Chronologie d'une introduction réussie de KISIM - CISTEC

À propos de cette offre

Chronologie d'une introduction réussie de KISIM

L'hôpital d'Uster utilisait depuis 2005 le système d'information clinique Phoenix et avait beaucoup investi dans des développements individuels et des solutions sur mesure. En 2016, la direction de l'hôpital a décidé d'une réorientation du système d'information clinique (KIS) pour l'hôpital d'Uster.

Les raisons étaient les suivantes :

• la solution KIS existante devait être entièrement renouvelée pour diverses raisons (besoin d'extension fonctionnelle, ancienneté de la solution avec fin de support prévisible, passage de la documentation papier des courbes à une documentation numérique)
• en complément, un système de gestion des données patients (PDMS) devait être acquis

L'évaluation pour le projet KISSUP a commencé au 2e trimestre 2017 avec un total de 8 fournisseurs et l'attribution à KISIM/CISTEC a eu lieu au 1er trimestre 2018.

L'architecture cible du nouveau KIS à l'hôpital d'Uster comprenait :

• l'intégration dans le système administratif existant (Navision), qui a été mis à jour vers une nouvelle version parallèlement à l'introduction de KISIM
• l'intégration dans le système de laboratoire interne existant (Opus-L)
• l'intégration dans le nouveau système de radiologie, également introduit parallèlement à KISIM
• l'intégration dans l'archive universelle existante

Plan d'introduction et préparation du Go Live

En juillet 2018, le projet d'introduction de KISIM a démarré avec le lancement et l'installation de l'hôpital standard KISIM. L'ensemble du projet a été conduit conjointement par CISTEC, la direction de projet externe (CSP) et la direction de projet interne.

Le projet prévoyait deux GoLives différents :

• remplacement complet de l'ancien KIS dans toutes les cliniques, ambulatoires et unités en septembre 2019
• GoLive en unité de soins intensifs et en anesthésie en décembre 2019

Lors de la phase de conception, des ateliers ont été organisés pour tous les processus cliniques et leur représentation dans les modules KISIM. Des groupes de travail interdisciplinaires, sous la direction de CISTEC et de la direction de projet de l'hôpital d'Uster, ont été introduits dans KISIM et ont été soutenus dans l'élaboration du concept détaillé avec les adaptations nécessaires pour l'hôpital d'Uster.

Lors de la phase de réalisation, en étroite collaboration entre l'équipe centrale, la direction de projet et CISTEC, les concepts détaillés et les spécifications élaborés ont été mis en œuvre et activés pour des tests fonctionnels continus sur le système de test client. En raison des parcours patients spécifiques élaborés par l'hôpital d'Uster, les tests d'intégration décisifs ont eu lieu vers la fin de la phase de réalisation, simulant les processus de traitement typiques en milieu hospitalier, semi-hospitalier et ambulatoire sur le KISIM paramétré pour l'hôpital d'Uster.

Selon le concept "teach the teacher", certains "super-utilisateurs" par groupe professionnel de l'hôpital ont été formés par CISTEC pendant la phase d'introduction. Les formations frontales ultérieures par les super-utilisateurs ont donné aux utilisateurs finaux l'occasion de se familiariser avec KISIM selon leur rôle et leur spécialité. La planification des formations a été très exigeante. Grâce à une grande flexibilité de toutes les parties et à l'utilisation parallèle de formations frontales et de vidéos de formation, tous les utilisateurs ont néanmoins pu être formés avant le GoLive.

KISIM – GoLive en mode Big Bang

Avec un retard d'environ deux mois par rapport au plan initial, l'hôpital d'Uster est passé de l'ancien KIS au nouveau KIS KISIM le 19 novembre 2019. À partir de cette date, tous les nouveaux patients ont eu leur dossier patient (documentation des courbes, rapports, prestations, planification des opérations et consultations, inscriptions, etc.) gérés dans KISIM. "KISIM – GoLive en mode Big Bang" signifie que KISIM est utilisé pour tous les patients et tous les processus, et que les autres systèmes centraux sont également connectés à KISIM. Par exemple, le système de laboratoire et le système de radiologie mis en production le même jour ont fourni des données via des interfaces de commande et de résultats. L'archive était également connectée à KISIM dès le démarrage en production et intégrée dans le dossier patient.

L'unité de soins intensifs a démarré directement avec KISIM. Le GoLive y a été avancé pour éviter une rupture médiatique. Le personnel de l'unité de soins intensifs a pu compter sur la connexion des appareils de surveillance. Le passage de la documentation majoritairement papier à la saisie numérique dans KISIM a néanmoins représenté un grand défi, relevé grâce à l'engagement élevé du personnel de l'hôpital d'Uster et au soutien actif de CISTEC sur place.

Dans les premiers jours, CISTEC, l'équipe centrale, l'équipe KIS de l'hôpital d'Uster ainsi que la direction de projet externe (CSP) ont apporté un soutien actif sur place et assisté tous les utilisateurs dans la transition vers le nouveau système. Les petites erreurs ont été rapidement corrigées et les premiers ajustements fonctionnels mineurs ont été appliqués en continu sur l'environnement de production.

Clôture du projet

Cinq mois après le GoLive, le projet d'introduction de KISIM a pu être achevé avec succès. Certaines optimisations concernant la documentation ou les processus sont encore souhaitées et sont désormais examinées et priorisées par le comité d'experts interne à l'hôpital ("KIS-Board"). Dans l'ensemble, les utilisateurs ont pu saisir intégralement leur documentation dans KISIM dès le GoLive. Ils ont rapidement été capables d'utiliser le système selon leurs rôles et fonctions et ainsi de gérer les processus hospitaliers. Des formations complémentaires ciblées sur certains processus ont été réalisées selon les besoins. Selon les enquêtes et les retours de l'équipe centrale, en contact avec les super-utilisateurs, KISIM bénéficie d'une forte acceptation des utilisateurs.

Défis du projet

Focus sur la fonctionnalité plutôt que sur les processus

En raison des ressources limitées, le projet s'est fortement concentré sur la reproduction des fonctionnalités existantes. Les modifications des processus sont donc intervenues tardivement, ce qui a entraîné un surcroît de travail en termes de formations complémentaires et parfois des discussions prolongées concernant les spécifications complémentaires.

Conclusion : Dans les projets futurs, il conviendra de prévoir suffisamment de temps pour l'analyse des processus existants ainsi que pour la définition et la communication ultérieure des nouveaux processus.

Passage d'une solution hautement individualisée à un produit standard

L'introduction de KISIM a entraîné un passage d'un KIS avec des solutions très individualisées pour certains utilisateurs et processus à un KIS axé sur la standardisation dans tous les domaines. Ce passage à une gestion transparente et claire des processus a parfois provoqué une incertitude chez les utilisateurs, car les solutions individuelles appréciées n'étaient plus disponibles.

Conclusion : Il est important, lors de l'introduction de KISIM et de la standardisation qui l'accompagne, de sensibiliser les utilisateurs, les responsables de processus et les parties prenantes aux avantages associés.

Projets parallèles de mise à niveau de Navision et d'introduction du RIS

Parallèlement à l'introduction de KISIM, le système ERP (Navision) de l'hôpital d'Uster a également été mis à jour vers la dernière version. Ce chevauchement a entraîné des retards dans l'avancement du projet et une surcharge des ressources internes clés de l'hôpital. Heureusement, les possibilités techniques existaient pour que les transformations de données nécessaires soient réalisées dans le middleware Orchestra par Integic. Une partie des retards accumulés a ainsi pu être rattrapée. Néanmoins, les dernières difficultés concernant la représentation des données patients et cas n'ont été visibles qu'au GoLive, ce qui a nécessité un certain effort de traitement.

Conclusion : Dans les projets futurs, il faudra veiller à ce que la planification des ressources liées au projet d'introduction de KISIM prenne en compte tous les projets en cours à l'hôpital et les parties prenantes impliquées.

Auteurs : Daniel Haas, responsable gestion clients et Christoph Ledermann, chef de projet

Vous avez des commentaires ou des questions sur cet article de blog ? Envoyez-nous un e-mail à moc.cetsic@ofni, nous nous réjouissons de votre prise de contact.