Assistant-e administratif/ve 1

Assistant-e administratif/ve 1

Description du poste

La Division de l'information scientifique (DIS) de l'Université de Genève (UNIGE) pilote les activités de la Bibliothèque de l’UNIGE. Elle est également en charge des dossiers liés à l’information scientifique.

Structurée en un réseau déployant ses activités sur quatre sites (Uni Arve, Uni Bastions, Uni CMU, Uni Mail) et un service de coordination, la Bibliothèque de l’UNIGE met à disposition d’importantes collections ainsi que des services destinés à la communauté universitaire et à la cité dans les domaines de la recherche et de l’enseignement.

Le site Uni Mail de la Bibliothèque souhaite s’adjoindre les compétences d’un-e

Assistant-e administratif-ve (50%) en CDD de 12 mois

Description du poste

Vous serez la personne de référence pour les questions administrative du site.

Vous aurez l'opportunité de mettre à profit votre expérience pour assurer et développer les activités suivantes :

Vous assisterez la responsable du site et les responsables de secteurs en assurant les tâches administratives inhérentes à l'organisation, à la gestion et à la mission du Site, dont notamment : suivi des dossiers et des absences des collaborateurs du site et des auxiliaires, gestion opérationnelle des auxiliaires, gestion des commandes de matériel, de la correspondance etc. Vous assurerez également la mise à jour des bases de données du Site, des accès ainsi que la diffusion d'informations et de données diverses au sein du Site ou vers l'extérieur. Sur le plan financier, vous assurerez notamment la gestion, la validation et le suivi des factures, en collaboration avec l’équipe de la DIS, ainsi que le suivi des paiements. Vous apporterez également un soutien logistique en assurant la commande de matériel ainsi que la réservation des salles de réunions.

Dans un contexte de réorganisation des activités administratives de la division, vos activités et responsabilités ainsi que le site d’exercice pourront être amenées à évoluer progressivement.

Conditions offertes

• Un environnement de travailstimulant : Vous travaillerez en étroite collaboration avec la responsable du site et participerez à des réunions de travail en interne et au sein de la bibliothèque de l’UNIGE. Vous serez également amenés à développer des liens transversaux avec vos collègues en charge des tâches administratives sur les des autres sites de la Bibliothèque de l’UNIGE, dont l’administratrice de la DIS.
• Des possibilités de développement professionnel : La Bibliothèque de l’UNIGE encourage la formation continue tout au long de la carrière, vous pourrez bénéficier de mesures dédiées au développement des compétences professionnelles.

Titre et compétences exigés

Formations et expériences

Maturité commerciale ou équivalent, avec une expérience d'au moins 5 ans dans les domaines des ressources humaines et financiers.

Une connaissance de l'Université est un atout.

Compétences

Vous faites preuve d'un sens du service développé, acquis dans un environnement de travail transversal impliquant des interlocuteurs et interlocutrices variés.

Fiable, précis-e et rigoureux-se, vous menez vos tâches à terme avec constance, même sous contrainte de délais ou de priorités changeantes.

Polyvalent-e, vous êtes à l'aise pour passer d'un dossier à l'autre et pour prendre en charge des activités de nature différente au sein d'une même journée.

Vous disposez de bonnes capacités d'adaptation et d'apprentissage, qui vous permettent de vous intégrer rapidement à de nouveaux processus, outils ou interlocuteurs.

Organisé-e, vous savez prioriser vos tâches tout en restant disponible pour répondre aux sollicitations ponctuelles propres à un environnement administratif dynamique.

Vous appréciez le travail en équipe et contribuez activement à la bonne circulation de l'information au sein du site et de la division.

Entrée en fonction

01.01.2027 ou à convenir

Contact

Votre dossier de candidature doit être déposé exclusivement en ligne en cliquant sur le bouton ci-dessous “Postuler/Apply now”. Tout renseignement complémentaire peut être obtenu auprès de Mme. Joëlle Muster par courrier électroniqueE-Mail schreiben

Informations complémentaires

Contrat à durée déterminée 1 an

L'Université de Genève offre des conditions d’engagement motivantes dans un cadre de travail stimulant. En nous rejoignant, vous aurez l'occasion de mettre en valeur vos compétences ainsi que votre personnalité et contribuer activement au rayonnement d'une Institution fondée en 1559.

Dans une perspective de parité, l'Université encourage les candidatures du sexe sous-représenté.