Document Management Specialist
Key information
- Publication date:25 July 2025
- Workload:100%
- Place of work:Geneva
Job summary
Join Pictet's Operations team, vital in managing financial instruments. Enjoy a dynamic work environment with innovative digital solutions.
Tasks
- Handle and distribute incoming documentation, both physical and digital.
- Ensure quality and compliance of operational and contractual documents.
- Assist in the digital transformation of document processes and tools.
Skills
- Proven experience in document management within banking or logistics.
- Strong command of Microsoft Office and interest in new technologies.
- Excellent communication in French, with good English skills.
Is this helpful?
Your team
La division Operations couvre le traitement et le suivi pour tout type d’instrument financier et assure l’administration des fonds de placement. Elle soutient les autres divisions et fournit aux clients une qualité de service de premier plan, en s’appuyant sur des infrastructures modernes et robustes.
Rejoignez une équipe dynamique au cœur de la transformation digitale de la banque Pictet & Cie SA. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion et la distribution efficace de la documentation, tout en accompagnant l’évolution vers des solutions innovantes et digitales.
Your role
Gestion et distribution de la documentation :
• Réceptionner, trier et préparer l’ensemble de la documentation entrante, qu’elle soit physique ou digitale.
• Numériser et assurer le suivi de la documentation contractuelle et opérationnelle, en garantissant leur qualité et leur conformité.
• Contrôler, acheminer et assurer un suivi rigoureux des documents avant et après digitalisation.
Transformation digitale :
• Être force de proposition dans l’évolution des processus de transmission documentaire, en veillant à répondre aux besoins de nos différents partenaires internes et externes.
• Participer activement à l’optimisation et à la digitalisation des flux documentaires.
Accompagnement du changement :
• Former et accompagner les collaborateurs lors de la mise en place de nouveaux outils (casiers électroniques, digitalisation des processus, etc.)
• Faciliter l’adoption des nouvelles méthodes de distribution documentaire, notamment dans le cadre de l’emménagement dans le nouveau bâtiment.
Your profile
• Expérience confirmée dans la dématérialisation, le tri électronique et la gestion documentaire, idéalement dans un environnement bancaire ou logistique.
• Expérience en tant que messager interne ou dans une entreprise spécialisée dans la transmission de documents (La Poste, DHL, etc.)
• Expérience dans la mise en place de casiers connectés en entreprise : un atout majeur.
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office) et intérêt marqué pour les nouvelles technologies (par exemple, ChatGPT).
• Sens du service, excellent relationnel et esprit d’équipe.
• Précis, méthodique, organisé et ponctuel.
• Excellente communication écrite et orale en français, bonne maîtrise de l’anglais.
• Domicile en Suisse obligatoire.
Note
We will not accept any CVs via agencies
DMS/DD/JB
Diversity & Inclusion
Pictet is an equal opportunity employer and is committed to creating a diverse environment. We respect all individuals and seek their inclusion in the workplace.
