Assistante Responsable des soins des blocs opératoires H/F

Pour notre client, une institution médicale genevoise, nous sommes à la recherche d'une Assistante de la Responsable des soins des blocs opératoires H/F, à 80% dès que possible.

Voici la liste des missions :

• Assurer une gestion efficace et autonome du secrétariat pour soutenir les activités de la Responsable des soins de la Direction des blocs opératoires
• Développer et mettre en place des méthodes, outils et procédures pour améliorer continuellement la qualité des prestations du secrétariat.
• Intégrer les innovations bureautiques et informatiques dans les pratiques administratives.
• Coordonner un large réseau d'interlocuteur-trices internes et externes.
• Assurer le suivi administratif de dossiers complexes et variés.
• Maintenir une veille et un développement constant des compétences professionnelles et relationnelles requises pour la fonction.
• S'assurer, de manière autonome, du bon fonctionnement quotidien de l'organisation, selon les instructions du ou de la Responsable des soins.
• Résoudre les problèmes au niveau opérationnel pour que le ou la Responsable des soins puisse se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
• Gérer l'agenda et la messagerie de manière proactive et autonome en priorisant les rendez-vous, en optimisant le temps et en anticipant les besoins.
• Préparer les dossiers stratégiques en élaborant des notes de synthèse, des supports de communication, en réalisant une veille réglementaire et en mettant à disposition les supports de décision.
• Établir des documents, supports de communication et des rapports administratifs après étude et synthèse d'éléments obtenus et recherchés auprès de sources diverses.
• Gérer les courriers et les communications en filtrant et en traitant les courriels, en rédigeant des correspondances et en assurant le suivi des échanges internes et externes.
• Organiser et suivre les réunions de haut niveau en préparant les ordres du jour, en coordonnant les participants et en rédigeant des comptes rendus.
• Gérer et suivre les entrées et sorties de personnel (suivi des effectifs ; gestion du temps ; s'assurer du bon accueil et de l'intégration des collaborateur-trices).
• Garantir un accueil téléphonique et physique de haute qualité aux visiteurs et sollicitations attendu dans un secrétariat.
• Répondre à un mandat relevant de sa compétence.

Résidence Suisse obligatoire

• Diplôme (s) : CFC employé-e de commerce ou une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant-e de direction ou titre jugé équivalent
• Connaissance(s) : Outils Microsoft 365 / Outils de communication
• Expérience(s) : 3 à 5 ans dans un secrétariat de direction
• Résidence Suisse obligatoire