Assistante administrative - Bureau d'orientation universitaire et professionnelle

Assistante administrative - Bureau d'orientation universitaire et professionnelle

Fondée en 1924, l'Ecole Internationale de Genève (l'Ecolint) accueille 4'500 élèves âgés de 3 à 18 ans représentant plus de 130 nationalités. Nos 1'250 collaboratrices et collaborateurs provenant du monde entier se répartissent sur nos trois campus (La Grande Boissière et le Campus des Nations à Genève, La Châtaigneraie sur le canton de Vaud).

Au sein de nos 7 écoles, nos élèves bénéficient d'un enseignement international et d'un encadrement bilingue de très haute qualité.

Pour remplir notre mission d'« Eduquer les élèves à être des citoyens du monde ayant la le courage et la capacité de créer ensemble un lendemain juste et joyeux », chaque membre du personnel peut s'appuyer sur nos cent ans d'expérience, notre volonté constante d'innover, ainsi que nos fortes valeurs humanitaires. Grâce à notre Institut Ecolint, nous nous engageons à proposer à notre personnel d'excellentes opportunités de formation.

Le Campus des Nations est le plus récent des campus de la Fondation de l'Ecole Internationale de Genève. Situé au cœur du quartier international de Genève, ce campus s'est rapidement imposé comme une école pionnière en matière d'éducation, soucieuse de placer l'apprentissage des élèves au centre de toutes ses activités. Le Campus des Nations est fier d'être une école mondiale du Baccalauréat International. Nos programmes sont basés sur le « profil de l'apprenant » de l'IB, un ensemble d'idéaux qui inspirent, motivent et concentrent le travail de l'école et aident les élèves à devenir plus réfléchis, plus moraux, plus cultivés et plus attentifs aux autres. La promotion de ces qualités est au cœur de tout ce que nous faisons. Le Campus des Nations est le plus petit des trois campus de l'Ecole Internationale de Genève. Il a ouvert ses portes en septembre 2005 et compte aujourd'hui plus de 500 élèves de l'école secondaire représentant plus de 90 nationalités.

Campus des Nations (Secondary)

Assistante administrative - Bureau d'orientation universitaire et professionnelle

Temps partiel (50%)

Nous cherchons à nommer, à partir du 28 août 2024, un(e) assistant(e) administratif(ve) pour le bureau d'orientation universitaire et professionnelle qui fera partie de notre école secondaire prospère. Nous recherchons une personne qui travaillera efficacement avec le conseiller universitaire et de carrière et fera partie intégrante du bureau d'orientation universitaire et de carrière. Tandis que le conseiller se concentre sur les élèves et leur famille, les aidant dans leur parcours post-scolaire et leurs candidatures, le coordinateur de bureau supervise le bon fonctionnement du bureau, s'assurant que toutes les plateformes pertinentes, les bases de données et les documents nécessaires sont maintenus à jour.

Responsabilités :

• Gestion de plusieurs plateformes universitaires - S'assurer que chaque dossier d'étudiant est à jour et correct en termes de suivi des candidatures, et qu'il contient toutes les pièces justificatives nécessaires, etc. Télécharger les pièces justificatives sur les plateformes de candidature ou les envoyer par courriel directement aux universités, le cas échéant.
• Filtrer et gérer les courriels et les appels téléphoniques adressés au bureau d'orientation.
• Création et gestion de documents (relevés de notes, notes prédites, recommandations, déclarations de diplôme, matériel de marketing pour les visites d'universités, etc.)
• Superviser le suivi des données pour le département et produire des rapports si nécessaire.
• Gestion des informations destinées au public : Site Google, calendrier des visites universitaires, bulletins d'information, etc.
• Assister les étudiants dans leurs recherches de documents.
• Coordonner les visites universitaires, les salons et les ateliers.
• Aider au fonctionnement quotidien du bureau, en fonction des tâches à accomplir, notamment en supervisant les examens d'entrée et/ou les entretiens universitaires, en effectuant les recherches nécessaires, etc.
• Soutenir les conseillers universitaires dans leurs tâches et les projets du département.

Exigences du candidat :

• Expérience de la gestion précise des données et des systèmes.
• Certification Google Educator de niveau I.
• Solides compétences en matière de technologies de l'information et de la communication.
• Capacité avérée à accomplir des tâches à un très haut niveau de qualité et de précision, tout en respectant des délais difficiles et en garantissant une confidentialité et une discrétion totales.
• Capacité à travailler de manière indépendante (et à demander de l'aide si nécessaire), à revoir son travail et à fournir, ainsi qu'à recevoir, un retour d'information constructif.
• Capable de prendre des initiatives autour de l'apprentissage de nouvelles compétences et de la résolution de problèmes, et d'agir de manière proactive.
• Parler couramment l'anglais et avoir une excellente connaissance pratique du français.
• Énergie, patience, sens de l'humour et capacité à rester calme dans des situations stressantes.
• Excellentes compétences en matière de communication verbale et écrite.
• Capacité à travailler en collaboration avec les conseillers universitaires.

Les candidats sont priés de postuler en ligne en envoyant leur CV et une lettre de motivation à M. Jamie Williams, Secondary School Principal, International School of Geneva, Campus des Nations, avant le 16.05.2024, en mentionnant le numéro de référence 410 287.

A noter

L'Ecole Internationale de Genève met en valeur et encourage la diversité au sein de son personnel. De ce fait, nous sollicitons les candidatures de candidats aux parcours et expériences variés. L'Ecole s'engage très sérieusement à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants. Pour toute candidature sélectionnée, des contrôles rigoureux de bonne conduite et de protection de l'enfance adaptés au poste seront effectués. Ces contrôles incluent des vérifications préalables auprès des anciens employeurs et des autorités.