Assistant Exécutif, Département Juridique et Gouvernance - GL B - Durée Déterminée jusqu’en décembre 2028 - Francophone

Responsabilités Clés

L’Assistant Exécutif :

• Est responsable de la coordination des ordres du jour et des briefings des réunions internes, y compris le Comité Exécutif de Gestion, et soutient la priorisation et le suivi des jalons clés ainsi que la gestion du temps au nom du Conseiller Juridique Général et Chef du Département Juridique et Gouvernance, incluant la priorisation efficace et la résolution des conflits et demandes concurrentes.

• Fournit un soutien substantiel au Conseiller Juridique Général et à l’Équipe de Direction, y compris la préparation proactive et la coordination des briefings pour les réunions, réalise des analyses/recherches et coordonne les actions de suivi.

• Soutient les efforts de gestion des connaissances au sein du Département et assiste le Conseiller Juridique Général, le Chef du Département Juridique et Gouvernance et l’Équipe de Direction dans leur engagement au sein du Département et avec les clients et responsables tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du Secrétariat, en interagissant avec un réseau important de gestionnaires et employés du Département Juridique et Gouvernance et à travers l’organisation.

• Participe aux réunions internes clés pour consigner les délibérations selon les besoins du Conseiller Juridique Général et Chef du Département Juridique et Gouvernance.

• Coordonne les préparations et les actions de suivi avec les personnes concernées en relation avec les décisions prises lors de ces réunions.

• Fournit efficacement un soutien général en recherche et utilise tous les logiciels informatiques pertinents pour récupérer, maintenir et manipuler les données selon les besoins.

• Tient informés les parties prenantes au sein du Département Juridique et Gouvernance et en dehors en fournissant des informations pertinentes sur diverses questions, rapports ou mises à jour de statut afin de faciliter leurs rôles et assurer des mises à jour ou une diffusion d’informations en temps utile.

• Soutient et travaille en collaboration, sur demande, avec les membres du Département Juridique et Gouvernance et les membres de l’équipe de soutien administratif, ainsi qu’avec d’autres dans divers groupes/équipes/groupes de travail au sein du Secrétariat.

• Travaille avec le plus haut niveau de discrétion en fournissant un soutien exécutif étendu au Conseiller Juridique Général et Chef du Département Juridique et Gouvernance.

• Est régulièrement impliqué dans la transmission/le traitement/la gestion d’informations de nature sensible, diverse et confidentielle.

• Répond de manière autonome à des demandes étendues et diverses, et prend des décisions lorsque plusieurs options d’action sont possibles.

• Prépare régulièrement la correspondance sur une gamme de sujets au nom du Conseiller Juridique Général et Chef du Département Juridique et Gouvernance et rédige les procès-verbaux des réunions selon les besoins.

Qualifications

Essentielles :

• Licence dans un domaine pertinent (Administration des Affaires, Communications, etc.)

• Certification intermédiaire à avancée en informatique et/ou expérience pertinente

Désirables :

• Formation professionnelle en secrétariat ou administration délivrée par une institution reconnue

Expérience

Essentielles :

• Expérience avérée en secrétariat/administration dans un environnement juridique et de gouvernance similaire et dans un contexte multiculturel

• Maîtrise pratique étendue des applications PC sur MS Office et autres applications

Désirables :

• Plus de 5 ans d’expérience en secrétariat/administration dans un environnement juridique et de gouvernance similaire et dans un contexte multiculturel

• Connaissance de la structure organisationnelle, du personnel, des procédures administratives, des processus et des mécanismes de prestation du Fonds Mondial

Compétences

Langues :

Excellente maîtrise de l’anglais et du français. La connaissance d’autres langues serait un atout.

Compétences organisationnelles

• Orientation service

• Recherche de résultats

• Collaboration

• Interaction

• Adaptabilité

• Connaissance et état d’esprit du Fonds Mondial

Compétences fonctionnelles :

• Communications

• Affaires

• Gestion de projet

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