Secrétaire comptable

Mission principale

Assurer la tenue de la comptabilité courante des entreprises du groupe, secrétariat et accueil, gestion administrative et relation avec nos locataires et les entreprises d’entretien.

Activités et responsabilités

A. Comptabilité générale et analytique

Saisie et suivi des écritures comptables (achats, ventes, banques, opérations diverses)

Gestion des paiements et des encaissements

Suivi des comptes fournisseurs et clients

Lettrage et rapprochements bancaires

Préparation des décomptes de TVA

Classement et archivage des pièces comptables

Participation à la clôture annuelle

B. Tâches administratives diverses

Accueil téléphonique et gestion du courrier

Organisation des rendez-vous et suivi des agendas

Préparation de documents administratifs pour la direction

Assistance à la gestion RH (suivi des absences, feuilles de temps, dossiers du personnel, etc.)

C. Suivi administratif des appartements en location (appuyé par un service externe)

Suivi des échéances contractuelles (entrée/sortie des locataires, renouvellements)

Communication avec les locataires (entrée en jouissance, état des lieux, entretien)

Établissement des décomptes de charges

Suivi des paiements des loyers et relances

Coordination avec les prestataires externes (travaux, réparations)

Gestion des sinistres (assurance, devis, interventions)

Classement numérique et papier des dossiers locatifs

Mise à jour des tableaux de suivi des loyers et de l’occupation

Compétences requises

Techniques

Maîtrise des bases de la comptabilité suisse (plan comptable PME)

Connaissance des opérations de bouclement (réconciliation, transitoires)

Connaissance de la comptabilité analytique

Connaissance de la comptabilité immobilière (un atout)

Organisationnelles

Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle

Autonomie, rigueur et discrétion

Sens des priorités et respect des délais

Relationnelles

Bonne communication orale et écrite

Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés

Profil recherché

Formation en comptabilité ou titre jugé équivalant

Expérience confirmée en comptabilité et en secrétariat

Expérience en comptabilité immobilière est un atout

Bon niveau de français oral et écrit, l’anglais et l’allemand sont des atouts

Outils utilisés

Logiciel comptable : Odoo

Logiciels bureautiques : Suite Microsoft Office

Logiciel de gestion locative : Pepsimmo

Conditions particulières

Nationalité suisse ou permis de travail valable