Mitarbeiter:in Administration, Operations und Eventsupport für ETH Entrepreneurship (m/w/d)

Mitarbeiter:in Administration, Operations und Eventsupport für ETH Entrepreneurship (m/w/d)

100%, Zürich, unbefristet

Die Gruppe ETH Entrepreneurship ist die Dachorganisation des Unternehmertums an der ETH Zürich. Sie berät Studierende, Forschende und Professor:innen der ETH Zürich bei der Unternehmensgründung und informiert über das unternehmerische Ökosystem. ETH Entrepreneurship fördert die Community der Gründer:innen durch diverse Angebote wie Netzwerkveranstaltungen, Mentorenpool, lnvestorennetzwerk und koordiniert Räumlichkeiten im Zentrum von Zürich und Schlieren. Die Gruppe ist zuständig für die Koordination der vielfältigen internen Aktivitäten (Kurse, Veranstaltungen) und externen Angebote (Accelerators, lncubators, Venture Programme und Partnerschaften). Zudem leitet die Gruppe das ETH Pioneer Fellowship Incubator Programm.

An unserem Standort im Zentrum von Zürich teilen wir die Büro- und Meetingräumlichkeiten mit ca 60- 70 stetig wechselnden Gründer:innen von Start-ups aus dem Umfeld der ETH Zürich.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine Person für Administration, Operations und Events (100%).

Stellenbeschreibung

In dieser Funktion bist du für die Raumverwaltung für diverse gemeinsam genutzte Büros, Aufenthaltsräume, Meetingräume und Küchen in Absprache und Koordination mit den ETH Betriebs- und Services-Einheiten zuständig. Des Weiteren erstellst du Miet- und Infrastrukturnutzungsverträge für alle Spin-offs in Zusammenarbeit mit den Entrepreneurship Manager:innen und Immobilien, Pflege der entsprechenden Vertragsdatenbank. Ein weiterer Bestandteil der Arbeit ist die Schlüsselverwaltung für die Mitarbeitenden von ETH Entrepreneurship und die Gründer:innen von Start- ups. Die Triage von eingehenden Anfragen, insbesondere über die allgemeine E-Mail Adresse und Datenpflege von Kontakten, Start-ups und Spin-offs in CRM gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich. Du bist verantwortlich für Kreditkartenabrechnungen, Bestellung von Verbrauchsmaterial, Postverteilung, Kontrolle Einhaltung der Hausregeln. Die HR Administration (Ein- und Austritte von Mitarbeitenden, Verwaltung Gastaccounts) und die Mitverantwortung für die Finanzplanung und -überwachung.

Etwa die Hälfte der Aufgaben umfasst die Unterstützung bei verschiedenen Events. Dazu gehören Terminplanung, Planung des Veranstaltungsortes, Einladungen kreieren, Teilnehmerhandling, Veranstaltungsmaterial vorbereiten, Einholen von Offerten für Catering und Technik, Koordination der Logistik und Technik sowie Auf- und Abbau am Veranstaltungsort. Teilweise wirst du auch bei der Kommunikation und Vermarktung der Events mithelfen (Website, Social Media, usw).

Die Kommunikation in unserem Bereich und im Team findet hauptsächlich auf Englisch statt.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Zwei bis drei Jahre Erfahrung im Facility Management, Backoffice und oder Event Bereich
• Ausgeprägte zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeit
• Als proaktive und lösungsorientierte Teamplayer:in ergänzst Du unsere Gruppe optimal
• Selbständigkeit, Genauigkeit und hohe Zuverlässigkeit gehören zu deinen Stärken
• Sehr gute Deutsch und Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr kompetenter Umgang mit Microsoft Office Anwendungen
• Die Anwesenheit am Arbeitsplatz und Flexibilität in den Abendstunden während der Veranstaltungen wird vorausgesetzt, Arbeit im Home Office ist an vereinzelten Tagen möglich
• Arbeitserfahrung an einer Hochschule oder Universität ist von Vorteil

Ihr Arbeitsort

Ihr Arbeitsort

Wir bieten

• Ein diverses und dynamisches Team
• Einblick in die ETH Start-up Welt
• Eine nicht alltägliche, abwechslungsreiche Tätigkeit
• Ein moderner Arbeitsplatz mitten in der Stadt Zürich
• Flexible Arbeitszeiten
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Perspektiven für die Laufbahnentwicklung
• Attraktive Vergünstigungen und Sozialleistungen

Diversität ist uns wichtig

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf deine Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Bitte bewirb dich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Sybille Zimmermann gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf deine Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Bitte bewirb dich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Sybille Zimmermann gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.