:

• Vor- und Nachbearbeitung der fakultären Geschäftsleitungssitzungen (Zusammentragen von Traktanden, Dokumentation der Beschlussdokumente, vereinzelt Protokollierung)
• Organisation unterschiedlicher Sitzungen und Veranstaltungen (Diplomfeiern, Vorträge)
• Führen von Datenbanken, Statistiken und Übersichten
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Korrespondenz, Dokumentenablage, Postverarbeitung)
• Korrekturlesen verschiedener Dokumente, Erstellen von Präsentationen
• Terminkoordination für die fakultären Termine
• Erstellung/Versand von Newslettern
• Pflege der Webseiten des Zuständigkeitsbereichs

Diese vielseitige, anspruchsvolle und breit gefächerte Assistenzfunktion im Backoffice unserer Fakultätsleitung verlangt organisatorische Fähigkeiten, vernetztes Denken und eine hohe Sorgfaltspflicht. Sie überzeugen durch Diskretion, Loyalität und Dienstleistungsbereitschaft. Neben ihrer bestehenden kaufmännischen Fachkompetenz halten Sie Schritt mit neuen Entwicklungen und bringen sich einerseits mit Initiative und Kreativität proaktiv ein und erledigen andererseits auch wiederkehrende Arbeiten mit Freude.
Wir wünschen uns eine engagierte und aufgestellte Persönlichkeit mit Teamgeist, Hilfsbereitschaft, einer positiven Grundeinstellung und der Motivation, eine eindrucksvolle Leistung im eigenen Aufgabenbereich zu erbringen.

Weitere Anforderungen:

• KV/Kantonale Handelsschule oder ähnliche Ausbildung mit 2 bis 10-jähriger Berufserfahrung
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift. Englisch- und Französischkenntnisse von Vorteil
• Professionelle MS-Office Anwenderkenntnisse und Bereitschaft, neue Programme (Axioma, Webcontent-Managementsoftware u.ä.) vertieft zu erlernen

In dieser Position erhalten Sie Einblick in spannende fakultäre Belange und Geschäfte der Fakultätsleitung. Sie arbeiten in einem dynamischen, engagierten und hochmotivierten Team und sind im Austausch mit diversen universitären und fakultären Ansprechspartner/innen. Es erwartet Sie ein attraktiver und zentraler Arbeitsplatz im Herzen von Zürich. Sie geniessen diverse universitäre Vergünstigungen (ASVZ, Lunchchecks etc.) und profitieren von einem umfassenden Weiterbildungsangebot.
Die Anstellung und das Salär richten sich nach den Vorgaben des Kantons Zürich.

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