Assistants de programme (Sécurité et Technologie, 2 postes)

À propos de cette offre

Contexte

L’Institut des Nations Unies pour la recherche sur le désarmement (UNIDIR) est un institut autonome financé sur une base volontaire au sein des Nations Unies. L’un des rares instituts de politique publique au monde axés sur le désarmement, l’UNIDIR génère des connaissances et promeut le dialogue et l’action sur le désarmement et la sécurité. Basé à Genève, l’UNIDIR aide la communauté internationale à développer des idées pratiques et innovantes nécessaires pour trouver des solutions aux problèmes critiques de sécurité.

Le Programme Sécurité et Technologie de l’UNIDIR soutient les processus multilatéraux de désarmement en répondant efficacement aux défis de sécurité posés par l’innovation technologique grâce à la fourniture de connaissances accessibles, d’analyses pertinentes et d’un dialogue multi-acteurs facilité. Le Programme se concentre actuellement sur trois priorités de recherche :

• Identifier et mieux comprendre les technologies nouvelles et émergentes pertinentes pour la paix et la sécurité internationales ;
• Analyser l’application et l’impact de ces technologies nouvelles et émergentes sur la paix et la sécurité internationales ; et
• Explorer comment améliorer la gouvernance technologique et moderniser le contrôle des armements pour tenir compte des défis posés par les technologies nouvelles et émergentes.

Responsabilités

Au sein du Programme, l’Assistant de programme exécutera les tâches suivantes sous la supervision du Chef de programme :

Assurer la planification et l’organisation quotidiennes des activités du Programme, y compris mais sans s’y limiter :

• Fournir un soutien administratif pour les activités du programme, y compris la liaison entre l’unité Finance, Budget et Administration (FBA) de l’UNIDIR et les chercheurs du Programme concernant l’achat de biens et services, ainsi que la liaison avec les consultants externes et les fournisseurs ;
• Superviser la section du programme sur le site web de l’UNIDIR et l’engagement sur les réseaux sociaux ;
• Compiler les contributions à la newsletter mensuelle du programme ;
• Aider aux activités de suivi et d’évaluation du Programme et assurer les mises à jour régulières dans la base de données de suivi et d’évaluation du programme ;
• Soutenir la rédaction et la conception des publications du Programme et maintenir à jour les catalogues de publications ;
• Soutenir le Chef de programme dans la gestion des processus de recrutement et d’achat ;
• Aider le Chef de programme dans les activités de sensibilisation auprès des parties prenantes pertinentes pour promouvoir le travail du Programme ;
• Encadrer et superviser le travail des professionnels diplômés et la répartition des tâches ;
• Soutenir la conception, le développement et la révision des stratégies et projets du Programme ; et
• Organiser et maintenir la documentation et les archives du Programme.

Aider à l’organisation d’événements pour le Programme, y compris mais sans s’y limiter :

• Soutenir le Chef de programme et les chercheurs dans l’organisation de réunions, événements et ateliers centrés sur les thèmes de la sécurité internationale et de la technologie ;
• Fournir un soutien administratif et opérationnel pour les événements annuels phares du Programme, y compris la Conférence sur la stabilité cybernétique, la Conférence mondiale sur l’IA, la sécurité et l’éthique, et le Dialogue sur les innovations ;
• Aider à l’ensemble du cycle d’organisation des événements, y compris, mais sans s’y limiter, la rédaction et la distribution des invitations, le suivi des inscriptions, la promotion et la sensibilisation aux événements, la collaboration avec les prestataires de services, et la gestion des activités d’achat ;
• Coordonner les arrangements logistiques avec les participants et intervenants des événements, y compris l’organisation des déplacements des participants conformément aux règles de voyage de l’ONU ;
• Fournir un soutien technique pour les événements du Programme, y compris l’hébergement des événements sur des plateformes de visioconférence telles que Webex et Zoom, et la liaison avec les techniciens si nécessaire ;
• Coordonner les réunions internes de l’équipe, y compris la planification et la tenue des notes de réunion ; et
• Superviser la maintenance des listes de diffusion du Programme pour les invitations aux événements.

Exécute d’autres tâches selon les besoins.

Calendrier du travail proposé

Un plan de travail pour la durée du contrat sera établi dans les deux premières semaines du contrat. L’Assistant de programme aura des réunions régulières avec le Chef de programme afin de définir les missions dans le plan de travail et de suivre les progrès. L’Assistant de programme informera le Chef de programme et les chercheurs concernés en cas de problèmes concernant le respect des délais convenus.

Indicateurs de performance

L’Assistant de programme sera évalué à la fin de son contrat. Les indicateurs de performance incluent :

• Les missions sont accomplies dans les délais et à la satisfaction du Chef de programme.
• L’engagement est professionnel, orienté vers l’équipe et positif.
• Participation active aux activités de l’Institut.
• L’Assistant de programme démontre les valeurs fondamentales de l’ONU et les compétences clés décrites ci-dessous dans l’exercice de ses fonctions.

L’Assistant de programme doit démontrer les valeurs fondamentales des Nations Unies : professionnalisme, intégrité et respect de la diversité.

De plus, dans ce rôle, l’Assistant de programme démontrera les compétences suivantes :

• Planification et organisation : développe des objectifs clairs cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue un temps et des ressources appropriés pour accomplir le travail ; anticipe les risques et prévoit des mesures de contingence lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
• Responsabilité : assume la responsabilité de toutes les tâches et honore ses engagements ; livre les résultats dont il a la charge dans les délais, coûts et standards de qualité prescrits ; agit en conformité avec les règlements et règles organisationnels ; soutient les subordonnés, supervise et prend la responsabilité des missions déléguées ; assume la responsabilité personnelle de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.
• Travail en équipe : collabore avec les collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite les contributions en valorisant sincèrement les idées et expertises des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si celle-ci ne reflète pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
• Communication : parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement leurs messages et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format à l’audience ; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et le maintien des personnes informées.

Qualifications et expérience

Formation

Un diplôme universitaire avancé (master ou équivalent) en administration publique, administration des affaires, études organisationnelles, affaires internationales, sciences politiques ou dans un domaine connexe est requis.

Expérience

• Un minimum de 2 ans d’expérience en administration et coordination de projets, soutien de bureau ou domaine connexe est requis.
• Compétences informatiques, y compris mais sans s’y limiter à Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), sont requises.
• Une expérience en organisation d’événements est requise.
• La connaissance des plateformes de visioconférence telles que Webex et Zoom est fortement souhaitable.
• Une expérience avec des outils numériques tels qu’Adobe InDesign et Canva est fortement souhaitable.
• Une expérience dans le domaine de l’administration au sein des Nations Unies ou d’organisations internationales similaires est souhaitable.
• La connaissance des questions de genre ou une expérience en intégration de la dimension de genre est souhaitable.

Langues

Pour cette mission, la maîtrise de l’anglais (à l’écrit et à l’oral) est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est considérée comme un atout.

Évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation, suivi éventuellement d’un entretien basé sur les compétences.

Déplacements

L’Assistant de programme peut être amené à se déplacer au cours de cette mission. Les dates et lieux seront déterminés lors de la mise en œuvre des projets concernés.

L’Assistant de programme doit suivre le cours BSAFE de l’ONU (en ligne) et fournir à l’UNIDIR un certificat d’achèvement.

Droits d’auteur

L’UNIDIR conserve les droits d’auteur de tous les documents et la propriété intellectuelle résultant de tout travail effectué dans le cadre de ce contrat. L’Assistant de programme garantit que les résultats seront des œuvres originales ou que, lorsqu’il incorpore du matériel protégé par des droits d’auteur provenant d’une autre source, l’autorisation d’utilisation aura été obtenue. Les productions écrites peuvent être attribuées à l’Assistant de programme.

Comment postuler

Le candidat doit soumettre :

• Une lettre de motivation ;
• Un PDF d’un Profil d’historique personnel (PHP) des Nations Unies créé via Inspira ; et
• Le nom et les coordonnées de trois références.

Les candidatures doivent être envoyées en pièces jointes par courriel, avec pour objet « Application : Assistant du Programme Sécurité et Technologie » à l’adresse unidir.recruitment@un.org.

Aucune candidature ne sera acceptée par courrier postal.

La date limite de soumission des candidatures est le 7 juin 2026. La clôture est à minuit, heure de Genève.

Veuillez noter

Veuillez noter qu’en raison du grand nombre de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Si vous êtes retenu pour la suite du processus, vous pourriez être contacté pour une évaluation complémentaire.

Les femmes sont encouragées à postuler.