Sekretariatsleitung 50 - 60 %
Universität Bern
Publication date:
15 May 2025Workload:
50 – 60%- Place of work:Bern
Job summary
Join the Institut für Marketing und Unternehmensführung, where we focus on Strategic Management and Entrepreneurship. This is a great opportunity to work in a supportive environment offering diverse projects.
Tasks
- Assist department directors with administrative tasks and support.
- Serve as the main contact for staff, students, and external parties.
- Help with teaching and study management activities.
Skills
- Completed commercial education or similar, with several years of experience.
- Proficient in IT tools like MS Office and SAP.
- Excellent organizational and communication skills.
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Institut für Marketing und Unternehmensführung, Abteilung Unternehmensführung und Entrepreneurship
Anstellungsbeginn: ab sofort oder nach Vereinbarung
Als engagierte Forschungs- und Lehrabteilung vertreten wir die Fachbereiche Strategisches Management und Entrepreneurship. Weiterbildungsangebote sowie Praxisprojekte und Veranstaltungen erweitern unser Aufgabengebiet.
Das erwartet Sie
Sie unterstützen die Abteilungsdirektoren in allen administrativen Belangen und sind die zentrale Ansprechperson der Abteilung mit rund 20 Mitarbeitenden und über 50 Referentinnen und Referenten. Sie übernehmen Support- und Koordinationssaufgaben. Durch empathische und klare Kommunikation gewährleisten Sie einen reibungslosen Informationsfluss.
Ihre Hauptaufgaben:
- Beratung und Ansprechperson für Mitarbeitende, Studierende, Dozierende sowie externe Personen und Organisationen
- Korrespondenz, Postbearbeitung, Telefon, Bestellungen, Terminplanung, Organisation von Anlässen, Betreuung der Homepage und Social Media
- Mithilfe im Lehr- und Studienmanagement
Personelles:
- Erledigung administrativer Aufgaben wie Personalplanung, Rekrutierung bis zum Austritt, Erstellung von Lehrverträgen und -vereinbarungen für in- und ausländische Gastprofessorinnen, Absenzen-, Zeit- und Gehaltskontrolle
- Führung von studentischen Hilfskräften
Finanzen:
- Budgetierung, Führung und Bewirtschaftung der Betriebs- und Drittmittelkredite, Debitoren-/Kreditorenworkflow, Abrechnungen
- Verantwortliche Quality Management (IKS) und Arbeitssicherheit (KOPAS)
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufslehre oder vergleichbare Ausbildung, mehrjähriger Berufserfahrung vorzugsweise in der universitären Administration
- Freundliche, belastbare und loyale Persönlichkeit mit diplomatischem Geschick und hoher Dienstleistungsorientierung
- Versierter Umgang mit IT-Tools (MS Office, SAP usw.)
- Hohe Fach- und Sozialkompetenz, Teamfähigkeit
- Sehr gute Selbstorganisation und hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein
- Exakte und zuverlässige Arbeitsweise
- Stilsicheres Deutsch sowie gute Englischkenntnisse
Wir bieten
- Vielseitiges und interessantes Aufgabengebiet in einer dynamischen Abteilung
- Attraktive Anstellungsbedingungen und Sozialleistungen nach kantonalen Richtlinien
- Ein freundliches und engagiertes Team, dass sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen freut
Bewerbung und Kontakt
Interessiert? Werden Sie Teil unseres Teams. Wir freuen uns auf Sie.
Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, detaillierter Lebenslauf mit Anstellungsdaten in Monaten und Jahren, Zeugnisse, Diplome, Referenzen) in einem PDF per E-Mail an E-Mail schreiben.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Joëlle Hofer, 031 684 53 36.
