Collaborateur FM Soft Services (m/f/d)

Présente sur 14 sites en Suisse, Apleona Suisse SA propose à sa clientèle des prestations de haute qualité dans les domaines du Facility Management et de la gestion immobilière. Forts de notre expérience et de notre savoir-faire, nous sommes l'un des prestataires multiservices leaders du marché suisse.
www.apleona.ch
Le groupe Apleona emploie 40'000 personnes dans le monde entier, dans différents métiers du secteur immobilier.
www.apleona.com

Collaborateur FM Soft Services (m/f/d)

Tâches

Nous recherchons une personne motivée, rigoureuse et polyvalente pour rejoindre une équipe FM solide, intégrée chez notre client basé dans le quartier des Eaux-Vives à Genève. Tu évolueras dans un environnement dynamique, où les responsabilités sont clairement définies et les tâches variées.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et collaborateurs, et traiter leurs demandes.
• Gérer la distribution du matériel (claviers, casques, casiers, etc.) et suivre les stocks pour éviter les ruptures.
• Répondre aux demandes diverses du personnel (informations, orientation, résolution de problèmes).
• Coordonner, exécuter et suivre les tickets via l'adresse générique dédiée.
• Compléter et maintenir à jour les procédures du Touch Point.
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis (environ 200 plis par semaine).
  • Utiliser l'application Mailroom pour le suivi des envois.
  • Gérer les relations avec les coursiers (FedEx, TNT, UPS, Mail Express, etc.).
  • Commander le matériel nécessaire aux envois (La Poste, DHL, TNT, FedEx).
  • Traiter les formalités d'importation/exportation (TVA, numéro EORI, douanes).
  • Vérifier et suivre les factures liées aux services postaux.
• Enregistrer et classer les nouvelles archives selon les procédures en vigueur et gérer les commandes de supports d'archivage.
• Traiter les demandes d'achat des employés (produits dérivés) et gérer les transactions.
  • Réapprovisionner les stocks et réaliser les inventaires réguliers.
  • Éditer les factures mensuelles pour la boutique interne.

Exigences

• CFC d'employée de commerce, formation en gestion administrative, hôtellerie, ou expérience équivalente
• 3 ans dans un environnement corporate, idéalement dans les services généraux, l'accueil, la logistique ou la gestion administrative
• Très bonne communication écrite et orale en français, et en anglais (C1)
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams)
• Aisance avec les logiciels de gestion (ERP, CRM, outils de ticketing)
• Bonnes connaissances en comptabilité (facturation, suivi budgétaire)
• Excellentes capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités
• Sens du service, rigueur, autonomie et esprit d'équipe

Pourquoi Apleona

• Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnel et professionnel
• Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché
• Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences
• Tu peux apporter tes propres idées
• Nous pratiquons l'esprit d'équipe
• Nos relations mutuelles sont caractérisées par l'ouverture et la franchise
• Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l'estime

Prestations

• Nous t'offrons des conditions de travail modernes, entre autres au minimum 26 jours de congés
• Nous t'apportons un soutien pour ton développement, si nécessaire également financièrement
• Nous t'offrons une excellente prévoyance retraite par l'intermédiaire de la caisse de pension
• Tu profites de réductions pour différentes activités, produits ou prestations comme, par exemple, des offres de loisirs