Assistant de direction auprès du VP, Communications d'entreprise & Affaires publiques [temps partiel]

À propos de cette offre

Assistant de direction auprès du VP, Communications d'entreprise & Affaires publiques [temps partiel]

Zurich, CH, 8005

À propos du poste

Nous recherchons un assistant de direction à temps partiel (60 %) pour fournir un soutien précieux au VP des Communications d'entreprise & Affaires publiques, situé à notre siège social à Zurich. De plus, ce rôle fait partie du réseau plus large des assistants de Zurich, dont l'objectif est d'échanger les meilleures pratiques, d'approfondir les connaissances des sujets commerciaux, de développer les compétences et de fournir un soutien mutuel afin de permettre à nos cadres supérieurs d'atteindre leurs objectifs commerciaux.

Responsabilités clés incluent

• Gestion proactive de l'agenda du VP pour assurer la structure et l'utilisation optimale du temps, coordonner et planifier les réunions à travers les fuseaux horaires mondiaux, préparer les ordres du jour, assurer le suivi si nécessaire.
• Organisation complexe de voyages internationaux (réservation de vols, hôtels, transports, demande de visas, etc.)
• Priorisation des besoins conflictuels, résolution proactive des problèmes, gestion des priorités concurrentes et garantie d'un suivi fiable jusqu'à la résolution
• Soutien à la création, au formatage et à la maintenance des documents PowerPoint, Word et Excel selon les besoins
• Gestion des fournisseurs (mise en place des fournisseurs, création et approbation des bons de commande, codification et approbation des factures)
• Gestion des dépenses (soumission des notes de frais, approbation des dépenses) et approbation des congés pour l'équipe
• Soutien à l'intégration des nouveaux membres de l'équipe (coordination de l'agenda d'intégration, aide avec les documents, planning de formation, etc.)
• Établir des relations de travail efficaces et professionnelles avec les parties prenantes internes et externes, agir en tant que premier point de contact
• Soutien à l'organisation d'événements (événements d'équipe, activités & dîners) et cadeaux (anniversaires, Noël, anniversaires, etc.)
• Soutien à l'assemblée générale annuelle des actionnaires

À propos de vous

• Idéalement plus de 5 ans d'expérience en tant qu'assistant de direction ou assistant exécutif dans un rôle similaire en environnement international
• Familiarité avec les sujets liés aux Communications d'entreprise, une expérience dans ces départements est un plus
• Formation professionnelle ou universitaire appropriée (en commerce/économie, en tant qu'assistant de direction/exécutif, ou domaine connexe)
• Maîtrise de l'anglais, la connaissance de l'allemand est un grand plus, d'autres langues sont un avantage
• Bonne maîtrise informatique avec expérience complète de la suite Microsoft, Success Factors, SAP, Concur et ServiceNow préférée
• Capacité à organiser, gérer plusieurs tâches et travailler sous pression
• Passionné, esprit vif, créatif et efficace dans la résolution de problèmes
• Capacité à prioriser et à passer d'une tâche à l'autre pour respecter les délais
• Excellent communicant, esprit de service et attitude proactive avec un état d'esprit positif
• Très organisé avec une manière de travailler indépendante et efficace
• Solide gestion des parties prenantes - expérience dans l'interaction avec des personnes à tous les niveaux de l'organisation

Segment d'emploi : Communications d'entreprise, Communications, Manager, Marketing, Temps partiel, Management