Notre client est une société dans la communication.

Missions

Réception

• Accueillir les visiteurs prévus et imprévus, les faire patienter avant accueil par leur interlocuteur, les aider à se déplacer/repérer dans les locaux, leur fournir des rafraîchissements, au besoin leur apporter soutien pour la connexion web et l'utilisation du matériel IT.

Gestion administrative et téléphonique

• Se charger quotidiennement de la distribution du courrier & en cas d'absence organiser sa suppléance pour assurer une continuité.
• Assurer un inventaire de timbres postaux et se charger d'envoi postaux spécifiques (paquets, recommandés, mailings etc.).
• Gestion des appels : répondre, filtrer et diriger les appels entrants.
• Être garant du bon fonctionnement de la centrale téléphonique, de l'application du processus interne par les collaborateurs de et le cas échéant résoudre les problèmes avec le prestataire IT externe.
• Gestion du présentoir des journaux et magazines à l'accueil ainsi que des abonnements liés.

Support à la Direction

• Procéder à des réservations de restaurants, hôtels, salles de meetings etc.
• Réserver des salles de meetings internes/externes, parkings etc. et veiller à ce que les plannings soient respectés par les collaborateurs.
• Organiser des réunions sur site (ex. Working-Lunchs ; formations, séances du Conseil d'Administration)
• Organiser des déplacements
• Soutien administratif : préparer des documents (lettres, présentations PowerPoint, scans/copies etc.)

Intendance

• Faire des courses en début de semaine (café, fruits etc.) et plus si nécessaire.
• Surveiller et s'assurer que le prestataire de nettoyage respecte toutes les exigences définies dans les termes contractuels selon la politique/procédure de nettoyage de bureau.

Sécurité

• S'assurer de la sécurité des lieux : contrôles réguliers des diverses installations techniques et de santé (extincteur. défibrillateur etc.), signalétiques de secours.
• Organisation des cours de 1er secours pour le personnel et actualisation des procédures/affiches en lien.

Gestion des installations

• Assurer la liaison avec tous les prestataires de gestion des installations (ex. régie, concierge, nettoyage, IT, téléphonie) pour garantir le bon fonctionnement de l'agence.
• Assurer la liaison avec tous les autres prestataires ou en cas de besoin, rechercher et présélectionner les fournisseurs, participer à la négociation des contrats de maintenance.
• Maintenir et améliorer l'efficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre des systèmes, des agencements et des achats d'équipements.
• Veiller à ce que les équipements de bureau soient en état de marche et appeler les fournisseurs pour effectuer des réparations si nécessaire (matériel IT, téléphonie, écran d'accueil, photocopieuse, luminaire, plomberie, électricité etc.)

Gestion du budget et des factures

• Dispatch des factures entrantes par courrier, validation de la facture par la personne concernée et scan pour département Finance.
• Gestion du budget dans le cadre de projets spécifiques confiés.
• Gestion de la petite caisse : enregistrer et justifier les dépenses pour le département Finance.

Engagement durable

• Être un soutien pour toutes les activités sur site et hors site comme les fêtes, célébrations et événements internes (en collaboration avec le département RH).
• Soutenir la direction des RH lors de projets spécifiques tels que projets d'aménagement, gestion de travaux etc.
• Soutenir la direction des RH & Administration dans toutes les tâches administratives : élaboration, organisation et coordination des procédures administratives pour une efficacité maximale et de la sécurité au sein de l'agence. S'assurer de la bonne mise en œuvre en interne des procédures ainsi que de l'alignement avec le département des RH.

Profil du candidat

• Compétences techniques :
  • Une excellente maitrise de l'environnement Microsoft 365 (traitement de texte, Excel, présentation PowerPoint) est impérative et sera testée avant engagement. Bonne connaissance des logiciels de gestion d'entreprise. Le/la candidate devra idéalement avoir un attrait pour l'environnement IT / l'optimisation des processus internes et la gestion des outils appropriés
  • Gestion administrative: compétences en gestion des documents, en suivi des dossiers, en organisation de réunion et gestion de fournitures.
  • Connaissance des ressources humaines : connaissances de bases sont un plus pour le poste.

• Capacités de gestion :
  • Communication : excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour interagir avec les employés, les clients et les fournisseurs. Maitrise courante de l'allemand (idéalement Suisse allemand). L'anglais est clairement un plus.
  • Gestion du temps et rigueur : capacité à gérer efficacement son temps et celui de l'équipe, à planifier et organiser les activités du bureau. Importance de la précision et du souci du détail dans la gestion des tâches administratives.
  • Organisation : capacité à gérer plusieurs tâches et projets simultanément, à établir des priorités et à respecter les délais.
  • Polyvalence : Aptitude à s'adapter à différentes tâches et à gérer des situations variées.

• Soft Skills :
  • Empathie et écoute : comprendre les besoins des employés et créer un environnement de travail harmonieux.
  • Proactivité : être capable d'anticiper les besoins du bureau et être force de proposition pour améliorer les processus.
  • Discrétion et confidentialité : capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion et intégrité.
  • Résolution de problèmes : Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions efficaces.

Conditions et Avantages

Poste permanent.

• Taux d'activité 100% / présence à l'agence requise - pas de télétravail
• 5 semaines de congés
• Environnement de travail jeune et dynamique, proche gare de Genève et toutes commodités
• Ce poste reporte directement à la direction des RH.