Are you looking for an administrative assistant role that enhances your project management experience and allows you to support senior leadership in a global environment?  If so, this role could be an exciting opportunity to explore.

As part of our team, you will provide end to end delivery of programs and projects.  The role will require independent judgment and discretion and will often require the incumbent to create processes and identify improvement areas.

Responsibilities

This role will provide YOU the opportunity to lead key activities to progress YOUR career, these responsibilities include some of the following…

• Provide operational support to the team for activities in the area of Purchasing: Procurement Process, PO creation & follow-up, managing invoicing, contracting, payment follow-up/resolving payment issues (P2P tickets, help desk etc), Ariba Super-User, manages vendor set-up and monitoring, and handles the third-party overview (TPRM) process

• Support management monitoring of key-processes and risk and administrative tasks as required

• Operate as assistant for the ViiV Healthcare team e.g. organization of team events, assisting with onboarding process for newcomers upon request, System support, Calendar Management, Transfer of Value Management & Contract Management

• Interact with stakeholders in the organisation to understand and improve business requests

• Endorse new ways of working and act as change agent to convince customers the new processes are beneficial for the company

• Back-up: Operates as the back-up of the ViiV Project Manager

Why You?

Qualifications

• Languages: German, English

• Strong process skills: can manage a piece of work from beginning to end in a rigorous, accurate and disciplined manner

• Ability to understand issues to be able to effectively escalate and provide possible solutions

• Detects deviations from processes

• High execution mindset

• Able to multitask

• Team player

#LI-GSK*

Why GSK?

Our values and expectations  are at the heart of everything we do and form an important part of our culture.

These include Patient focus, Transparency, Respect, Integrity along with Courage, Accountability, Development, and Teamwork. As GSK focuses on our values and expectations and a culture of innovation, performance, and trust, the successful candidate will demonstrate the following capabilities:

• Operating at pace and agile decision-making – using evidence and applying judgement to balance pace, rigour and risk.

• Committed to delivering high quality results, overcoming challenges, focusing on what matters, execution.

• Continuously looking for opportunities to learn, build skills and share learning.

• Sustaining energy and well-being

• Building strong relationships and collaboration, honest and open conversations.

• Budgeting and cost-consciousness

Wenn Sie spezielle Vorkehrungen oder anderweitig Unterstützung bei der Bewerbung für einen Job bei ViiV benötigen, wenden Sie sich bitte unter 1-877-694-7547 (gebührenfrei in den USA) bzw. +1 801 567 5155 (außerhalb der USA) an das ViiV HR Service Centre.

ViiV ist ein Arbeitgeber, der sich für Gleichberechtigung und gegen Diskriminierung am Arbeitsplatz einsetzt. Alle qualifizierten Bewerber erhalten dieselbe Bezahlung für gleiche Tätigkeit, und zwar unabhängig von Herkunft, Hautfarbe, Nationalität, Religion, Geschlecht, Schwangerschaft, Familienstand, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität/‑präsentation, Alter, Behinderung, genetischen Informationen, Militärdienst sowie vom Status eines geschützten Veteranen oder von einem anderen staatlichen Schutzstatus.

Wichtiger Hinweis für Arbeitsvermittlungsunternehmen/‑agenturen

ViiV akzeptiert keine Empfehlungen von Arbeitsvermittlungsunternehmen und/oder Arbeitsvermittlungsagenturen für die auf dieser Website ausgeschriebenen freien Stellen. Alle Arbeitsvermittlungsunternehmen/‑agenturen müssen sich an die Abteilung für gewerbliche und allgemeine Beschaffung/Personalabteilung von ViiV wenden, um die schriftliche Einwilligung einzuholen, bevor sie ViiV Bewerber empfehlen. Der Erhalt einer schriftlichen Einwilligung ist Voraussetzung für jegliche Vereinbarung (sowohl mündlich als auch schriftlich) zwischen dem Arbeitsvermittlungsunternehmen/der Arbeitsvermittlungsagentur und ViiV. Falls diese Genehmigung nicht erteilt wurde, wird davon ausgegangen, dass sämtliche Handlungen des Arbeitsvermittlungsunternehmens/der Arbeitsvermittlungsagentur ohne die Zustimmung von GSK oder ohne eine vertragliche Vereinbarung mit ViiV unternommen wurden. Aus diesem Grund haftet ViiV nicht für irgendwelche Gebühren, die aus solchen Handlungen oder aus Empfehlungen von Arbeitsvermittlungsunternehmen/‑agenturen für die auf dieser Website ausgeschriebenen freien Stellen entstehen.

 

Hinweis: Wenn Sie eine in den USA zugelassene medizinische Fachkraft sind oder eine medizinische Fachkraft nach den Gesetzen des Bundesstaates, der Ihre Zulassung ausgestellt hat, muss ViiV unter Umständen die Kosten erfassen und melden, die ViiV für Sie entstehen, falls Sie zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden. Diese Erfassung von geldwerten Vorteilen ist notwendig, um sicherzustellen, dass ViiV alle bundes- und einzelstaatlichen Transparenzanforderungen der USA erfüllt. Weitere Informationen finden Sie auf der Website von ViiV über Transparenzberichterstattung For the Record.