Réceptionniste & Assistant(e) Administratif(ve)

Votre rôle :

Véritable pilier de l’accueil et du bon fonctionnement du bureau, vous assurez une présence professionnelle, chaleureuse et efficace, tout en apportant un soutien administratif polyvalent à l’ensemble de l’organisation.

Responsabilités :

Accueil & communication

• Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants avec professionnalisme.

• Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les orienter vers les bons interlocuteurs.

Gestion administrative & logistique

• Réception, tri, distribution et envoi du courrier, colis, etc.

• Suivi des fournitures de bureau, des cartes de parking, etc.

• Coordination de la maintenance des locaux et des prestataires externes.

• Organisation de réunions, réservation de salles et coordination des déplacements.

Soutien opérationnel & événementiel

• Appui à l’équipe de direction pour la gestion de correspondances confidentielles et la coordination d’événements.

• Organisation d’activités internes (conférences, team building, etc.).

• Rédaction de comptes rendus de réunions clairs et synthétiques.

Support RH & juridique

• Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs au siège.

• Préparation de documents administratifs et juridiques simples.

• Veille au respect des procédures internes et des normes réglementaires.

Compétences clés

• Relationnelles : Sens de l’accueil, écoute active, diplomatie, discrétion.

• Organisationnelles : Rigueur, ponctualité, gestion des priorités et des imprévus.

• Linguistiques : Maîtrise du français, de l’allemand et de l’anglais (oral et écrit). L’italien est un atout.

• Techniques : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

Indicateurs de performance

• Qualité de l’accueil : Satisfaction des visiteurs et interlocuteurs.

• Efficacité administrative : Respect des délais et fiabilité des livrables.

• Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs missions simultanément avec calme et méthode.