Un ou une Secrétaire médicale au Service d'hématologie - 80%

Un ou une Secrétaire médicale au Service d'hématologie - 80%

• Temps partiel
• Type de contrat HUG: CDD
• Département: Département d'oncologie

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Le Département d’oncologie prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, les patients et patientes adultes souffrant de maladies cancéreuses et pour un accompagnement de la patientèle et de ses proches. L’objectif est d’assurer l’accès au meilleur traitement anticancéreux, de proposer des soins adaptés et d’anticiper sur les besoins de la patientèle hospitalisée (greffe de moelle, thérapie cellulaire, immunothérapie, etc.). Conjointement, le Centre des cancers permet une coordination des activités transversales dédiée à la problématique des cancers entre services et départements.

Il regroupe 4 services (hématologie, oncologie, oncologie de précision et radio-oncologie) composé d'environ 300 collaborateurs et collaboratrices.

Le Service d’hématologie des HUG assure la prise en charge diagnostique et thérapeutique des patients et patientes souffrant de maladies bénignes ou malignes du sang, en ambulatoire ou en hospitalisation. Il est également le centre de référence de Suisse romande pour la transplantation allogénique de cellules souches hématopoïétiques, y compris le prélèvement de cellules souches par cytaphérèse ou de moelle osseuse. Il assure les consultations d’hématologie dans les autres services des HUG et pour la région genevoise.

Le Service d’hématologie travaille en étroite collaboration avec l’Unité d’hématologie transfusionnelle qui comprend le Centre de transfusion sanguine (CTS) et le Laboratoire d’immuno-hématologie transfusionnelle (LIHT).

Description du poste

Le poste de secrétaire médical en hématologie est divisé en deux principales responsabilités : 30% de votre temps est consacré aux services hospitaliers, tandis que 50% sont dédiés aux activités ambulatoires de la policlinique d’hématologie.

Tâches liées aux activités de la policlinique d’hématologie (50%) :

Au sein d’une équipe de secrétariat composée de 4 secrétaires et 1 apprenti, vous assumez toutes les activités inhérentes au secrétariat dans un système de rotation.

Vous accueillez, orientez et informez les patients, patientes et autres personnes au sein du service en adaptant votre communication et en tenant compte du contexte de chaque usager et usagère.

Vous gérez les appels téléphoniques interne et externes de manière personnalisée et professionnelle. Vous vous occupez également de la gestion de la boîte e-mail générique du secrétariat (envoi, réception, archivage, etc.).

Vous assurez tout le suivi administratif du dossier patient. Vous vous chargez notamment des enregistrements des données administratives, de la préparation des dossiers informatisés de patients et patientes en vue de leur consultation ambulatoire et, de la planification et la coordination des consultations médicales simples et complexes. De plus. vous effectuez les demandes de requêtes labo, faites renouveler les ordonnances, bons de physiothérapie, arrêts de travail, etc. Aussi. vous assurez la numérisation du dossier-patient et effectuez la correspondance rédactionnelle (divers rapports médicaux sous brique problème) et assurez la gestion administrative des demandes de renseignements médicaux (DRM) envoyées par les assurances. Enfin, vous facturez les rapports médicaux et vous vous occupez de la réception, de l'archivage, du scannage et du tri du courrier entrant/sortant.

Tâches liées aux unités hospitalières (30%) :

Vous gérez la correspondance rédactionnelle de l’unité et vous en assurez le bon suivi. Vous êtes en charge d’effectuer la rédaction et la mise en forme des rapports médicaux sous la brique problème (lettres de sortie, de transferts et de décès, note d’admission, notes de suite, créations et ouvertures des processus dans le Workflow) et de gérer également tous courriers relatifs à la patientèle (certificats médicaux, ordonnances).

Vous effectuez le suivi des demandes, réclamations ou garantie des assurances maladies et participez activement au suivi des dossiers pour la facturation.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme par exemple : la gestion des demandes d’admissions, le suivi des dossiers patients (codage et trajectoire), la gestion du courrier interne/externe, de la messagerie électronique (distribution, réponses), l’archivage et la numérisation des documents dans les unités.

Dans un parfait esprit d’équipe et de collaboration, vous développez des relations étroites avec vos collègues et assurez la continuité du service lors des absences. Et de manière générale, votre sens du service fait de vous une personne agile, prête à user de votre flexibilité et polyvalence pour répondre aux besoins des secrétariats.

Le poste nécessite une présence obligatoire les mercredis, jeudis et vendredis.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical-e, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d’une expérience réussie de 2 à 3 ans dans la gestion d’un secrétariat au sein d’une unité hospitalière et/ou ambulatoire.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

La connaissance de l'anglais au niveau B2 est requis.

Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (niveau ECDL base exigé sur Word, Excel, Outlook et Web) ainsi que des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO 2, OPALE, Requête Labo).

Vous avez de bonnes capacités de communication et d'écoute et possédez un bon esprit d’équipe. Dynamique, vous êtes une personne rigoureuse et méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la gestion des priorités, de la prise d'initiative et de la planification.

Votre polyvalence vous permet de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).

Enfin, vous faites preuve de discrétion et d'un sens aigu de la confidentialité.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 80%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDD de 6 mois, prolongeable
• Délai de candidature : 03.06.2024
• Demande de renseignements : Mme A. AJDINI, cheffe de secrétariats du D-ONCO, tél. 079 553 08 60

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.