Assistant(e) de direction

À propos de cette offre

Assistant(e) de direction

Description du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction talentueux(se) et très efficace pour assister l’un de nos cadres supérieurs dans ses activités quotidiennes. Ce rôle essentiel aide à garantir que les besoins du cadre supérieur et de son périmètre au sens large sont satisfaits et que toutes les activités et interactions nécessaires sont prises en charge et accomplies avec la confidentialité requise.

Principales responsabilités

Organisation et priorisation de bout en bout de l’agenda d’un membre exécutif, équilibrant la présence et le temps du membre exécutif, pour les besoins découlant de différents rôles et tâches (rôle institutionnel en tant que membre exécutif, ainsi que pour les mandats dans les organes de gouvernance d’autres entités, comités de pilotage, etc.)

Prioriser et catégoriser les demandes de réunion en fonction des informations fournies par le membre exécutif et en accord avec le responsable de bureau du membre exécutif

Mettre à jour régulièrement le registre des réunions (mettre à jour et saisir les informations dans la base de données)

Assurer la disponibilité des documents de support et du matériel de fond pour les réunions (télécharger dans l’outil d’entreprise dédié ou, si demandé, préparer des documents imprimés)

Suivre les échéances et garantir un temps de préparation adéquat pour les présentations importantes, réunions, projets, déplacements et initiatives commerciales à venir

Mettre en place et gérer des systèmes de classement papier ou électronique, enregistrer les informations, mettre à jour la documentation ou maintenir les documents, tels que les registres de présence, la correspondance ou d’autres documents

Contribuer à la surveillance des échéances, en coopération avec le responsable de bureau du membre exécutif

Organiser les réservations et les déplacements professionnels pour le membre exécutif (y compris un suivi rapproché des transferts, de l’enregistrement et de toutes les dispositions pertinentes)

Traiter les notes de frais du membre exécutif

Examiner le système interne d’absences et d’autorisations de déplacement (en tant que délégué du membre exécutif dans l’outil d’entreprise)

Gérer/vérifier le courrier entrant quotidien à l’attention du membre exécutif : ouverture, tri et transmission appropriée aux unités/personnes responsables ou collecte des informations pertinentes pour assurer des réponses en temps utile et un flux d’informations interne

Compétences et expérience

Minimum de 7 ans d’expérience professionnelle en tant qu’Assistant(e) de direction relevant directement de la haute direction

Solides compétences organisationnelles, en gestion de projet et en résolution de problèmes avec des capacités impeccables de multitâche

Compétences interpersonnelles exceptionnelles, gestion du temps, fortes compétences en communication et écoute active, flexibilité

Attitude amicale et professionnelle

Esprit de collaboration et d’équipe

Langues : anglais indispensable, italien & français et/ou allemand constitueraient un avantage distinctif

Compétences avancées en Microsoft Office, avec une capacité à se familiariser avec les programmes et logiciels spécifiques à l’entreprise