Gestionnaire administratif ou administrative en charge du suivi des stages - 80%

Gestionnaire administratif ou administrative en charge du suivi des stages - 80%

• Temps partiel
• Type de contrat HUG: CDD
• Département: Direction des ressources humaines

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

La Direction des ressources humaines a pour principale mission d’assurer le développement du capital humain de l’institution en perspective de l’évolution organisationnelle. Elle recherche constamment à innover, challenger et améliorer ses pratiques tout en basant sa stratégie sur l’expérience positive des collaborateurs et collaboratrices. La politique RH des HUG se fonde sur le développement des compétences et des parcours professionnels en adéquation avec les besoins institutionnels et se concentre sur la prise en compte de la personne, de l’équilibre vie professionnelle / vie privée et de la santé et sécurité au travail.

Le poste est rattaché plus précisément au Service de développement des compétences. Au sein de ce service, le Secteur Formation professionnelle et stages a pour mission de piloter la mise en œuvre des politiques de formations professionnelles et promouvoir les métiers des HUG en réponse aux enjeux du marché de l’emploi et aux obligations légales. Les HUG accueillent chaque année 1’900 stagiaires, dans des filières des soins, de la logistique, du technique, de l’administration, et disposent d’un réseau de 250 formatrices et formateurs au sein de ses départements. Les HUG proposent par ailleurs chaque année 210 places d’apprentissage.

Vous souhaitez contribuer à la formation initiale de nombreux jeunes talents ? N'hésitez pas à nous envoyer votre candidature ou nous contacter pour tout complément d'information.

Description du poste

Sous la responsabilité de la cheffe de secteur, et en étroite collaboration avec les personnes de l’équipe favorisant le développement des stages au sein de l’institution, vous contribuez au bon déroulement du processus de gestion des stages sur le plan administratif. Vous assurez également une bonne communication du suivi des processus des différents dispositifs auprès des parties prenantes, qu’elles soient internes (départements, directions, hiérarchies métier, équipes RH) ou externes (écoles, universités, organisations). Et, vous contribuez à l’amélioration continue des pratiques et recherchez l’efficience des activités dont vous avez la responsabilité.

En étroite collaboration avec le coordinateur ou la coordinatrice des programmes de formations et l’assistante administrative RH, et un ou une stagiaire, vous assurez le traitement et le suivi administratif des stages de la filière des soins (conventions de stages, constitution des dossiers, confirmations de stages, enregistrement dans le logiciel interne de gestion VRH, rédaction des documents relatifs aux demandes de permis de travail). Vous gérez notamment la pré-sélection des candidatures des stages administratifs et les missions de service civil. Vous établissez les liens nécessaires avec les hiérarchies métiers et les équipes RH des départements au sein de l’institution. Vous garantissez un suivi administratif respectant les processus et les procédures institutionnelles ainsi que les exigences réglementaires et légales

Vous assurez également un contact avec les écoles, le management et toutes les parties prenantes, en répondant à leurs questions. A ce titre, vous traitez de manière autonome la prise des appels téléphoniques et la messagerie générique sur la base des informations reçues et en garantissant un suivi.

Grâce à votre capacité à anticiper et à agir de manière efficiente, vous établissez et assurez la transmission des informations et de la documentation auprès de l’équipe stages et des parties prenantes. Votre très bonne maîtrise d’Excel et votre facilité à utiliser les outils digitaux vous permettent de tenir des bases de données consolidées et faciles d’utilisation afin de suivre de manière optimale l’apprentissage au sein de l’institution. Vous démontrez un sens de l’initiative avéré pour faciliter la collaboration, partager les bonnes pratiques administratives et faire part de vos propositions d’amélioration des activités administratives.

Votre polyvalence et votre esprit d’équipe venant soutenir la mission de formation des HUG, concourrent à proposer votre support à vos collègues en charge des apprentissages lorsque l’activité le nécessite. Vous participez ponctuellement à l’organisation des manifestations internes et externes en lien avec l’apprentissage et les stages, apportant un support sur les questions logistiques des événements.

Qualifications

Vous êtes titulaire d’un CFC employé ou employée de commerce ou une formation jugée équivalente. Une formation RH constitue un atout pour maîtriser certaines activités RH.

Votre expérience dans une fonction administrative au sein d’un département ressources humaines est avérée et vous a permis d’acquérir une bonne maîtrise des aspects de contractualisation et de tenue de dossiers du personnel.

Vous faites preuve d’agilité avec l’informatique. Vous avez une très bonne maîtrise de la suite Office 365 et notamment Excel et vous êtes à l’aise avec des outils collaboratifs, comme SharePoint et Teams. Vous avez une facilité à prendre en main de nouveaux outils et êtes à l’aise sur les plate-formes SIRH (SmartRecruiters pour le recrutement et Vision-RH pour le cycle de vie). Vous êtes au bénéfice de la certification ECDL niveau standard sur Word, Excel, PowerPoint. Outlook et Web.

Vous faite preuve de rigueur et votre organisation vous permet de planifier et d’anticiper les périodes de forte activité tout en conservant une sérénité dans l’exécution de vos activités. Vous comprenez les enjeux liés aux calendriers annuels des démarches de stages et vous en suivez avec proactivité les échéances.

Outre vos compétences techniques, vous accordez de l’importance au travail d’équipe et n’hésitez pas à collaborer de manière transversale avec vos collègues, et à partager votre savoir-faire.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : 01.07.2024
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 80%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDD jusqu'au 31.12.2024
• Délai de candidature : 10.06.2024
• Demande de renseignements : Mme Céline Blatter, cheffe du secteur formation professionnelle et stages, tél. 022 305 57 06

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.